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Créer son tableau de suivi des règlements clients : Excel ou logiciel ?

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Gestion de la petite entreprise

22 décembre 2023

Selon le cabinet d’audit Deloitte, 70 % des entreprises utilisent Excel pour la gestion de leurs données, notamment en ce qui concerne les paiements clients. Pourtant, un suivi scrupuleux est essentiel pour assurer la pérennité d'une société, puisqu'il permet de surveiller que les factures ont bien été payées ou qu'elles le seront dans les temps. Dans ce contexte, est-il pertinent d'utiliser un tableau Excel ou faut-il mettre en place une autre solution ? C'est ce que nous allons voir.

5 min

Créer son tableau de suivi des règlements clients : Excel ou logiciel ?

1. Tableau de suivi des règlements clients Excel : pour quoi et pour qui ?

Excel est plébiscité par de nombreuses entreprises, mais est-ce l’option la plus appropriée pour votre activité ? On fait le point.

 

Suis-je concerné par le suivi des règlements clients ?

Toutes les entreprises doivent gérer des factures clients. Quelle que soit la taille de votre entreprise, aucune activité commerciale n’échappe à cette obligation. Par conséquent, vous aussi, vous devez prendre des précautions pour le suivi de vos paiements clients.

 

Pourquoi le suivi des règlements est important pour mon entreprise ?

Le suivi des règlements clients vous permet de regrouper votre portefeuille de contacts, qu’il s’agisse de vos clients ou de vos fournisseurs. De même, il vous donne la capacité de surveiller :

  • l’état de vos ventes ;
  • l’avancée des devis et des factures ;
  • la situation de vos encours clients (montants HT et TTC) en temps réel ;
  • les potentielles relances clients à mettre en œuvre.

Vous pouvez en plus renseigner les factures d’acompte et programmer des rappels manuels ou automatiques. C’est par exemple utile pour les règlements en plusieurs fois ou lorsque les paiements sont différés par rapport à l’envoi des factures.

 

Comment faire mon suivi de facturation sur Excel ?

Mettre en place un suivi des paiements clients sur Excel exige la création d’un tableau qui liste, au minimum, chacune de vos factures. Évidemment, le contenu dépend aussi de vos besoins et de la façon dont vous allez l’utiliser. Quoi qu’il arrive, vous devez enregistrer toutes vos factures en précisant :

  • le numéro de facture et la date de facturation ;
  • le nom du client ;
  • le montant de la facture ;
  • le mode de règlement concerné ;
  • la date d’échéance.

Suivez en temps réel vos indicateurs financiers depuis votre téléphone !

Pour vos tableaux mensuels, trimestriels ou annuels, ne laissez plus aucune information vous échapper et prenez des décisions éclairées ! Profitez d’une vue d’ensemble sur vos données de trésorerie grâce à un tableau de bord intuitif et disponible en un clic sur votre smartphone.

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2. Tableau de suivi des règlements clients Excel : les limites !

Bien qu’Excel soit pratique, il présente des limites dont vous devez être conscient pour prendre les mesures qui s’imposent.

 

Le risque d’erreur

Cela va de soi, un suivi manuel, y compris sur un fichier Excel, est susceptible de favoriser les erreurs humaines. Si vous vous trompez dans la saisie des données, vous pouvez envoyer des relances clients inutiles ou négliger des retards de paiement.

 

Risques associés aux retards de paiement

Vous le savez, les retards de paiement peuvent impacter la trésorerie de votre entreprise, jusqu’à créer des problèmes de solvabilité. Cela peut aussi affecter la confiance de vos clients et vous faire perdre des contrats à long terme.

 

Un outil peu adapté à un système collaboratif

Contrairement à un logiciel de facturation, un tableau Excel n’envoie aucune notification et peut être à l’origine de conflits avec d’autres fichiers. Si vous collaborez à plusieurs, ces points sont rapidement contraignants pour synchroniser les actions de chacun. C’est en partie pour cette raison qu’il est plus adapté de mettre en place un logiciel de gestion, d’autant plus que celui-ci assure la collecte et le traitement automatique des données en temps réel.

 

Pourquoi et quand opter pour un logiciel de suivi de la trésorerie ?

Un logiciel de suivi de la trésorerie est indispensable si votre entreprise émet un grand volume de factures mensuelles. Il vous permet d’automatiser le processus, de réduire les erreurs et d’être proactif en ce qui concerne les paiements clients. Autant dire que votre efficacité s’en voit accrue !

Posez-vous les bonnes questions !
  • Quels sont mes besoins en trésorerie actuels et prévisionnels ?
  • Que se passera-t-il si l’un de mes clients me paye avec du retard ?
  • Puis-je investir, embaucher, me développer ?
  • Quel est le budget alloué à cette dépense ?
  • Etc.

3. Tableau de suivi des règlements clients : comment l’automatiser ?

Automatiser le suivi de vos règlements clients n’est pas une mince affaire, en particulier lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de facturation. On vous explique tout.

 

Automatisez vos tâches de suivi des paiements clients

Un logiciel de suivi automatisé met à jour les paiements reçus par rapport aux factures émises. Vous n’avez donc plus à intervenir ! Il génère aussi les alertes en cas de retard de paiement, ce qui vous permet de réagir rapidement.

 

Comment choisir un logiciel pour suivre vos règlements ?

Le choix d’un logiciel de facturation implique une évaluation précise des besoins de votre entreprise. Cela passe donc par 6 étapes incontournables.

1. Évaluation de votre situation

Identifiez le stade de développement de votre entreprise, analysez vos besoins et prévisions, et anticipez les retards de paiement éventuels. N’oubliez pas non plus d’évaluer votre capacité à vous développer et le budget que vous pouvez consacrer à cette dépense.

2. Définition de vos besoins

Vos objectifs doivent être clairs. Est-ce que vous visez un pilotage financier, une trésorerie prévisionnelle, une réduction de vos délais de paiement ou des fonctionnalités plus avancées ? Avez-vous besoin de certaines options (synchronisation bancaire, tableaux de visualisation de trésorerie, suivi des échéances, alertes en cas de découvert ou de retard de paiement, gestion du multi-comptes, etc.) ?

3. Considération de vos ressources actuelles

Tenez compte de vos ressources actuelles et pensez à choisir un outil qui permet d’exporter vos données vers votre comptabilité.

4. Implication de votre expert-comptable

Nous vous conseillons également d’intégrer votre expert-comptable au processus de sélection. Vous pouvez par exemple opter pour un logiciel qui lui offre un accès dédié.

5. Détermination de la fréquence de pilotage

Avant de faire votre choix, déterminez la fréquence de suivi de vos règlements (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.). Ne négligez pas non plus les options d’automatisation qui vous permettront d’optimiser votre suivi et de gagner du temps.

6. Intégration et formation des équipes au nouvel outil

Une fois le logiciel choisi, intégrez-le avec efficacité, en formant notamment vos équipes à ce nouvel outil. C’est une condition indispensable pour garantir une utilisation optimale et rentabiliser votre investissement.

Trois bonnes raisons d’utiliser un logiciel de suivi de règlements

Vous vous interrogez sur la pertinence d’un tel logiciel pour votre entreprise ? Voici 3 raisons qui doivent vous pousser dans cette voie :

  1. Simplifiez votre gestion quotidienne : avec Cegid Quadra Entreprise, automatisez les tâches chronophages et ne perdez plus de temps sur votre comptabilité.
  2. Pilotez efficacement votre entreprise : le tableau de bord Cegid vous donne une vue d’ensemble en temps réel pour prendre vos décisions au bon moment.
  3. Augmentez votre productivité commerciale : avec une solution complète et adaptable aux spécificités de votre secteur, vous maximisez votre ROI.

En bref, bien que de nombreuses entreprises utilisent encore Excel pour leur gestion courante, cette méthode présente à la fois des risques et des processus plus longs. Pour éviter ces écueils, nous vous conseillons vivement de mettre en place un vrai logiciel de suivi. Cet outil automatisé minimisera les erreurs, facilitera la collaboration et garantira une croissance durable à votre entreprise.

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