ERP

Comment l’UX de votre ERP vous permet d’accroître l’efficacité de vos collaborateurs ?

6 Avr 2020

Souvent perçue comme anecdotique dans le passé, l’ergonomie est devenue aujourd’hui une préoccupation de première importance pour les logiciels piliers des professionnels, comme l’ERP .

L’UX, pour « user experience » en anglais, soit l’expérience utilisateur, est une notion subtile, plus difficile à quantifier que la puissance d’un processeur ou la taille d’un écran. L’expérience utilisateur se traduit par le ressenti global résultant de l’usage d’une application ou d’un site. Pour vos collaborateurs, elle va se quantifier par la vitesse de prise en main et le temps gagné au quotidien grâce à un nouvel outil à l’UX aboutie.

Pour cerner cette dimension pratique mais fondée sur l’émotion, il faut distinguer plusieurs critères objectifs :

Si ces aspects sont cruciaux, c’est parce que les humains ne sont pas des robots ; toute nouveauté soulève un obstacle mental : celui d’un espace inconnu où l’on risque de se perdre. Cet obstacle, une bonne UX permet de le franchir.

La rigidité des anciens ERP est dépassée

Conçus pour aborder la gestion de l’entreprise dans sa globalité, les ERP étaient, par nature, monolithiques et généralistes. Ils répondaient difficilement à certaines approches métiers trop fines.

En 2019, seuls 50 % des ERP installés entre 2000 et 2010 étaient jugés adaptés par les entreprises concernées. Le cabinet CXP indiquait en 2015, que si les ERP étaient jugés fiables (à 70 %), ils étaient perçus comme peu maniables ou ergonomiques.

Ce défaut de l’expérience utilisateur a été d’autant plus mal perçu que chacun s’est habitué à profiter d’applications mobiles performantes pour s’informer, se divertir ou communiquer, sur smartphone ou tablette, chez soi ou en déplacement. Les organisations ont très bien compris l’importance cruciale de l’UX pour convaincre et fidéliser leurs clients en leur offrant des menus simples, adaptés, esthétiques, intuitifs.

L’utilisation d’applications ou de logiciels professionnels à l’UX négligée entraîne un ralentissement inutile des tâches quotidiennes et une perte d’efficacité générale. Il arrive aussi que pour pallier ces défauts, les salariés introduisent dans l’entreprise leurs propres applications, ce qui fragilise la sécurité des systèmes. Pertes de temps, d’argent, d’informations sont à craindre, et, plus subtilement, on peut déduire qu’une mauvaise « expérience utilisateur » débouche sur une mauvaise « expérience collaborateur ».

Quels bénéfices attendre d’une bonne UX ?

Nous entrons aujourd’hui dans la quatrième décennie de l’ERP, et s’il conserve les éléments de son succès, l’outil prend néanmoins un grand tournant. Perméable aux données issues de la digitalisation, l’ERP nouvelle génération s’aligne aussi sur le haut niveau d’UX auquel la dernière décennie nous a habitués. 93 % des dirigeants considèrent qu’il s’agit là d’une priorité stratégique. Ce caractère crucial se vérifie de manière très concrète lorsqu’on constate que le coût de production d’un produit diminue de 25 % quand on intègre l’UX au projet…3 Une priorité stratégique qui concerne tant la production que les ventes. En effet, selon une étude réalisée par Forrester Research, une UX bien pensée permettrait même d’augmenter le taux de conversion jusqu’à 400 % sur les ventes en ligne.

Expérience utilisateur ou expérience collaborateur, l’objectif est le même : créer un cercle vertueux. Comme l’affirme Richard Bronson, le créateur de Virgin : « Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise. » L’expérience collaborateur est donc elle-même liée à l’expérience client, puisque l’investissement des employés influe sur l’investissement des clients et donc sur leur fidélisation.

Alors que 67 % des employés se disent peu motivés au travail, l’expérience utilisateur à un rôle crucial à jouer pour accroître la productivité, libérer les talents, motiver les collaborateurs et fidéliser les clients : autant d’effets positifs reliés à la même chaîne de l’expérience utilisateur.

Comment les nouveaux ERP intègrent les exigences d’une bonne UX ?

Les nouvelles générations de logiciels ERP full web, conçus notamment nativement pour être opérés en mode SaaS dans le Cloud, se montrent évolutifs afin de pouvoir s’adapter aux nouveaux usages et aux nécessités de chaque métier. Des besoins spécifiques du DAF souhaitant pouvoir recroiser immédiatement différentes données via des dashboards préconfigurés à ceux du consultant, qui veut, quant à lui, être en mesure de travailler avec un outil responsive quel que soit son support d’utilisation, notamment lorsqu’il est en déplacement : le panel est varié. Mais cette adaptation optimale est aujourd’hui possible !

Comment cela ? En tenant compte de chaque profil d’utilisateur, des besoins spécifiques liés à son métier, et en développant des approches distinctes à partir du même outil. L’écran générique déploie désormais des interfaces personnalisables préalablement conçues en fonction de catégories de profils d’utilisateurs définis et qui restent « ajustables » à l’utilisation par les utilisateurs qui peuvent ainsi ajouter une touche personnelle à leur environnement de travail. Là encore, le parallèle avec les usages développés sur nos smartphones est naturel : votre téléphone portable est-il si semblable à celui de votre collègue de travail ? oui, probablement si on compare le modèle, non certainement pas si on considère la personnalisation que vous lui avez apporté (vos applications, leur rangement, etc…), il est devenu unique !

Informations mieux hiérarchisées et durées de latence raccourcies

La disposition ergonomique optimisée d’un écran offre par exemple davantage de flexibilité que celle d’un écran trop riche et fouillis d’informations mal organisées. Le positionnement des boutons d’actions doit lui aussi être pensé pour limiter les déplacements inutiles de souris et favoriser une navigation la plus fluide possible., Enfin, le contenu s’adapter dynamiquement aux tailles d’écrans spécifiques des périphériques tactiles (tablettes et smartphones) sans besoin de réajustements.

Le « développement progressif », en ne téléchargeant que les éléments nécessaires à la section de page active, réduit les temps de latence. Cette ergonomie permet de désengorger l’interface, de réduire le trafic de données inutiles et de gérer au mieux l’affichage complexe propre aux systèmes de gestion.

Une performance multipliée

Parce qu’il a été conçu dès l’origine en capitalisant sur les standards ergonomiques du Web , parce qu’il offre des capacités supérieures de personnalisation, l’ERP moderne délivre une bien meilleure UX et peut se voir aisément approprié par tous les salariés. Utilisé massivement dans l’entreprise, le progiciel prend alors tout son sens : il synthétise toujours plus de données et les redistribue, aux bonnes personnes, sous la forme adéquate. Il permet de réduire le nombre d’erreurs humaines, facilite l’adoption par les employés des nouvelles technologies, et vous économise des coûts de formation comme les lourdeurs d’une maintenance.

Les gains de performance s’en trouvent démultipliés. À une époque d’accélération permanente, choisissez l’ERP version turbo !

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