10 moyens très sûrs de rater sa transition digitale

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L’automatisation constitue la nouvelle étape de la transition digitale des cabinets d’expertise-comptable. La plupart des projets se passent bien… et quelques autres, moins bien. Voici 10 facteurs d’échec qu’il est souhaitable d’anticiper, pour mieux les éviter !

Expertise Comptable

09 Mai 2023

5 min

« J’adore quand un plan se déroule sans accroc», répétait l’un des personnages de la série américaine Agence Tous Risques. La réalité n’est jamais aussi simple. Selon les analystes du cabinet Standish Group, un projet technologique sur cinq ne se passe pas comme prévu¹. Pour un cabinet d’expertise-comptable, l’automatisation constitue un élément clé de la pérennité. Il faut que ça se passe bien. Autant connaître les pièges. 

 

1 – La solution technique en place n’est plus adaptée

Cela arrive par exemple lorsque des fonctionnalités manquent pour répondre aux besoins des utilisateurs, ou quand la solution est, au contraire, trop riche en fonctionnalités qui ne seront pas utilisées ; lorsque la technologie est en voie d’obsolescence, qu’elle est techniquement trop complexe, ou qu’il faut accumuler les solutions complémentaires. 

Les logiciels permettant de dématérialiser, de saisir, de stocker les pièces comptables, sont de plus en plus nombreux sur le marché. En amont du projet d’automatisation, il faut donc consacrer le temps nécessaire à en comparer les fonctionnalités, vérifier la réalité des promesses de machine learning… et faire confiance aux éditeurs qui ont les moyens de faire évoluer leur solution.

2 – Un manque de réflexion stratégique et d’analyse des processus en amont

Construire son chemin de transition digitale nécessite d’abord de décider précisément jusqu’où l’on veut aller ! Lorsque le projet d’automatisation n’a pas été pensé en amont, en particulier pour définir les objectifs à atteindre et les moyens d’y parvenir, cela augmente les risques d’échec. De même, plaquer une solution logicielle sur des processus comptables et les workflows existants, sans se demander s’il ne serait pas opportun de les adapter pour bénéficier à plein des atouts de l’automatisation (fluidité, agilité, rapidité…) crée un défaut d’alignement susceptible de ruiner tous les efforts de transformation. 

3 – Le projet d’automatisation est lancé dans la précipitation

Il s’agit d’un phénomène classique que l’on observe, par exemple, lorsqu’il faut s’adapter à une nouvelle réglementation : attendre le dernier moment pour se lancer reste une habitude bien ancrée dans les entreprises françaises. En témoigne leur retard pour se conformer aux nouvelles obligations concernant la facturation électronique : 29 % n’ont pas encore entamé de démarches dans ce sens, alors que les échéances se rapprochent dangereusement, selon un sondage Opinion Way². L’urgence est-elle moins nette quand il s’agit d’automatisation des flux et des processus ? Sûrement pas : tout retard dans l’automatisation crée un désavantage concurrentiel vis-à-vis des cabinets concurrents, ou de nouveaux entrants, plus dynamiques commercialement et mieux outillés. 

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4 – Tous les chantiers sont lancés en même temps

L’automatisation nécessite d’agir dans plusieurs domaines : la solution technique, l’accompagnement des utilisateurs, la communication vers les clients, l’adaptation des processus, la formation… Vouloir tout faire en même temps est généralement une erreur. Il est préférable de respecter un ordre logique, notamment l’analyse des processus avant le choix d’une solution technique. Avec un seul mot d’ordre : la synchronisation pertinente des différentes actions, en s’inspirant des retours d’expérience d’autres cabinets d’expertise-comptable ! 

Pour aller plus loin : Visionner le webinar « Conduire le changement : des principes à l’action » 

5 – L’automatisation est considérée exclusivement comme un projet technologique

Encore une erreur courante : laisser la technique aux informaticiens, la comptabilité aux comptables, la finance aux financiers… Mais considérer un projet d’automatisation dans une seule perspective technique présente trois inconvénients : 

  • Cela laisse de côté l’indispensable analyse des processus,  
  • Les utilisateurs sont moins impliqués (ils ont l’impression que des solutions qu’ils n’ont pas demandé leur sont imposées…)  
  • …et il y a un risque d’empilement de logiciels difficile à gérer au quotidien. 

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6 – Les compétences actuelles et futures ne sont pas évaluées

Tout projet de transformation fait évoluer les compétences, sinon c’est que rien n’a changé ! L’automatisation, la facture électronique et l’e-reporting bouleversent les pratiques, les process mais aussi les compétences existantes. Aujourd’hui, 50 à 60% du temps-homme est consacré à la tenue des comptes. Demain, où s’investira t-il ? Si l’on n’évalue pas les compétences dont on aura besoin une fois franchie l’étape de transition digitale, et si on n’apporte pas un nouvel éclairage sur les savoir-faire et savoir-être disponibles, la transformation a toutes les chances d’échouer. 

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7 – Le partage des responsabilités n’est pas clairement défini

L’automatisation est un projet d’entreprise, qui concerne tous les collaborateurs et les clients des cabinets d’expertise-comptable. Face à un tel challenge, l’organisation constitue un enjeu majeur. Le projet est généralement piloté par une équipe, restreinte au début, s’élargissant par la suite. Au sein de cette équipe, les responsabilités de chacun doivent avoir été clairement définies au départ. Faute de quoi vont vite se multiplier les doublons, les doutes, voire les conflits. Autant de malentendus qui vont grever la productivité du projet (plus de temps lui est consacré qu’il ne serait nécessaire), retarder les prises de décision ou, pire, casser la dynamique. 

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8 – Le client n’est pas au cœur de la transformation 

La clientèle des experts-comptables est devenue plus volatile, avec une tendance à considérer que tous les cabinets proposent plus ou moins les mêmes prestations. Alors si l’automatisation est avant tout au service des clients, parce qu’elle leur facilite la vie, ils doivent aussi y être associés, par exemple avec une analyse de leurs besoins, de leurs envies et de leurs contraintes – celles que l’automatisation va supprimer. Le client est au cœur de la transition digitale au même titre que les collaborateurs internes des cabinets. 

9 – Aucun plan d’accompagnement au changement n’est prévu

La résistance au changement reste la difficulté majeure de tout projet d’automatisation qui, par définition, remet en cause les modes de travail, les processus et les outils utilisés. Le phénomène est connu et décrit, par exemple dans la fameuse « courbe de deuil » du Professeur Kubler-Ross. Et il est maîtrisable : un accompagnement du changement bien mené permet de franchir toutes les étapes, du déni jusqu’à l’engagement. L’équipe projet s’appuie sur un large panel de moyens ; formation et communication sont présentes en continu, sur place ou à distance, via de multiples supports multi-médias. 

10 – Les ressources et le budget sont insuffisants

Manque de temps, absence d’un chef de projet qualifié, budget insuffisant : autant de cas où le projet d’automatisation risque fort de ne pas aller à son terme. C’est dommage, car cela décourage les bonnes volontés. Et, surtout, parce qu’il faudra bien, un jour ou l’autre, dégager les ressources nécessaire… lorsque l’urgence ne laissera plus le choix ! 

Pour réussir un projet de transition digitale dont l’ambition est l’automatisation, toutes les bonnes pratiques sont partagées, l’expertise est largement disponible (y compris sur ce blog…), les meilleures solutions ont démontré leur création de valeur et les multiples retours d’expérience constituent autant de sources et d’assurance que tout va bien se passer. En s’inspirant de tous ces éléments, rater son projet d’automatisation deviendra mission impossible ! 

 

 

Sources :

¹ Johnson (J), Mulder (H) : Endless modernization : how infinite flow keeps software fresh, Standish Group, 2020.
https://www.researchgate.net/publication/34884936

²Les entreprises et la généralisation de la facturation électronique, Opinion Way, décembre 2022.

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