RH Secteur Public : comment réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs ?

Sommaire

1. Comprendre les spécificités de l’intégration dans le secteur public

2. Mettre en place une stratégie d’intégration efficace

3. Optimiser l’intégration grâce à l’évaluation et à l’amélioration continue

1. Comprendre les spécificités de l’intégration dans le secteur public

Diversité des missions et des métiers, hétérogénéité des profils, pluralité des modes d’organisation, réglementation spécifique… Le secteur public possède un fonctionnement à part qui peut complexifier la mise en œuvre du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Mais ce sont justement ces spécificités qui font de l’onboarding une étape cruciale, afin que les collaborateurs fraichement arrivés dans la fonction publique puissent s’intégrer professionnellement et se sentent suffisamment bien pour rester.

Le processus d’onboarding va permettre au collaborateur de bien comprendre ses missions, de se familiariser avec son nouvel environnement de travail, d’obtenir un maximum d’informations utiles pour ses débuts dans l’institution et de commencer à s’impliquer dans une dynamique d’équipe.

L’intégration des nouveaux agents de la fonction publique présente donc plusieurs enjeux :

• Créer un sentiment d’appartenance à l’institution, donner envie de s’impliquer dans la dynamique d’équipe et d’adhérer aux valeurs du service public ;
• Booster sa marque employeur : une administration qui soigne l’accueil des nouveaux collaborateurs a plus de chance de les fidéliser. Cela réduit donc la fuite des talents et le turn-over ;
• Permettre au collaborateur d’être opérationnel rapidement et de faire une montée en compétences plus rapide, car il aura toutes les informations essentielles à sa disposition ;
• Offrir une meilleure qualité du service public grâce à des agents qui comprennent leurs missions rapidement et sont donc performants en peu de temps.

2. Mettre en place une stratégie d’intégration efficace

Dans la continuité des exemples ci-dessus, nous allons vous expliquer comment mettre en place une stratégie d’intégration efficace. Dans l’onboarding, le service RH joue évidemment un rôle clé. La première chose est d’avoir bien en tête les différentes étapes clés de l’intégration :

L’accueil

Il se prépare avant même l’arrivée du collaborateur en informant les collègues du service concerné, en réservant un créneau pour l’accueil, en préparant le poste de travail et les papiers administratifs, en remettant un livret d’informations sur les valeurs et le fonctionnement de l’institution… Le jour J, organisez une journée d’intégration pour les nouveaux collaborateurs avec une visite des locaux, une rencontre avec les futurs collègues et surtout un rendez-vous avec le manager. L’accueil doit être soigné car les premiers jours sont déterminants pour fidéliser les nouveaux talents.

La formation

L’onboarding intègre une phase de formation, qui est un levier précieux pour l’accueil des nouvelles recrues. Cela est d’autant plus vrai que dans le secteur public les profils sont très hétérogènes et qu’il faut adapter l’intégration en fonction de cette diversité et des spécificités de la fonction publique. Le responsable de service doit lister les formations en lien avec les besoins évalués lors du recrutement : cela peut concerner le fonctionnement de l’administration, les méthodes de travail ou encore la gestion des marchés publics. L’objectif est de mettre le nouveau collaborateur au même niveau que ses collègues et de le faire monter en compétences afin qu’il devienne autonome.

L’accompagnement

L’intégration ne s’arrête pas au premier jour du nouveau collaborateur. Il est indispensable de l’accompagner sur les premiers jours et de ne pas le laisser évoluer seul dans un nouvel univers. Pour l’aider dans sa prise de poste et répondre à ses questions, vous pouvez nommer un mentor ou un tuteur qui sera une personne ressource, autre que le manager.

L’évaluation

Au bout de quelques semaines, à la fin du premier trimestre par exemple, le responsable de service peut proposer une évaluation qui permettra de faire le point sur les éventuelles difficultés et sur l’efficacité de la procédure d’intégration. Fixer des points à intervalle régulier avec le service RH ou le manager permet de vérifier que tout se passe bien.

Pensez également à l’onboarding digital pour accueillir les nouveaux collaborateurs. Pourquoi ? Car cela simplifie certains aspects du processus d’accueil et permet de gérer l’ensemble des moments clés: création de checklists, message de bienvenue, mise à disposition de tutos vidéo ou webinaires, digitalisation des process RH… Cela fait notamment partie de l’automatisation RH, essentielle à l’heure où tout se digitalise.

3. Optimiser l’intégration grâce à l’évaluation et à l’amélioration continue

Comme nous l’avons déjà évoqué, l’évaluation est un élément clé de l’intégration. Elle permet de mesurer à la fois la satisfaction du collaborateur, les retombées des formations proposées, les points positifs et ceux à surveiller et à améliorer. Le suivi peut se faire via différents outils :

• Des enquêtes de satisfaction
• Des entretiens individuels avec le responsable de service
• Un suivi des performances

En fonction des résultats, il conviendra de proposer des pistes d’amélioration. Il peut s’agir de reprendre le guide d’accueil afin d’ajouter des informations manquantes, d’ajuster la formation pour la faire mieux correspondre au besoin du collaborateur, de renforcer le tutorat et l’accompagnement… Dans tous les cas, l’amélioration continue est importante pour aller vers un processus d’intégration plus performant et adapté au service public.

Vous l’aurez compris, l’intégration des nouveaux arrivants dans le secteur public nécessite la prise en compte des spécificités de ce milieu. Le gouvernement a d’ailleurs créé une boîte à outils pour améliorer cet accueil. Pour le reste, la réussite de l’onboarding repose notamment sur l’accueil, l’accompagnement, la formation et l’évaluation. Ne négligez jamais cette première expérience collaborateur qui sera déterminante pour garder vos talents !