Série « Voyez grand pour vos enjeux en matière… d’achats » – Episode 1/3

Dans un marché de plus en plus concurrentiel et un environnement réglementaire favorable à la dématérialisation, en quoi la digitalisation du cycle complet des achats ou Procure-to-Pay (P2P) est-elle un enjeu majeur ? Si votre entreprise est en quête d’un nouveau levier de croissance, l’optimisation de votre processus achats est une étape incontournable à franchir dès que possible.

Une nécessaire automatisation de la fonction achats

Aujourd’hui, les équipes achats réalisent encore une multitude de tâches redondantes, souvent sources d’erreurs et de frustrations. A court terme, l’idée est d’automatiser ces missions standardisées et chronophages afin de dégager du temps pour les compétences et les missions les plus stratégiques de la fonction achats (la négociation, la préparation d’appels d’offres, l’analyse…). Le choix d’une solution interopérable et capable de gérer d’importants volumes de données semble donc s’imposer.

 

Quelles sont les étapes d’un cycle achats ou Procure-to-Pay ?

Le modèle Procure-to-Pay prend entièrement en charge le processus achats. C’est une approche intégrée dont les étapes varient en fonction des besoins de l’entreprise. On retrouve généralement :

  • La demande d’achat ou d’engagement de dépense: recherche de produits et/ou de services, intégration du devis, traitement de la demande.
  • L’approvisionnement : création du bon de commande interne, suivi et réception des marchandises.
  • La gestion des factures fournisseurs: réception de la facture, workflow de validation, traitement de la facture.
  • Le règlement: paiement, mise à jour du compte fournisseur, lettrage…

Si votre entreprise décide de digitaliser son processus P2P, ses besoins devront être clairement définis. L’idée est que cette solution bénéficie à toutes les parties prenantes des différents services : pour avoir une vision unifiée des données liées aux dépenses prévisionnelles ou déjà engagées, mais aussi pour faciliter l’optimisation des coûts ou l’audit du processus global.

 

D’une sécurité renforcée à une maîtrise des coûts, quels sont les bénéfices du processus achats ou Procure-to-Pay ?

D’abord, qui dit automatisation du Procure-to-Pay dit réduction des tâches chronophages, accélération des opérations et diminution du nombre d’erreurs. Il en résulte une amélioration de l’efficacité du processus achats, ainsi qu’une montée en compétences des équipes achats, fournisseurs et comptabilité qui peuvent se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée.

Ensuite, une entreprise qui opte pour la digitalisation de son processus Procure-to-Pay bénéficie d’une meilleure visibilité, renforce sa maîtrise des coûts et optimise sa trésorerie. La traçabilité des opérations d’achats est assurée !

Enfin, vos processus sont harmonisés et conformes aux réglementations en vigueur. La chaîne de paiement est sécurisée.

 

Des exemples de bonnes pratiques en matière de digitalisation des achats (Procure-to-Pay) ?

Toutes les structures peuvent choisir d’automatiser leur processus achats. Voici trois exemples concrets :

  • Dans le secteur médical, les directions achats jouent un rôle clé dans la transformation numérique des hôpitaux (et plus généralement du système de santé). Les achats (d’investissement ou d’exploitation) sont complexes et représentent d’ailleurs le deuxième poste de dépenses en milieu hospitalier.

La digitalisation du système Procure-to-Pay au sein des hôpitaux passe notamment par l’automatisation des commandes (encore trop souvent traitées manuellement), la sécurisation des approvisionnements (indispensable, notamment en temps de pandémie).

Quels avantages ? Dégager du temps pour le personnel déjà submergé de travail, garantir la continuité des soins, renforcer la fiabilité et la traçabilité des échanges, maîtriser les coûts.

  • Dans le secteur de l’assurance et des mutuelles, les regroupements et autres fusions-acquisitions explosent, ce qui amène différents acteurs à travailler ensemble. Une fonctionnalité comme l’e-Procurement simplifie le travail des collaborateurs du service achats, des approbateurs en charge de valider les commandes ou encore des salariés des services Finance et Comptabilité qui rapprochent et règlent les factures.

Quels avantages ? Harmoniser les processus d’achat, absorber un important volume de factures fournisseurs, permettre un rapprochement plus simple des factures, bénéficier d’un stockage sécurisé, ou encore fournir des pistes d’audit sur les opérations de gestion.

  • Dans le secteur agricole et agroalimentaire, les coopératives doivent souvent gérer des achats centralisés et/ou décentralisés. Cette complexité organisationnelle peut être optimisée par une solution digitalisée pour le Procure-to-Pay qui s’intègre parfaitement aux besoins et problématiques métier.

Quels avantages ? Structurer et digitaliser la fonction achats, améliorer le retour sur investissement, permettre une meilleure gestion des fournisseurs, vérifier la pertinence des achats de la coopérative, générer des économies.

 

Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, vous avez intérêt à vous appuyer sur une solution fiable, agile et tournée vers l’avenir. En effet, le Procure-to-pay fait changer de dimension à la fonction Achats, dont l’impact est amplifié, du fait d’un pilotage fluide et approfondi de ses activités.

Offrez une nouvelle dimension à votre fonction Achats !