LISI: « Nous réalisons l’intégralité des paiements du Groupe depuis Payment Factory »

1. Carte d’identité : LISI, acteur industriel mondial spécialisé dans les systèmes de fixations

→ LISI en chiffres

LISI SA Holding, située à Belfort, comporte 3 divisions : Aerospace, Automotive, Medical.

• 13 pays d’implantation : France, Allemagne, UK, Espagne, Turquie, Maroc, Pologne République tchèque, Canada, Etats-Unis, Mexique, Chine, Inde
• 45 sites industriels
• 11171 collaborateurs
• CA 2020 : 1,230 Mds€

Nous sommes allés à la rencontre de Vincent Millet, Trésorier Group depuis 2014. Après un début de carrière dans différentes banques comme Responsable Cash Management auprès des Entreprises, il s’est naturellement tourné vers le métier de Trésorier.

Vincent Millet gère aujourd’hui la trésorerie quotidienne du Groupe LISI, la gestion de change, les financements, le cash management, l’intégration des flux dans les modules trésorerie et paiement. Il nous livre son retour d’expérience sur l’utilisation de Payment Factory pour la gestion des paiements du Groupe, opérés par la Holding, pour l’ensemble des entités à travers le monde.

2. Situation pré Payment Factory : le contexte

La genèse du projet remonte à l’année 2008, lorsque la Direction Générale a décidé de structurer les services financiers. Cela s’est traduit par la création de la fonction Trésorerie, qui était alors prise en charge par la comptabilité et la consolidation.

L’objectif était de rationaliser l’ensemble : les banques, les systèmes de trésorerie et des paiements au moment de transition avec Etebac. Le choix a été fait de mettre en place un logiciel de trésorerie et un logiciel de paiement.

Parmi toutes les solutions, Payment Factory était la seule solution que nous avons pu voir fonctionner en réel, sous SwiftNet, ce qui était primordial pour nous, du fait de notre environnement international.

3. Avec Payment Factory, vous avez unifié vos solutions de paiement : expliquez-nous !

Nous souhaitions uniformiser les workflows de validation et posséder un seul système commun au Groupe. Nous ne voulions pas que la multiplicité des pays soit synonyme de multiples outils, où chacun se connecterait aux e-banking de ses propres banques et où, finalement, on ne maîtrisait pas les utilisateurs, les droits etc… Pour ce faire, nous avons mis en place Payment Factory.

Les avantages de Payment Factory pour LISI :

→ Harmoniser les processus de paiement avec un workflow de validation commun

Payment Factory est connecté à Swiftnet et récupère les relevés de compte de l’intégralité des filiales du groupe, partout dans le monde. Ensuite, chaque entité réalise l’intégralité de ses paiements depuis Payment Factory avec un workflow de validation commun pour l’ensemble du groupe.

→ Renforcer la sécurité des paiements via une double validation des signataires

Payment Factory participe grandement à notre volonté de sécurisation des paiements.

D’abord, au niveau des filiales, nous définissons plusieurs signataires, selon le niveau de sécurisation souhaité. Puis les virements à émettre pour le compte des filiales remontent dans le système de validation de la holding LISI SA. Ensuite, un second processus de validation est mis en place avant que les opérations ne partent en banque au débit de comptes de LISI SA.

Nous pouvons paramétrer les plafonds et gérer les accès aux données confidentielles selon les users, depuis le module de paiement.

4. “ Le paiement pour compte de ” ou POBO : le succès du projet 2020

→ Le principe : La holding du Groupe veut être capable de faire le paiement d’une échéance pour le compte de toutes ses filiales à travers le monde. Le module POBO [NDLR POBO : Payment On Behalf Of] proposé dans Payment Factory a fait l’objet d’un projet mis en place chez LISI en 2020.

1- Le grand plus de la solution : suivre les dettes des filiales de façon automatisée

Au-delà du simple fait que LISI SA Holding paye pour le compte des entités, nous sommes en mesure, avec Cash Management, de suivre les dettes des filiales pour lesquelles la Holding a réglé une échéance.

♦ Exemple : Une filiale veut payer un fournisseur : elle fait sa campagne sur son ERP comme d’habitude. Grâce à Payment Factory, le fichier va se transformer : ce n’est pas la filiale qui va payer mais bien la Holding, qui va envoyer le paiement en banque. La dette contractée par la société fille va être comptabilisée de façon automatique.

Payment Factory génère les fichiers comptables qui vont être envoyés dans l’ERP Comptable de notre Holding. Cela nous permet d’enregistrer et de suivre le paiement de la dette contractée. Tout ceci est automatisé, et c’est le plus du module POBO, qui maîtrise toute la chaîne de paiements.

2- L’avantage du POBO : réduire drastiquement les frais bancaires

Multiplier les établissements bancaires par entité représente des frais importants, auxquels s’ajoutent des frais éventuels de change. LISI SA Holding possède des comptes dans toutes les devises, ce qui évite ces frais de conversion.

♦ Exemple : Une entité française doit payer un fournisseur au UK en livres sterling, mais elle n’en possède pas. Elle devrait donc payer en euros, et convertir la devise derrière, ce qui engendre des frais de conversion.

“Grâce au POBO, tout est centralisé depuis la holding, réduisant considérablement à la fois le nombre de comptes bancaires, mais aussi les frais de change inhérents.”

5. Les bénéfices de Payment Factory

• Un process de validation unique pour l’ensemble du groupe

C’est le premier bénéfice.Tout le monde suit les mêmes règles. Cette rationalisation simplifie l’ensemble du process, tout en le sécurisant.

• Une solution fiable et sécurisée

Nous pouvons mettre en place des cryptages. Le système de mot de passe est très régulièrement mis à jour et correspond ainsi aux règles de conformité. Par ailleurs, le SaaS est un vrai gage de fiabilité de la solution et d’accessibilité pour tous, à travers le monde, à toute heure, en toute sécurité.

• Une capacité précieuse d’interfacer des ERP hétérogènes

Avec nos croissances externes, il n’est pas aisé d’avoir une uniformisation des ERP, selon les pays ! Or, l’architecture de Payment Factory permet de s’adapter à tous les fichiers qu’on peut lui envoyer. Ainsi, nous déployons en ce moment le projet Payment aux Etats-Unis via Swiftnet. Leurs ERP ne sont pas du tout les mêmes qu’en Europe : nous avons échangé avec vos consultants et leur travail de codage en amont nous permet désormais d’intégrer ces fichiers. C’est bien plus simple que de s’attaquer nous-mêmes à la structure du fichier dans leur ERP source. Et ce n’est pas notre métier. Alors que là, tout est géré dans Payment Factory : nous sommes en capacité de fournir un fichier valide, accepté par les Banques. Cela correspond exactement aux besoins du Groupe, et la façon dont nous fonctionnons avec la complexité de notre implantation multi-pays.

• Une navigation intuitive

Nous possédons des utilisateurs multilingues et avec des appétences informatiques parfois hétérogènes… Il nous fallait un module avec une interface très simple et facile d’utilisation. Avec Payment Factory, le menu est clair, bilingue (FR/EN), la navigation intuitive, et tout le monde l’adopte facilement quel que soit le pays.

• Une vraie autonomie sur le paramétrage

Le trésorier connaît son métier, évolue dans ses besoins et nous pouvons faire beaucoup de choses par nous-mêmes : créer des scénarios, créer/modifier des formats, etc…L’administrateur peut finalement aller assez loin dans la maîtrise des possibilités que nous offre l’outil, ce que nous apprécions beaucoup. Et si nous bloquons sur un point, la possibilité d’avoir une HotLine réactive et disponible est un grand plus.

• Un module toujours évolutif

Payment Factory suit les évolutions de sécurité, de création de nouvelles fonctionnalités, comme la plateforme POBO et aujourd’hui le Module Fraude que vous proposez. La sécurisation des paiements est le garde-fou de toutes les entreprises. Nous en avons beaucoup en amont de notre côté, et votre module fraude viendrait, in fine, appuyer les sécurités que nous avons déjà mises en place. Nous ne travaillons donc pas sur une solution obsolète, et nous avons en main un outil qui n’est pas vieillissant. Ce désir de rester à jour et d’anticiper les évolutions est très appréciable.

• Un accompagnement de qualité

Par rapport à d’autres prestataires, je note que les consultants et le support sont très réactifs. C’est un point très positif sur des projets d’envergure internationale tels que les nôtres.

Le mot de la fin ?

“Payment Factory permet d’avoir un nombre infini de flux différents, de banques différentes, de formats différents. C’est très customisable, et très pratique.”

Vous aimeriez en savoir plus sur Payment Factory, afin de centraliser vos paiements de manière automatisée et sécurisée ?