Thomas Nicolas (Métropole de Nancy) : « La dématérialisation a fait fondre nos délais de paiement »

La Métropole de Nancy s’est lancée il y a deux ans dans la dématérialisation comptable, à la fois pour répondre aux exigences réglementaires mais aussi pour gagner en efficience. Un projet de longue haleine qui a permis à la collectivité d’identifier notamment des problématiques qui ralentissaient ses délais de paiement. Thomas Nicolas, contrôleur de gestion et chargé de projet dématérialisation à la direction des finances au moment du lancement du projet, revient sur son expérience et les enseignements qu’il en a tirés. Interview.

Qu’est-ce qui vous a poussé à mettre en place un projet de dématérialisation ?

Thomas Nicolas – Ce projet répondait d’abord à une contrainte réglementaire : le Grand Nancy a obtenu en juillet 2016 le statut de Métropole et devait à cet égard transmettre des flux dématérialisés aux Finances publiques. Le délai de mise en conformité, fixé initialement au 1er janvier 2017, a été prolongé d’une année pour nous permettre de mettre en place les outils.

Au-delà de la contrainte règlementaire, nous avons vu dans ce projet l’occasion de moderniser et d’améliorer notre fonctionnement (automatisation maximale de bout en bout) et nos relations avec les fournisseurs (délais de paiement), c’était donc également une démarche volontariste.

 

Quelles ont été les principales étapes de ce projet ?

Thomas Nicolas – Dès février 2016, nous avons noué un partenariat avec la direction départementale des Finances publiques et mis en place un comité de pilotage conjoint pour définir les grandes lignes de la mise en œuvre de ce projet. Nous avons ensuite procédé à un audit sur la chaîne comptable. Nous avons analysé le fonctionnement du circuit des factures, ce qui nous a permis de voir comment perfectionner le système. Nous avons notamment effectué des regroupements de moyens et supprimé des étapes de validation. La mise en place de ces nouvelles pratiques implique de changer l’organisation en interne.

Dans le choix des outils, nous avons comparé ce que faisaient d’autres collectivités ainsi que les avantages et inconvénients de chaque solution. Au final, le parapheur électronique choisi a permis d’ajouter un module à une plateforme déjà utilisée par nos élus pour la dématérialisation des conseils métropolitains : cela permet à nos utilisateurs de recourir aux différents services de dématérialisation avec un seul portail, dont l’ergonomie est connue.

Afin de numériser les factures qui continuent d’être reçues en papier, nous avons fait appel à un prestataire pour externaliser cette tâche. L’ensemble des fournisseurs devant transmettre des factures électroniques en 2020, il ne semblait pas pertinent d’investir dans des outils de vidéocodage pour un besoin temporaire.

Le projet a été porté par deux référents, un issu de la direction des systèmes d’information et un du service financier, moi-même.

 

Qu’est-ce que la dématérialisation a changé pour la Métropole de Nancy ?

Thomas Nicolas – Comme d’autres collectivités, nous faisions parfois preuve de redondances administratives, nous avons observé par exemple que les factures pouvaient passer entre les mains de quatre personnes sans que cela ne soit véritablement nécessaire. Certaines tâches étaient réalisées en doublon par les différents acteurs. La dématérialisation a nécessité d’identifier les processus et a permis de les améliorer et de faire fondre drastiquement nos délais de paiement qui se sont réduits de 33 %.

Nous avons aussi fait évoluer les contrôles. Auparavant, les factures étaient traitées de manière unique. Elles font désormais l’objet de contrôles adaptés aux enjeux et à la nature des dépenses, la dématérialisation permettant d’automatiser des workflows de validation. On s’assure ainsi d’opérer toutes les vérifications nécessaires sur les factures d’un montant important, et, à l’inverse, de gagner du temps sur les factures répétitives et peu significatives. Nous souhaitions profiter de la dématérialisation pour réinterroger notre fonctionnement, avec l’idée qu’il faut parfois faire moins pour faire mieux.

« Nous souhaitions profiter de la dématérialisation pour réinterroger notre fonctionnement, avec l’idée qu’il faut parfois faire moins pour faire mieux. […] Nous sommes convaincus que la clé de succès reste l’organisation interne qui doit être bien comprise et éventuellement revue pour bénéficier des avantages de la dématérialisation.»

 

Avez-vous rencontré des difficultés particulières ?

Thomas Nicolas – Nous avons constaté que les fournisseurs éprouvaient des difficultés avec le portail Chorus Pro pour déposer leurs factures électroniques. Malgré les efforts de communication de l’Etat, certains fournisseurs ont regretté l’absence d’assistance téléphonique pour résoudre leurs difficultés. Il est vrai que les différents acteurs (fournisseurs, services de la Métropole, etc…) ont dû passer à la dématérialisation dans un calendrier très serré. Nous étions obligés de recourir au portail Chorus Pro alors qu’il n’était pas encore finalisé et que les éditeurs de logiciel n’avaient pas développé les interfaces nécessaires.

 

Comment les agents se sont-ils approprié les outils ?

Thomas Nicolas – Parmi les 1 500 agents de la Métropole, environ 350 utilisateurs valident des factures au moyen du parapheur électronique et 75 participent à la tenue de la comptabilité. Tous les agents impactés par la dématérialisation des factures ont été formés aux nouveaux outils et informés de notre nouvelle organisation. Nous avons également diffusé des supports de formation et des guides de procédure. Les retours ont été globalement positifs, les utilisateurs ayant constaté des gains de temps, notamment sur les tâches à faible valeur ajoutée (photocopiage, agrafage, etc…). Toutefois, il a fallu du temps pour appréhender ces nombreux changements et corriger les bugs mineurs.

Lire aussi : « La dématérialisation est un fil conducteur pour toute notre transformation »

 

Quel bilan faites-vous de ce projet, deux ans après ses débuts, et quels conseils donneriez-vous à une collectivité qui se lance dans la dématérialisation ?

Thomas Nicolas – Depuis la mise en œuvre au 1er janvier 2018, notre bilan est positif en matière de gains de temps, d’économies de papier, de rapidité de nos processus, etc… Nous sommes convaincus que la clé de succès reste l’organisation interne qui doit être bien comprise et éventuellement revue pour bénéficier des avantages de la dématérialisation. Il est préférable de tester d’abord la démarche auprès d’équipes motivées (services « pilotes »), pour disposer de premiers retours d’expérience avant d’étendre le projet.

 

Quelles sont les prochaines étapes prévues ?

Thomas Nicolas – Du côté de la Direction des Finances, la prochaine étape est la dématérialisation des bons de commande. D’autres projets de dématérialisation sont en cours à la Métropole, notamment en ce qui concerne les marchés, le courrier, et les notes internes. Nous travaillons également à généraliser la possibilité pour nos usagers de payer sur internet l’ensemble des services offerts par la Métropole.