Utiliser votre ERP à distance : c’est déjà demain !

Avec la crise du Covid-19, on se rend compte à quel point la possibilité de travailler à distance est nécessaire. Pourtant, il ne faut pas s’y tromper ! Le travail à distance est une tendance de plus en plus « ancrée » dans notre société actuelle. En effet, on s’aperçoit que les entreprises innovantes et/ou en croissance comptent des effectifs nombreux en télétravail ou en activité dans des tiers lieux. Pour que ces nouveaux modes de travail soient possibles et pertinents, il s’agit de disposer de systèmes d’information fiables, plus agiles et surtout mobiles.
Et si vous deviez aujourd’hui redéfinir l’exigence de mobilité de votre ERP. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi votre ERP doit-il être mobile ?

Vos nouveaux collaborateurs sont désormais issus en grande majorité des générations Y & Z. Ces digital natives naviguent d’un écran à l’autre et remettent en question la contrainte présentielle du « 8 heures par jour et 5 jours par semaine ». Ils recherchent davantage de flexibilité dans l’organisation de leur travail et la possibilité de se connecter et d’échanger avec un plus grand nombre de personnes, plus facilement, au sein de l’organisation.

Soyons clairs : ce sont des salariés engagés, mais ils demandent certaines conditions ! Cette souplesse attendue, c’est de pouvoir travailler occasionnellement où ils veulent et presque comme ils le veulent. Les entreprises innovantes et/ou en croissance réalisent que leur en fournir la possibilité représente un bénéfice réel pour augmenter l’engagement collaborateur. Ces salariés « mobiles » disposent de smartphones ou de tablettes, et ils sont prêts à travailler chez eux ou hors du bureau (parfois au-delà des horaires théoriques). Or, ils ne peuvent le faire que si les applications métiers sont disponibles et simples à utiliser, soit « au moyen du pouce », soit depuis leurs équipements informatiques professionnels.

Au-delà des nouveaux modes de travail, il s’agit de relever que de plus en plus de personnes au sein de vos organisations sont susceptibles d’accéder à l’ERP ou, en tout cas, en ont besoin pour être toujours plus efficaces ou pertinentes dans leurs tâches. Le challenge lié à la gestion des « profils d’utilisateurs » est considérable. Si un contrôleur de gestion passe énormément de temps sur l’ERP, c’est moins le cas pour un consultant (qui a cependant besoin de saisir ses notes de frais de préférence depuis son mobile), mais cela peut s’avérer critique pour un gestionnaire de stocks. Depuis un smartphone (ou un PAD), il doit pouvoir réaliser facilement ses inventaires. En ce sens, ses écrans doivent être adaptés à la particularité de sa mission pour qu’il soit immédiatement opérationnel.

Un mode de travail à distance permet d’éprouver votre ERP et d’évaluer sa performance : faites le point.

Enfin, un ERP vraiment mobile est celui qui répond aux besoins actuels et futurs des managers et des décideurs. Un manager doit pouvoir prendre une décision au cours d’une réunion ou lors d’un déplacement professionnel. Il doit donc pouvoir accéder à ses indicateurs ou à ses tableaux de bord n’importe où, n’importe quand. La richesse d’un ERP « nomade » représente un avantage compétitif pour votre entreprise. Mais alors comment ?

Une expérience utilisateur aboutie

Les utilisateurs de l’ERP passent souvent plus de temps sur leur mobile ou leur tablette que sur leur ordinateur. D’ailleurs, les ordinateurs sont-ils toujours en vogue ? Si vos managers et vos collaborateurs travaillent de plus en plus sur plusieurs écrans, c’est le moment de vous assurer que votre ERP offre une expérience utilisateur mobile convaincante.

Le design de l’ERP de nouvelle génération n’est plus une option : pour aller plus loin. 

Cette « UX » en mobilité ne signifie pas juste une accessibilité correcte à l’ERP et la possibilité de télécharger des documents. Il s’agit de pouvoir travailler sans difficulté, d’échanger, d’analyser, de suivre les indicateurs et prendre les bonnes décisions, sans ralentissement, ni effet de bord… Et, lorsque l’on modifie une information, que cette modification soit répercutée sans délai au sein du système d’information pour que les personnes concernées puissent aussi immédiatement la prendre en compte.

De fait, les workflows doivent être optimisés et intuitifs, que l’on soit derrière son ordinateur professionnel ou son mobile. Saisir ses achats doit être simple pour un gestionnaire de parc mais aussi pour le manager qui va les valider.

Avec une vraie stratégie data

Votre ERP doit être connecté.

On parle ici de temps réel et d’efficacité au travail, pour que les données soient actualisées et disponibles à tous les utilisateurs immédiatement. Cette accessibilité en temps réel est indispensable pour une prise de décision également plus rapide et optimale. Un ERP mobile permet aux managers d’être plus disponibles pour leurs équipes par exemple, lorsqu’elles les sollicitent sur un point réclamant un traitement ou une information rapide.

On parle aussi d’analyse. Peu importe le terminal, chaque collaborateur doit pouvoir accéder à des tableaux de bord et des outils d’analytique lisibles.

Et une sécurité parfaitement assurée

Une des principales résistances des entreprises concernant la mobilité de leur ERP touche à la sécurité. Leurs dirigeants craignent que des informations sensibles soient compromises du fait d’une négligence ou parce que l’équipement informatique personnel est davantage susceptible de faire l’objet d’une défaillance ou d’un hacking.

Ces inquiétudes sont légitimes mais les ERP de nouvelle génération et « mobile natives » offrent de réelles garanties en matière de sécurité. Ont ainsi été conçus de nouveaux protocoles qui encadrent justement ces pratiques en mobilité afin de protéger le S.I contre des intrusions externes et limiter les effets des pratiques « inadaptées » de la part des collaborateurs.

Le nomadisme en matière d’ERP est devenu un « must have » que vos utilisateurs convoiteront de plus en plus, dans un contexte où la flexibilité a définitivement montré qu’elle n’était plus un luxe.

La notion de reprise d'activité grâce au digital vous intéresse ?