Les solutions digitales au service de la santé financière de l’entreprise

Le 24 septembre avait lieu la première table-ronde en partenariat entre le Réseau Entreprendre et Cegid. Sujet du débat : Les solutions digitales au service de la santé financière de l’entreprise.

« La capacité de s’approprier le digital est une clé pour toute réussite entrepreneuriale » entame Damien Mahinc, product marketing manager chez Cegid. Comptabilité, pilotage, facturation, gestion commerciale : comment la technologie peut-elle aider à développer son entreprise de manière plus sereine ?

Cash is king ! Optimiser sa trésorerie

Pour Clément Mauguet, co-fondateur d’Agicap (solution d’optimisation de trésorerie), « les entreprises n’ont pas l’outil adapté pour gérer efficacement leur trésorerie ».
La place du cash est pourtant au cœur du pilotage d’une activité – et plus encore dans une période aussi chargée d’incertitudes, où la gestion du très court terme et les décisions tactiques sont fondamentales. La solution la plus souvent utilisée pour faire des plans de trésorerie – .xls – s’avère très limitée : l’outil de Microsoft permet de matérialiser une situation ou une prévision à un instant T, mais elle ne se met pas à jour live. Sans oublier les risques d’erreurs… « Excel ne refuse aucun chiffre ! ».

La technologie d’une solution comme Agicap change radicalement la gestion de la trésorerie. Les flux bancaires sont intégrés et catégorisés automatiquement en temps réel, de façon à voir les écarts avec les décaissements prévisionnels. Le chef d’entreprise dispose de prévisionnels synchronisés avec son ERP et les outils de comptabilité et de gestion commerciale de Cegid. Il étudie les scénarios d’impact établis à partir de différentes hypothèses. Muni d’un tel outil, « vous savez si vous êtes dans les clous, vous voyez où vous allez ». Et vous partagez facilement cette visibilité nouvelle, avec les banques par exemple, grâce aux fonctions de reporting.

Aider les dirigeants à piloter leur entreprise et optimiser ses performances

« Nombreuses sont les entreprises, petites, moyennes, même grandes, qui passent trop de temps à produire des tableaux Excel, et pas assez de temps pour les analyser, constate Didier Vankeerberghen, co-CEO d’EMAsphere (solution de pilotage d’entreprise par tableaux de bord).

La question-clé, c’est : comment maitriser son business aujourd’hui et préparer le futur ? » Le dirigeant doit voir en permanence comment l’activité évolue en regard des prévisions, et disposer des bons indicateurs pour prendre ses décisions. Il lui faut aussi communiquer avec sa direction, ses administrateurs, ses investisseurs, ses collaborateurs… Ici comme ailleurs, tout commence par la donnée. Des plates-formes permettent d’en automatiser la collecte, l’intelligence artificielle les structure et en garantit la qualité.

A quoi sert un prévisionnel quand les situations se retournent aussi vite ?

Louis-Philippe Broze, co-fondateur de Spentys (dispositifs orthopédiques sur mesure), témoigne : Nous sommes une start-up, avec une logique de levée de fonds. Nous comptions sur la croissance de nos revenus, mais le chiffre d’affaires a été durement impacté par la crise sanitaire. Nos tableaux de bord nous ont permis de nous poser les bonnes questions, et de prendre des décisions pertinentes dans le contexte. Ils nous ont aidé à faire preuve d’agilité. »

Gaëlle Ribiollet, responsable administrative de Securetech et cliente d’Agicap, précise : « Quand on fonctionne avec un prévisionnel, il faut vérifier en permanence s’il colle toujours la réalité ! Si ce n’est pas le cas, en être informé très vite s’avère fondamental pour agir immédiatement. Car les écarts peuvent déboucher sur des problèmes bien plus lourds ». La fraîcheur de l’information constitue donc une condition sine qua non. En temps réel : c’est l’idéal. Ou au moins à fréquence rapprochée : « Notre expert-comptable nous livre des comptes à jour 2 fois par mois », illustre Louis-Philippe Broze.
Pour autant, la gestion d’une entreprise est faite de tactique et de stratégie. La vision court-terme doit pouvoir être associée au plus long terme. On peut être très bon dans la gestion de son cash, mais rester dans l’incapacité de comparer la performance d’une activité par rapport à une autre.…

Exiger de son expert-comptable moins de saisie, et plus d’éclairages

Le métier de l’expertise-comptable est en pleine révolution. Les automatismes et l’intelligence artificielle lui permettent de dégager de la disponibilité en réduisant le temps passé à la saisie. « La capacité de l’expert-comptable à proposer des solutions innovantes, et à vous conseiller dans vos choix, constitue un très bon indicateur de la capacité du cabinet à accompagner votre entreprise », souligne Damien Mahinc.

Le dirigeant passe son temps à prendre des décisions, à tous les niveaux. « Nous voulons acheter un four pour la cuisine du restaurant, si on est reconfinés deux mois, ça passe ou pas » ? Avec une gestion en temps réel, l’expert-comptable est capable de répondre immédiatement. Une page se tourne ainsi dans la relation entre le chef d’entreprise et son premier conseil : « aujourd’hui il faut exiger de son expert-comptable d’être un éclaireur, pas un atelier de saisie comptable. Bientôt la production de la donnée sera de l’utilitaire, ce qui comptera c’est le conseil qui en découle ».

Quel budget, quel planning de mise en place ?

Pour Gaëlle Ribiollet, le coût de ces solutions digitales est anecdotique par rapport à la valeur qu’elles créent. « Tous les matins, dans chaque structure du groupe, il y avait un comptable qui se connectait à ses cinq banques, et mettait à jour son tableau de trésorerie sur Excel. J’avais les tableaux à midi, et ils y avaient passé la matinée ». Dans ces conditions, la rentabilité comparée est facile à calculer…

Combien de temps faut-il pour que les outils soient productifs ? Qu’il s’agisse de gestion de trésorerie ou de tableaux de bord, la montée en puissance s’avère rapide. Côté Agicap, ce fut l’affaire de très peu de temps pour Gaëlle Ribiollet : « l’outil est ergonomique et intuitif, la mise en place technique et le transfert des données se sont effectués en 48 heures, avec l’aide du support en ligne. Nous avons atteint la vitesse de croisière au bout d’une quinzaine de jours ». Même constat de Louis-Philippe Broze : « nous avons d’abord parlé objectifs, puis nous avons suivi une implémentation progressive, avec un très bon on-boarding, qui est rafraîchi à chaque nouveauté.

Par la suite, les outils digitaux au service de la santé financière de l’entreprise restent évolutifs. Car l’usage crée le besoin, comme le rappelle Didier Vankeerberghen : « On y prend goût, et on fait évoluer sa solution ».

A partir de quelle taille les utiliser ?

Pour Agicap, qui compte aujourd’hui 3000 clients, le sweetspot² s’établit entre 5 et 50 salariés. Selon Didier Vankeerberghen, il s’agit plus d’une question de profil que de taille. Ses clients comptent de 10 à 2000 employés. L’implémentation n’est évidemment pas la même, allant du sur-mesure à la panoplie complète des fonctions disponibles.

Pour beaucoup de start-ups, disposer d’un tel outil s’avère incontournable dès le premier jour. Spentys ne comptait encore que 5 personnes quand elle a implémenté sa solution de tableaux de bord d’EMAsphere. « Nous voulions assurer la transparence vis à vis de notre conseil d’administration, et entretenir le climat de confiance avec nos investisseurs », rappelle Louis-Philippe Broze.

Les outils digitaux font gagner en réactivité et en sérénité, en même temps qu’ils améliorent les relations entre les dirigeants, les collaborateurs, les actionnaires… en leur montrant que l’on garde le contrôle. Damien Mahinc conclut : « ils ne permettent pas de prévoir l’avenir, mais de pouvoir réagir à ses aléas ». Ce qui n’est déjà pas mal !

²Issu de l’univers du golf, le terme « sweet spot » désigne la zone d’impact optimale de la face d’un club. Si la balle est frappée par cette zone, elle sera la plus puissante et la plus précise possible.