Transformation digitale des cabinets : méthodes, outils et exemples

Transformation digitale des cabinets : des méthodes, des outils, des exemples

Les clients ont changé, l’environnement aussi. La transformation digitale des cabinets d’expertise-comptable est un sujet pour la plupart d’entre vous ? Pour se réinventer, un cabinet a besoin de méthodes solides, d’outils adaptés, et d’exemples pour se projeter. Partageons-les ensemble.

Accompagnement des dirigeants : les experts-comptables attendus au tournant ?

Le baromètre Odoxa des entrepreneurs 2019 souligne à quel point les clients des cabinets sont en attente d’assistance et d’accompagnement, et ce, sur plusieurs thématiques :

• 81 % sur le juridique et le contractuel : les startups de la legaltech l’ont bien compris, et glissent de plus en plus vers des services d’accompagnement, concurrençant potentiellement les cabinets
• 76 % sur la comptabilité et la fiscalité : les clients ne veulent plus seulement déléguer. Ils souhaitent collaborer, piloter leur entreprise avec l’aide de leur expert-comptable, qui est ici sur son cœur de métier
• 65 % sur la recherche de financement, pour s’y retrouver dans la multiplicité des offres actuelles
• 93 % sur leur stratégie marketing et communication. Le sujet est porté par la digitalisation : les experts-comptables pourront-ils leur fournir des conseils, voire évangéliser sur sa nécessité ?

Les chefs d’entreprises s’appuient de plus en plus sur des réseaux d’accompagnement entrepreneurial. Ils sont 40 % à déclarer être ou avoir été accompagnés par ces réseaux (chambres consulaires, investisseurs, Etat… sans oublier leurs proches).

Pour eux, il devient normal de bénéficier de conseils personnalisés. Ce besoin d’accompagnement qu’ils formulent constitue une excellente nouvelle pour les experts-comptables qui peuvent ainsi valoriser leurs contacts, leurs connaissances, leur savoir-faire.

Le digital constitue un catalyseur de cette relation directe, humaine, et de son efficacité… mais il n’entend certainement pas s’y substituer.

Moins de clients, plus de confiance : un marché qui bouge !

Depuis 2010, les entreprises sont nombreuses à internaliser l’activité comptable. En six ans, de 2010 à 2016 et selon les estimations de Precepta, la proportion des TPE/PME à faire appel à un expert-comptable est passée de 56 à 50 %.

Pour autant, comme l’indique l’enquête Cegid/OpinionWay d’octobre 2020¹, l’expert-comptable reste la personne de confiance par excellence pour les dirigeants, un jugement en forte hausse depuis la crise sanitaire. Il est le premier interlocuteur de 81 % des chefs d’entreprise, très loin devant le banquier ou l’assureur (22 %). Plus que jamais il apparait donc primordial de travailler sur la perception qu’ont les dirigeants de la valeur apportée par le cabinet, qu’il faut rendre plus lisible.

¹ Baromètre de l’écosystème des entrepreneurs Cegid / OpinionWay, Vague 2 – octobre 2020

5 faits marquants balisent l’évolution de la profession comptable :

Comment garder la main ?

Fort de ces constats partagés, comment ne pas subir les transformations de la profession ? Comment prendre les devants pour se démarquer et construire son avenir ?

La profession peut s’appuyer sur 6 atouts majeurs² :

1. L’expertise, avec une dimension pédagogique, voire « tutorale » reconnue par une écrasante majorité des dirigeants ;
2. La fidélité : le taux de rétention des clients dans la durée demeure élevé. Cette fidélité doit permettre le développement de missions connexes ;
3. Des marges : qui subsistent et autorisent encore l’investissement digital pour mettre en œuvre les business model de demain ;
4. La connaissance fine du tissu économique local, du bassin d’emploi et des partenaires spécialisés (banques, assureurs, juristes…)
5. La mutualisation possible des forces grâce au groupement des cabinets
6. Le conseil : s’il sait lui-même évoluer, l’expert-comptable peut se faire le guide de ses clients vers de nouveaux business model, tirant parti de la digitalisation (optimisation des process, dématérialisation des factures, des bulletins de paie par exemple). Un tiers des dirigeants ne se sentent pas à l’aise avec le numérique³ : ils sont en attente d’un accompagnement sur cette route.

² Les tendances du marché de la profession comptable – Xerfi 2019
³ institut Harris, 2018

3 axes pour analyser son projet

Une bonne méthode d’analyse préalable consiste à analyser la pertinence de ses initiatives de transformation digitale en les mesurant sur trois axes :

1. Business : l’amélioration de l’expérience offerte à vos clients, et la valorisation des accompagnements qui ont le plus de valeur
2. Rentabilité : l’amélioration de la productivité du cabinet, avec une automatisation maximum des tâches à faible VA
3. Ressources humaines : l’amélioration de l’expérience offerte à vos collaborateurs pour gagner la bataille des talents

⁴ enquête Cegid-OpinionWay février 2020
⁵ Etude Accenture : Customer experience BtoB, 2018

La transformation digitale des cabinets est bien avancée

Le baromètre de la transformation numérique Cegid/La profession comptable (septembre 2019) a démontré que la profession s’est emparée du sujet, et qu’elle considère être désormais sur le chemin.

Pour vous, où en est la transformation digitale de votre cabinet ?

Réponses des experts-comptables :

• Elle est déjà lancée (89 %)
• C’est un sujet de réflexion (9 %)
• Elle est terminée (1 %)
• Ce n’est pas un sujet (1 %)

La prise de conscience a bien eu lieu. Reste maintenant à la traduire dans les faits… et à ce qu’elle atteigne ses objectifs ! C’est le moment de penser méthode.

Y a-t-il une recette pour réussir sa transformation digitale ? Le processus demande de mettre en place une véritable stratégie en amont, et de suivre une méthodologie solide pour garder la maîtrise des évènements. Sans oublier de s’inspirer de l’expérience de ceux qui ont déjà suivi ce chemin, et de l’expertise de ceux qui les y ont accompagnés…

1. La préparation, la définition de la stratégie digitale, le besoin de conseil
2. La mise en œuvre, les écueils à éviter
3. Les outils pour y parvenir

La préparation, la définition des objectifs et de la stratégie

Samir Amara, directeur associé chez IT Systèmes, rappelle quelques tendances de fond, qui rendent la digitalisation nécessaire et incontournable :

• 72 % des employés travailleront à distance d’ici 2022, pour pallier entre autres les difficultés de déplacement ou les difficultés de recrutement dans certains lieux. Les outils digitaux facilitent le travail à distance.
• 78 % des cyber-atteintes ont lieu dans des TPE et des PME. La modernisation des systèmes d’information contribue à améliorer leur sécurité.
• 62 % des PME n’ont pas les compétences pour faire face à ces attaques…
• 58 % des employés considèrent que leur entreprise est en retard sur le plan informatique. Ce constat rejoint la question de l’attractivité envers les nouvelles générations, qui ont souvent utilisé des outils à la pointe pendant leurs études et ne veulent pas revenir en arrière quand ils rejoignent le monde de l’entreprise.

Ces différentes facteurs est un révélateur des enjeux autour de la cybersécurité. Ils expliquent également la tendance générale à la transition numérique, et c’est pourquoi le terme est aujourd’hui dans la bouche de très nombreux dirigeants. Les nécessités du confinement sanitaire ont encore accéléré le mouvement, mettant en lumière la capacité de ces outils à faire évoluer le mode de travail.

L’évolution sans la révolution

La préconisation est de faire évoluer son organisation progressivement, mais sans pour autant manquer d’ambition. L’important, avant de parler solutions et outils, est de se préparer :

• Il existe une multitude de briques logicielles susceptibles de faire partie de votre prochain environnement de travail ;
• Il faut appréhender cette offre et la mettre en regard des besoins et des priorités ;
• Il faut surtout construire un socle, des fondations qui serviront pendant longtemps à intégrer les outils et les nouveaux usages.

Le rôle du conseil est d’aider à la hiérarchisation des 5 priorités du cabinet :

1. Disposer d’applications modernes, qui facilitent le travail avec les clients et leurs environnements multiples. Le passage dans le Cloud optimise les mises à jour.
2. Attirer les meilleurs talents
3. Disposer d’un avantage concurrentiel : par exemple en proposant le télétravail, la web conférence…
4. Améliorer la productivité : en optimisant les process, la réaffectation des collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée devient possible.
5. Renforcer la sécurité des données

A chaque cabinet, ses priorités.

Des étapes à respecter

L’audit technique : comprendre l’existant et préparer l’évolution de la structure informatique du cabinet en respectant son budget.

L’audit des usages : comprendre les pratiques actuelles (par exemple un outil de transfert de fichiers) et les attentes fonctionnelles.

La production d’un schéma directeur permet d’évaluer la charge financière et les coûts associés, puis d’établir un planning de mise en œuvre des solutions, que l’on choisisse un mode « big bang » ou plus progressif.

Mettre en œuvre et accompagner le changement

Investir dans la conduite du changement est fondamental pour rentabiliser l’investissement technique. Il ne s’agit pas seulement de formation – limitée, en pratique – mais plutôt d’ateliers sur les usages, d’échanges sur le travail dans le cabinet, son organisation, les axes d’amélioration. Sa conduite variera d’un cabinet à l’autre (existant technique, personnel, etc.).

Mathias Besson donne quelques chiffres : « Nous ne souhaitions pas réduire notre masse salariale. Mais en créant de la valeur ajoutée pour les clients, les missions sont mieux vendues. Nous faisons moins de liasses fiscales, et de de plus en plus de conseil. La part de notre masse salariale est passée en à peine six mois de 60 % à 45 % du CA, sur fond de croissance annuelle de ce CA de 20 % »

Processus d’accompagnement : le rôle clé des champions

La fonction de champion (appelé aussi référent, ou team leader) est essentielle. Il faut réunir sous cette bannière des personnes représentant toutes les strates de l’entreprise. Le champion sera l’ambassadeur du changement, ainsi qu’un relais de formation vers ses collègues.

Eviter le piège de la multiplication des outils

Les entreprises qui multiplient les outils prennent de gros risques. Elles construisent de la sorte un véritable millefeuille, avec de nombreuses couches de sécurité et autres mots de passe qui gênent le travail. Il faut au contraire optimiser l’interconnexion, choisir des solutions de la même famille et qui proviennent des mêmes environnements techniques.

Mathias Besson confirme : « l’utilisateur ne voit que quelques outils mais derrière, il y a un back-office informatique qui doit être cohérent pour tout accueillir. Il faut accepter mettre ses œufs dans le même panier pour avoir tous les automatismes, tous les liens possibles ». Vous avez dit contre-intuitif ? Le responsable digital de JeSuisTonDaf rassure : « Aujourd’hui, Il n’y a plus à craindre d’enfermement avec un fournisseur ; le quitter en récupérant ses données est devenu beaucoup plus facile »

L’intérêt d’un écosystème collaboratif

Les outils de travail collaboratif, tels que Zoom pour la vidéo, Slack pour la gestion de projet ou Microsoft Teams pour le multi-usage, ont largement bénéficié des contraintes du confinement et de la généralisation du télétravail.

Mais les facilités d’échanges instantanés ne constituent que le haut de l’iceberg. Samir Amara y voit même un parallèle avec les smartphones, qui intègrent aujourd’hui tout un ensemble de fonctionnalités auparavant disparates, et qui nécessitaient des modes d’emploi et des moyens d’accès trop nombreux. Quand on dispose d’une plateforme commune et d’un mode d’utilisation similaire pour tous les outils, chacun peut mettre sur son propre espace de travail ceux dont il a besoin.

Mathias Besson détaille cette intégration : « Chez nous, le centre de production, c’est MS Teams. Nous y avons intégré le portail Cegid, qui représente le cockpit de la gestion de l’entreprise. Le client du cabinet dispose aussi d’outils qui viennent s’y agréger pour, par exemple, gérer ses notes de frais, ses devis, sa facturation, etc. Nous y avons aussi ajouté une application d’assurance de factures, qui nous a permis de jeter les bases d’une nouvelle offre autour du credit management ».

L’important, c’est de proposer un point d’accès unique à l’ensemble des données de l’entreprise. Des clients que nous pensions perdus dans le numérique ont immédiatement compris tout ce potentiel ! »