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Portail de self-service RH : l’expérience collaborateur en ligne de mire

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Ressources humaines

05 juin 2023

Le portail de self-service est entré dans les mœurs RH depuis maintenant une dizaine d’années. En donnant accès aux collaborateurs à leurs données personnelles et professionnelles, tout en leur permettant de renseigner et de modifier leurs informations, la fonction RH a gagné du temps dans la gestion des processus administratifs. Mais son adoption répond à un autre enjeu phare pour l’entreprise et la fonction RH : l’amélioration de l’expérience collaborateur.

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Qu’est-ce qu’un self-service RH ?

Le self-service RH est un système qui permet aux employés de gérer de manière autonome certaines informations liées aux ressources humaines dans le système d’information de l’entreprise. Grâce à un compte personnel dédié, les employés peuvent saisir eux-mêmes des informations telles que le suivi de leur temps de travail, leurs demandes de congés, leurs arrêts de travail, et bien d’autres.

Ce système repose sur la confiance accordée aux collaborateurs et vise à alléger la charge de travail des responsables RH et des dirigeants d’entreprise. Il est de plus en plus utilisé dans les petites et moyennes entreprises (PME) qui cherchent à simplifier leurs processus internes.

Self-service RH : vers une communication fluidifiée

Les processus RH génèrent de multiples interactions, des points de contact, avec les collaborateurs. Le portail de self-service RH permet de simplifier ces échanges et de les rendre plus qualitatifs. En effet, la communication est individualisée, en quelque sorte personnalisée. Le salarié peut suivre par exemple ses demandes de formation, recevoir les offres de mobilité interne et gérer ses candidatures ou encore consulter son solde de RTT mis à jour. Le manager, quant à lui, a la possibilité en sus de gérer les absences et présences des membres de son équipe, mais aussi de consulter un certain nombre d’informations lui permettant de préparer les entretiens professionnels, gagnant de fait en efficacité. La fonction RH, elle, évite de diffuser des messages contradictoires auprès de ses cibles et gagne donc en cohérence.

Modernité et innovations RH

Le portail de self-service RH répond aux attentes des collaborateurs en matière d’expérience digitale. Ces derniers s’attendent à retrouver en entreprise le même degré de service que dans leur vie de tous les jours. Rappelons qu’ils consomment des biens et des services avec facilité grâce à des plateformes intuitives, accessibles de n’importe quel terminal, quelle que soit leur situation géographique. A l’ère du tout numérique, accéder à une plateforme responsive voire une application mobile fait partie des évidences pour des digital users. Cela est d’autant plus vrai dans un contexte où le travail à distance gagne du terrain et où les collaborateurs demandent davantage de flexibilité et d’équilibre entre leur vie professionnelle et vie personnelle. Il s’agit aussi d’une question d’équité : un commercial terrain doit être en mesure d’accéder à ces services avec autant de facilité que ses collègues évoluant au siège de l’entreprise.

Responsabilité et confiance, le duo au service de la qualité des données RH

La mise en œuvre d’un portail de self-service RH booste l’expérience collaborateur puisqu’en toute logique, les processus RH sont pensés pour l’utilisateur final. Le collaborateur, salarié ou manager, dispose in fine d’un outil qui lui facilite son quotidien dans l’entreprise. En responsabilisant les parties prenantes, la fonction RH valorise le capital humain de l’organisation et donne l’opportunité aux collaborateurs de devenir acteurs de leur parcours professionnel. Cette démarche repose sur une confiance mutuelle : les informations délivrées aux collaborateurs se doivent d’être justes et pertinentes. En retour, la fonction RH attend des collaborateurs qu’ils renseignent correctement la plateforme. De cette relation dépend la qualité des données RH et donc la qualité de l’analyse qui en sera faite.

Quand la fonction RH anticipe les pratiques RH

La fonction RH peut ainsi mieux anticiper les besoins et les attentes futures des collaborateurs, notamment en matière de formation, tout en répondant aux enjeux stratégiques de l’entreprise. Mais pas seulement. En effet, les données recueillies permettent aussi à la DRH d’anticiper les pratiques RH de demain. Par exemple, la fin de l’entretien annuel d’évaluation ne cesse d’être annoncée. Et pour cause, 95 % des managers ne seraient pas satisfaits du dispositif[1]. La culture du feedback en revanche se développe dans les entreprises françaises. Un portail de self-service se révèle donc un outil essentiel pour une politique de management de la performance avec d’un côté des collaborateurs qui pourraient solliciter des retours de leurs collègues et de l’autre des managers qui seraient susceptibles de donner leurs feedbacks en continu.

Le portail de self-service RH impacte positivement la relation entre la fonction RH et les collaborateurs. Il permet de leur offrir une expérience de qualité qui a du sens. Il aide au déploiement de nouvelles pratiques RH, tout en permettant de gagner en efficacité et en cohérence. Il s’agit donc d’un outil essentiel pour la fonction RH pour qu’elle organise et pilote le changement.

[1] Tendances RH 2017, New rules, new game, Deloitte.

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