Secteur public : les différents moyens d’adopter Cegid Notilus

Secteur public : les différents moyens d’adopter Cegid Notilus

Lorsque les entités du secteur public souhaitent adopter un outil technologique comme Cegid Notilus, elles doivent suivre une démarche bien précise. Cela se traduit généralement par le lancement d’un appel d’offres mais il est également possible de faire appel aux différents marchés proposés par les centrales d’achat par exemple. Si vous êtes un établissement public, vous avez forcément entendu parler de l’UGAP.

Aujourd’hui nous faisons le point avec Emmanuelle VENET-SAID notre ingénieure commerciale, elle vous en dit plus sur les différentes possibilités d’adopter Cegid Notilus.

1. Passer par une centrale d’achat

UGAP : Union des groupements d’achats publics

L’UGAP est un établissement public industriel et commercial (EPIC) placé sous la tutelle du ministre chargé de l’Action et des Comptes publics et du ministre chargé de l’Education nationale.

Elle est la seule centrale d’achat public « généraliste » en France.

En tant que centrale, l’UGAP est en mesure de proposer différents services ou produits : des fournitures de bureau, des équipements mais aussi des prestations intellectuelles et/ou la fourniture de logiciels.

L’UGAP s’adresse à l’ensemble des entités publiques, telles que collectivités territoriales, EPIC (Établissement public à caractère industriel et commercial), etc…

L’offre Cegid Notilus au sein de l’UGAP

L’offre déplacements professionnels : il s’agit d’un package complet contenant une solution de gestion des missions et des états frais (Cegid Notilus), connectée au portail de réservation, une agence de voyages ainsi que la carte logée. Cette offre est évolutive et propose plusieurs niveaux de service car chaque bénéficiaire n’a pas forcément les mêmes besoins ou le même degré de maturité. Le premier niveau permet l’accès à l’agence de voyage, au portail de réservation et à la carte logée. Le niveau suivant de l’offre permet d’ajouter la gestion des ordres de mission, des états de frais et la facture fournisseur et ainsi de bénéficier d’une gestion 360° des déplacements.

2. Passer par un accord cadre

Je constate depuis quelques années un besoin d’optimiser les coûts en se regroupant entre établissements (même métier, même pratiques,…) plutôt que lancer chacun respectivement une procédure d’appel d’offres.

En effet, certaines organisations optent pour la mise en place d’un accord-cadre, un appel d’offres commun, afin de répondre à tout un secteur d’activité. C’est le cas par exemple de l’accord-cadre lancé par le CNRS et l’AMUE en juin 2021. Souhaitant faire converger leurs processus, l’AMUE (agence de mutualisation des universités et établissements) et le CNRS (Centre national de la recherche scientifique) ont décidé de mettre en place leur propre accord-cadre, Cegid Notilus est titulaire en co-traitance avec l’agence de Voyages FCM, pour 6 années.

3. Lancer un appel d’offre

Un appel d’offres est une procédure par laquelle un établissement public fait appel à des entreprises pour répondre à un besoin spécifique. Dans un objectif de transparence et d’égalité, l’établissement est dans l’obligation de transmettre publiquement l’information. N’importe quelle entreprise peut répondre à l’appel d’offres et celui-ci est clôturé lorsque l’organisation sélectionne le titulaire.

En amont d’un appel d’offres, les établissements mènent un sourcing. Ceci leur permet de rencontrer les différents acteurs du marché, de murir leur démarche et ainsi d’évaluer leurs compétences en vue d’un marché public.