L’ADSEA 77 divise par 20 le temps de traitement des paies avec HR Ultimate

Avec une vingtaine d’établissements et services à piloter, l’ADSEA 77 est un acteur majeur dans le secteur de la protection de l’enfance dans le département de Seine-et-Marne. Ses 850 salariés accueillent et accompagnent près de 6 000 bénéficiaires par an. Pour continuer à exercer sa mission dans les meilleures conditions d’efficacité, l’association a entamé une transformation digitale à marche forcée. En particulier, dans le domaine de la paie, l’ADSEA 77 a décidé de remplacer la solution dont elle disposait jusqu’alors par Cegid HR Ultimate, choisie pour son ergonomie et son évolutivité. Le résultat est à la hauteur des attentes et le meilleur reste à venir…

Tiphaine LE PENNUEN, quelle est la mission de l’ADSEA 77 ?

L’Association Départementale de la Sauvegarde de l’Enfance et de l’Adolescence de Seine-et-Marne (ADSEA 77) accueille et accompagne des enfants dans le cadre de la protection de l’enfance, héberge des personnes adultes en situation de handicap et des jeunes travailleurs et aide à l’insertion par la formation et le travail. Notre association se compose de 20 établissements, et services : internats, services de milieu ouvert, centres fermés…

Le siège de l’ADSEA 77 à Melun comprend 24 personnes, dont 5 personnes dédiées centralement à la fonction RH Paie. Au niveau de la paie, des correspondantes en établissement recueillent les éléments variables pour chaque salarié et les compilent dans un tableau Excel® pour nous les transmettre. Le calcul de la paie est effectué par deux personnes à la Direction Générale, une collègue et moi-même.

Quels sont les enjeux RH de votre association ?

Les différentes professions rencontrées dans les établissements et services sont : directeurs, directeurs-adjoints, chefs de service, travailleurs sociaux, assistants familiaux, maîtresses de maison, personnel d’entretien et personnels administratifs.

Les contrats établis peuvent être des CDI, des CDD, des contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, des CDD d’insertion ou encore des contrats spécifiques comme pour les assistants familiaux, qui accueillent des jeunes à leur domicile 7j/7 et 24h/24. De nombreux contrats sont à temps partiel.

La convention collective qui régit notre activité est la Convention collective nationale des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966. Elle inclut plus d’une quinzaine de primes spécifiques et quelques avantages en nature variables selon les statuts.

Les métiers du médico-social sont actuellement en tension. Nous sommes en permanence en cours de recrutement. Il s’agit de métiers très contraignants, impliquant souvent du travail la nuit et le week-end. L’accompagnement de nos publics est de plus en plus complexe. Ces paramètres engendrent un volume important de contrats de travail, environ 1 200 par an, ainsi que de nombreux arrêts maladie, en moyenne 2 000 jours d’arrêt par mois.

Nous sommes particulièrement attentifs à la justesse de la paie, à la cohérence des éléments traités et des calculs. Et bien sûr à l’application des règles et des législations en vigueur.

Au vu de la diversité de nos profils, c’est un challenge ! Que Cegid HR Ultimate nous permet de relever sans accroc.

Précisément, comment en êtes-vous arrivés à adopter Cegid HR Ultimate ?

Au printemps 2021, constatant que le logiciel en place était dépassé à bien des égards, nous avons initié la recherche d’une solution de paie novatrice.

Un des paramètres importants de notre cahier des charges était la connaissance et la maîtrise de notre convention collective. En effet, notre éditeur sortant était dédié à notre secteur d’activité et nous trouvions pleinement notre compte à ce niveau. L’accessibilité, le prix de la solution et l’implication de l’équipe dans le projet étaient également importants.

Cegid a été retenu dans le cadre d’une consultation ouverte, nous ayant convaincus sur l’ensemble de ces critères. La qualité de ses références et les retours positifs des utilisateurs ont aussi bien sûr influencé notre décision.

Le choix d’une solution, c’est aussi souvent le choix d’une équipe. Comment s’est passé l’intégration de la solution au sein de votre système d’information ?

L’équipe qui nous accompagnés, notamment la consultante et le chef de projet, ont été clairement à la hauteur de nos attentes. Très expérimentée et à l’écoute de nos demandes les plus pointues, la consultante a su paramétrer la solution de manière à ce que nous obtenions l’outil exactement programmé pour épouser notre fonctionnement.

Le chef de projet quant à lui s’est montré vigilant sur la gestion du timing, du rétro-planning, des perspectives à travailler ; ce rôle de garde-fou nous a permis de tenir les délais prévus. La reprise des données de notre ancien logiciel a été par ailleurs parfaitement pris en charge par Cegid, à travers un de ses partenaires experts.

Nous avons impliqué 6 personnes : toute l’équipe RH Paie de la Direction Générale ainsi que la chef de service. Il était important et évident pour nous d’avancer tous ensemble dans cette évolution si importante, structurante et engageante dans la durée. Je dois dire que ces 9 mois aux côtés des équipes de Cegid ont été prenants mais enrichissants. Leurs méthodes de travail éprouvées nous ont permis de vivre ce travail sereinement.

Quelques mois après la mise en production, quel est votre ressenti à propos de Cegid HR Ultimate ?

Nous utilisons les modules de gestion de la paie et de gestion administrative.

Après deux mois de production, le retour d’expérience est très positif. Indépendamment des bénéfices en termes de productivité et de sécurité, l’accompagnement des équipes de Cegid est au niveau attendu. L’assistance est réactive et le fait de disposer d’une interlocutrice dédiée est un avantage que nous apprécions par rapport à la situation précédente.

Les fonctions de la solution que nous apprécions le plus au quotidien sont évidemment celles qui nous facilitent le plus la vie, comme l’approche multi-dossiers, à la source de notre révolution en termes de productivité. Nous constatons un gain indéniable de productivité mais aussi un gain de temps en cas de création d’un nouvel établissement.

Nous avons été séduits par l’ergonomie de la solution Cegid HR Ultimate. Il y a un côté intuitif, qui permet à des utilisateurs en établissements et en services d’utiliser le logiciel sans formation ; ils ne modifient pas les données mais peuvent les consulter. Ce qui fait que chaque collaborateur a trouvé une plus-value dans ce changement !

Le côté évolutif de Cegid HR Ultimate est un atout pour l’avenir, qui me rassure quand je regarde les progrès qui nous restent à accomplir. D’ailleurs, le côté évolutif de la solution est presque un état d’esprit. J’en veux pour preuve la fréquence des mises à jour et surtout la qualité des tutoriels associés à chaque évolution. Cela crée une relation avec l’éditeur tournée vers l’amélioration continue, renforcée encore par la possibilité simple et directe que nous avons de faire remonter des suggestions d’optimisation.

Concernant les mises à jour, le passage en SaaS induit également un avantage certain en termes d’évolutivité. En effet, dans la mesure où nous sommes peu nombreux et où notre Direction Informatique doit gérer une multitude de dossiers, cette autonomie est bienvenue pour profiter sans délai de chaque évolution de Cegid HR Ultimate.

Quels bénéfices concrets tirez-vous de Cegid HR Ultimate ?

Le bénéfice du déploiement chez nous de Cegid HR Ultimate se décline d’abord en gain de productivité. Le passage à une solution multi-dossiers fait passer le temps mensuel de calcul des bulletins d’une demi-heure par établissement à une demi-heure en tout ! Nous sommes passés d’une tension absolue 2 semaines par mois à une disponibilité accrue pour du conseil, de l’analyse et du contrôle. Le gain de productivité est visible à plusieurs niveaux, par exemple à travers l’importation automatique des données renseignées sous Excel® par nos correspondantes dans les établissements et les services. Ou encore grâce au contrôle visuel des bulletins sur écran ; cette fonctionnalité n’existait pas avec notre précédent logiciel, qui nécessitait l’impression de chaque bulletin.

Grâce à Cegid HR Ultimate, ma collègue et moi faisons mieux notre métier, avec plus de temps à consacrer à l’accompagnement de nos collègues sur le terrain.

L’innovation existe également en termes de sécurité de nos données sociales et des informations, fiscales et bancaires qui y sont associées. Le passage d’une application On-Premise à une solution en SaaS nous apporte en effet un surcroît de protection des informations stockées.

En outre, Cegid HR Ultimate inclut une veille légale et conventionnelle, en relation avec l’évolution de notre convention collective. La connaissance du secteur médico-social par Cegid a d’ailleurs été un facteur décisif dans notre choix.

Vous avez souligné l’évolutivité de la solution. Quels sont vos projets pour demain ?

Nous sommes engagés dans un processus global de digitalisation et il est bien naturel que la fonction RH y prenne sa part. Historiquement, et pour l’instant Cegid HR Ultimate n’a pas tout changé, nous utilisons encore beaucoup de papier.

Dans cette optique de changement de pratiques et d’habitudes, nous avons cette année pour objectif de dématérialiser les bulletins de paie et de mettre en place le portail pour les salariés. Cegid HR Ultimate est évidemment un atout pour avancer en sécurité dans cette direction. Le choix d’une solution accessible en SaaS est de ce point de vue une anticipation. Il est clair que l’optimisation des accès au logiciel est un levier pour faciliter la prise en main et l’utilisation par nos 850 salariés.

Quel conseil donneriez-vous à un confrère qui s’engagerait dans un tel projet de digitalisation RH ?

Pour réussir, je dirais sans surprise que tous se joue dans la préparation. Avec deux impératifs : bien rédiger son cahier des charges, pour ne pas passer à côté d’un besoin important et se donner suffisamment de temps. Pour nous qui sommes peu nombreux et accaparés par de nombreuses tâches opérationnelles que nous ne pouvons décaler – au premier rang desquelles la production de paie justes et dans les délais – le fait d’avoir lancé le projet dès le printemps 2021 a été salutaire et gage de réussite.

Entre la crise sanitaire et l’ouverture d’un établissement supplémentaire, nous avions besoin de cette ressource de temps long, que le chef de projet nous a bien aidés à ne jamais gaspiller, pour aller au bout sans précipitation ni mettre le quotidien en péril.