Transformation digitale : l’automatisation des processus comptables

Pierre Lavictoire, Ingénieur d’Affaires Qualiac/Cegid, éditeur de solutions de gestion intégrées/ERP destinées aux ETI et grands comptes des secteurs privé et public a eu le plaisir d’animer un atelier placé sous le signe de la transformation digitale de l’assurance, aux côtés de Rémi Métreau, Ingénieur d’Affaires Cegid ISIE, interpréteur comptable et financier.

Avec la certitude que le recours au digital et à l’automatisation vont transformer positivement la fonction financière au sein des organisations, ils ont souhaité répondre à la question suivante :

« Comment un interpréteur comptable et un ERP peuvent faciliter l’automatisation des processus comptables grâce à la digitalisation ? ».

L’optimisation des processus comptables est en passe de connaître une véritable révolution grâce à l’Intelligence Artificielle (IA) ; en effet selon un rapport publié par PwC en mars 2017, presque un tiers des activités pourraient être automatisées dans le domaine financier. D’ailleurs, une transition est déjà amorcée par 65% des DAF qui déclarent avoir des processus standardisés et automatisés (impliquant une qualité et agilité nouvelle) selon une autre étude réalisée par EY.

La transformation digitale va pouvoir répondre à 4 enjeux majeurs :

L’automatisation des processus de production comptables et financiers, en mettant en place des règles automatiques d’application des schémas comptables, et en remplaçant les intégrations manuelles de données en comptabilité via des fichiers Excel ou de la saisie
directement en comptabilité. L’automatisation et la suppression des opérations manuelles réduisent ainsi les risques d’erreurs.

L’optimisation de la gestion des risques, permettant de mettre en œuvre des règles automatiques de contrôle des données et d’identification des données non conformes. En cas de non-conformité détectée, le processus de production comptable doit pouvoir être stoppé afin de ne pas polluer l’ERP ou la solution comptable, et surtout un mécanisme d’alerte des utilisateurs se met en marche pour permettre une compréhension immédiate de cette non- conformité, ceci afin de garantir une grande agilité dans la gestion des anomalies. Ce processus s’accompagne également d’une traçabilité complète de toute la chaîne de production comptable (données, règles, corrections effectuées par les utilisateurs…)

L’amélioration du partenariat entre la finance et l’entreprise, permettant à terme un gain de temps important lié à l’automatisation et la fiabilisation de la production comptable et financière. L’objectif est de libérer les collaborateurs des tâches répétitives et extrêmement chronophages traditionnellement inhérentes au monde de la finance : audit, traitement des transactions, réconciliation/rapprochement… Il s’agit également d’une opportunité de création de valeur en consacrant ce gain de temps à des tâches plus stratégiques notamment dans la création de centres d’excellence.

La réduction des délais de clôture, permettant un gain de temps important et de disposer des chiffres financiers au plus tôt. Cette façon de clôturer, plus rapide et plus fréquente, implique une adaptation et un changement des outils et des méthodes de travail. Cela nécessite une projection dans l’avenir avec une anticipation des chiffres. Cette démarche implique également d’optimiser et de fiabiliser le processus de collecte et de compilation des informations financières avec une modification du système d’information ainsi qu’une uniformisation des normes et des règles comptables. La comptabilité devient alors active : les équipes passent davantage de temps sur la gestion et moins sur le contrôle.

Néanmoins, pour parvenir à automatiser ses processus comptables, les entreprises doivent développer une perspective transversale des processus tout en sortant de la culture des silos et en renouant le dialogue entre les utilisateurs. Pour y parvenir, l’ERP reste un support incontournable à l’automatisation du processus comptable puisqu’il s’agit d’un outil intégré et de gestion qui couvre les fonctionnalités de la finance, des achats, des immobilisations, des stocks, etc. Cela implique moins d’interfaces mais également moins d’erreurs de saisies ou d’intégrations de fichiers corrompus grâce à l’harmonisation des référentiels à l’ensemble de l’organisation.

L’automatisation des préparations de clôture se joue en plusieurs étapes dont celle de mettre en place un panel de fonctionnalités qui vont permettre de fiabiliser notamment la saisie assistée, les écritures modèles /Cut Off, l’identification et traitement des intercos, le traitement des écarts de conversion et le retraitement de comptabilité sociale en comptabilité IFRS avec la possibilité de déléguer des tâches à des utilisateurs, une date limite. Le tout est remonté dans des cockpits de pilotage avec pour principe d’apporter à un utilisateur toutes les informations nécessaires sur un seul et même écran.

Le reporting est le dernier maillon de la chaîne de l’automatisation d’un processus comptable, puisqu’il doit permettre d’analyser les données recueillies grâce aux nouvelles technologies (telles que le big data). De plus, la fonction financière des entreprises cherche, depuis la mise en place des premiers ERP, à automatiser le traitement et la diffusion des données pour se consacrer davantage à leur analyse.

La transformation digitale et l’automatisation des processus comptables ce n’est pas travailler moins, c’est travailler mieux et surtout autrement !