Depuis 2019, le Groupe 3C fait confiance à Cegid Notilus pour gérer son parc de plus de 100 véhicules.
Le groupe 3C Competence Cuisine Collective est une PME familiale fondée en 1989, dont l’activité est à la vente, l’installation et la maintenance de cuisines professionnelles en milieu scolaire et hospitalier et la restauration d’entreprise. Sa flotte – composée de 70 % d’utilitaires uniquement en contrats location longue durée – a progressé sur les six dernières années d’environ 15 % par an. En mai 2019, Jean-Philippe Edom, DSI, a choisi Cegid Notilus car la charge de données à gérer était devenue trop importante. En outre, la flotte automobile était le premier poste de charges après les salaires.
Un pilotage via Excel
Originellement, Excel servait au pilotage de la gestion de parc automobile. Tous les contrats de location, les notes de frais et les dépenses associées aux véhicules étaient imprimés. Le suivi était très fastidieux et le partage de l’information compliqué, surtout pour une flotte auto en contrat de location longue durée. Chaque véhicule était soumis à une loi de roulage estimée au départ du contrat, mais qu’il faut suivre régulièrement pour faire des réajustements. Trois personnes étaient concernées par la gestion du parc, aux dépens de la partie informatique, de la comptabilité, du rapprochement des factures et la gestion des amendes.
Le besoin de centralisation en guise de déclencheur
La flotte automobile était gérée par le service comptabilité. Il n’y avait pas d’analyse des lois de roulage ni des renouvellements de contrats. Suite à un très fort développement du groupe, le suivi est devenu très chronophage et il était impératif centraliser l’information, Excel ayant montré ses limites.
« Une donnée non saisie à l’instant T dans le fichier générait des résultats faussés. Je voulais une solution qui permette de partager l’information, mais aussi de gérer les affectations des véhicules. Savoir quel technicien avait quel véhicule, quel jour et à quelle heure était indispensable en cas d’amendes »
Il avait besoin d’un système intelligent qui lui permette, par rapport à des relevés kilométriques, de réajuster facilement et rapidement les contrats et les lois de roulage par rapport au kilométrage réellement parcouru.
La gestion des relevés kilométriques : un point de douleur
3C utilisait Webfleet depuis 2013.
« Avant Cegid Notilus YourWay, je récupérais des extractions automatiques de relevés kilométriques confrontés aux relevés kilométriques de notre pétrolier. Ces relevés étaient saisis manuellement dans le fichier Excel à date. Maintenant, ils sont intégrés dans la solution via un connecteur. Nous sommes depuis passés sur Masternaut, avec de la télématique plus poussée » raconte M. EDOM.
Des critères de choix financiers et techniques
3C avait donc besoin d’une solution SaaS de gestion de parc automobile facilement adaptable à ses besoins. Cegid Notilus est multi paramétrable et peut assimiler un grand nombre de données.
« L’équipe Cegid Notilus s’est montrée dynamique, réactive, à l’écoute de ses clients et de ses utilisateurs pour développer de nouvelles fonctionnalités. Nous bénéficions de releases régulières » explique M. EDOM.
Ce dernier a apprécié la souplesse et la rapidité d’exécution d’interfaces, notamment pour intégrer le flux de facturation d’un loueur en EDI. Cette intégration EDI dans l’outil lui permet de faire du contrôle et d’éviter les ressaisies en comptabilité.
Une mise en œuvre rapide, fruit d’une préparation rigoureuse
Il a fallu centraliser en amont toutes les données à intégrer dans un fichier Excel : immatriculations, conducteurs, affectations, dates d’entrées en parc, typologie de contrats, coûts associés aux contrats, dates de début et de fin, lois de roulage. Une fois ce travail réalisé, le fichier a été importé par les équipes de Cegid Notilus dans un environnement de recette avant validation et déploiement en production.
« Commencer un projet avec seulement 70 % des données n’a pas de sens, il faut arriver au maximum à 95 % pour pouvoir basculer rapidement en production sans faire de saisie rétroactive. Le projet s’est déployé en un temps record d’un semaine ».
L’intérêt de campagnes de relevés kilométriques, de la révision des contrats
Tous les véhicules ne sont pas équipés de boîtiers télématiques.
« Quand on reçoit par exemple un relevé de carburant (via un prestataire de cartes carburant) avec le même relevé kilométrique depuis trois mois, nous envoyons un mail à l’utilisateur pour l’inciter à renseigner son compteur. Nous pouvons désormais adapter les contrats par des avenants en fonction des nouvelles lois de roulage. Nous croisons les relevés kilométriques de plusieurs sources associées à des remontées de lignes de factures des pétroliers où on peut avoir, entre deux dates, le litrage pris à la pompe. Nous pouvons extraire une consommation moyenne et identifier certaines dérives. Cela offre un levier de contrôle supplémentaire ».
La réduction des coûts est compliquée à analyser, mais n’est pas un mythe
M. EDOM observe des gains de temps significatifs grâce à toutes les données qu’il peut intégrer : relevés kilométriques, intégrations en EDI des lignes de factures des différents fournisseurs prestataires, suppression des ressaisies comptables par des exports. C’est aussi du gain en ressources. Une autre difficulté pour mesurer efficacement le gain en termes de coût, c’est que sa flotte automobile a augmenté de 15 % annuellement depuis six ans.
Automatiquement, son budget global de flotte automobile a aussi fortement évolué. Mais en déterminant des suivis de coût de revient kilométrique par typologie de véhicules et par typologie de conducteurs et de lois de roulage, il estime pouvoir sortir 10 % de gain.
M. EDOM dispose d’un panel de tableaux de bord paramétrables où il peut déterminer le coût d’un véhicule ou d’un groupe de véhicules sur une période donnée et la comparer à une autre période. Comme il intègre toutes les lignes de factures, il peut mesurer l’évolution de cette réduction de coûts.
L’importance des contrôles de cohérence entre facturation théorique et réelle
« Ces alertes sont très importantes parce qu’il est fréquent, dans le cas de location longue durée, que le loueur continue de facturer lorsque le contrat est fini, après restitution du véhicule. Avec plus de 100 véhicules en contrat de location longue durée, nous recevons un pavé de 60 pages. En l’absence d’un système de contrôle de cohérence, il est facile d’omettre des mensualités. Le moteur d’intelligence artificielle est très important ». « La disponibilité des équipes, la réactivité, l’écoute et l’évolution sont des points primordiaux dans la réussite de déploiement d’un outil, de son usage et de son évolutivité » conclue M. EDOM.