Êtes-vous certain·e que votre ERP est performant ?

Mais une fois l’ERP mis en place, comment évaluer sa performance et son impact au fil du temps ? Sur quels indicateurs clés s’appuyer pour en mesurer les bénéfices et s’assurer que les résultats attendus sont bien atteints ?

Selon le rapport annuel du cabinet Panorama Consulting Solutions sur les solutions ERP, seules 42 % des entreprises interrogées se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP et 30 % font un constat d’échec. Des chiffres qui laissent à penser à un décalage entre des attentes irréalistes à l’égard de ce type de projet et les résultats constatés.

Savoir identifier les déficits de performance de votre ERP

Dans un contexte de croissance, les entreprises sont amenées à connaître des évolutions rapides, avec des transformations digitales parfois profondes. Dès lors, savoir s’interroger sur ses processus et revisiter ses outils régulièrement pour s’assurer qu’ils répondent bien aux besoins des métiers, est indispensable.

Pour commencer, il faut donc être attentif aux signes qui laissent présager que votre progiciel de gestion intégrée (PGI) n’est plus adapté, car un ERP obsolète sclérose les processus et constitue un frein au bon développement de l’entreprise. Il peut s’agir d’un système lourd et peu intuitif pour les utilisateurs, d’ERP généralistes monolithes qui contraignent l’entreprise à effectuer de nombreux développements spécifiques rendant l’outil instable, ou encore d’une solution qui s’intègre difficilement aux autres applications métiers et au système d’information existant.

Au quotidien, de telles situations deviennent rapidement sources de frustrations pour les équipes, causant perte de temps, lenteur et incapacité à être réactif. Sans compter que ces solutions inefficaces sont souvent synonymes de dépassement budgétaire…

Définir des indicateurs de performance pertinents

Pour définir les indicateurs de performance de l’ERP adéquats et mesurer l’efficacité du dispositif mis en place, il faut partir d’objectifs métiers précis et chiffrés pour chaque business unit, par exemple l’amélioration du temps de traitement des commandes ou la réduction des délais de livraison. Cela permettra de définir des indicateurs clés pertinents plutôt que des KPI standards à un secteur donné mais qui ne reflèteront pas les spécificités de l’entreprise.

Mais certains aspects de l’efficacité de l’ERP restent difficiles à quantifier et il convient de considérer la solution dans son ensemble. Au-delà des indicateurs en lien avec les objectifs métiers, l’ERP doit en effet satisfaire à un certain nombre de critères qui assureront l’augmentation de la productivité, la satisfaction des équipes et permettront véritablement de redynamiser les processus :

• Fiabilité : colonne vertébrale de la gestion de l’entreprise, l’ERP se doit d’être robuste et occasionner le moins de perturbations opérationnelles afin de véritablement contribuer à une meilleure disponibilité de l’information. L’objectif étant de conjuguer fluidité des processus et maîtrise accrue des risques.
• Evolutivité et intéropérabilité : pour être efficace, il est également essentiel que l’ERP soit évolutif, de manière à s’adapter à l’évolution des besoins métiers et accompagner la croissance de l’entreprise. L’entreprise doit donc s’intéresser ici à la souplesse de paramétrage de l’outil et à la facilité d’intégration de modules fonctionnels complémentaires. Cette dimension est capitale compte tenu de la rapidité d’évolution du paysage technologique, business et réglementaire.

• Prise en compte des nouveaux usages : l’ERP doit par ailleurs être évalué par rapport à sa capacité à répondre aux nouveaux usages des utilisateurs, caractérisés par une tendance croissante au collaboratif et à la mobilité. L’outil doit donc offrir à ses utilisateurs des fonctionnalités et une ergonomie qui leur permettent d’adresser ces nouveaux besoins en mobilité et de ne pas venir ralentir les processus. Si toutes les fonctionnalités ne sont pas nécessaires, certaines permettent un gain de temps important notamment lorsqu’il est question de validation de processus, dès lors qu’elles bénéficient d’un design responsive.
• Coût et rentabilité : enfin, les gains apportés par l’ERP doivent être mis en regard de l’ensemble des coûts afférents au projet : les coûts de licence, d’implémentation, mais aussi les mises à niveau et la maintenance. Les entreprises optant pour des solutions Cloud pourraient y trouver un intérêt puisque consommer l’infrastructure en tant que service leur permet de réduire leurs investissements matériels. C’est à chaque organisation de calculer le R.O.I prévisionnel en fonction de son mode d’implémentation.

L’audit de la performance globale de l’ERP est une étape indispensable à la recherche d’efficacité des entreprises. Si celui-ci n’est pas adapté à la réalité des processus et des utilisateurs, il sera une entrave à la croissance. Seuls les ERP nouvelle génération, capables d’apporter souplesse, modularité et sécurité sont à même d’apporter aux entreprises les clés qui les aideront à relever les défis de demain.