DRH & conformité paie, votre solution est-elle au point ?

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Entre prélèvement à la source et Règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD), le chemin vers la conformité de la paie semble semé d’embûches. Les permanentes évolutions réglementaires dépassent de plus en plus les professionnels RH. Près d’un sur deux a du mal à suivre.

La mise en conformité de l’entreprise : le sacerdoce de la DRH

Votre fonction RH est-elle en conformité avec la réglementation ? Ou plus justement avec les réglementations en vigueur ? En effet, quels que soient ses champs d’expertise, la DRH fait constamment face à de multiples évolutions du droit social et fiscal. Et doit toujours être en conformité optimale.

Loin d’être épargnée, la paie doit en continu veiller au grain concernant les taux de cotisation de l’Urssaf, les fluctuations du taux de la CSG, les modalités déclaratives de la réduction Fillon, le prélèvement à la source (PAS), le Règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD) ou encore plus récemment la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, avec tout ce qu’elle implique, notamment au sujet de l’index de l’égalité salariale…

Alors même que la veille réglementaire n’est pas vraiment une mission RH à proprement parler, elle reste une tâche indissociable des gestionnaires de paie. Notamment parce qu’il en va de la pérennité des organisations. Les professionnels RH doivent s’assurer voire garantir que les lois et réglementations sont bel et bien appliquées dans l’entreprise afin d’éviter des sanctions de type redressement de l’Urssaf et amende de la Cnil.

Il lui faut donc être en mesure de consulter facilement les informations, d’identifier rapidement les problèmes et de contrôler avec justesse la paie et les déclarations. Cela lui demande aussi de se former en continu pour bien saisir les nouvelles dispositions.

Les répercussions coûteuses de la non-conformité

Si d’éventuelles erreurs peuvent avoir des conséquences dramatiques sur le business, elles ont également des répercussions néfastes en matière de marque employeur, de réputation et d’expérience collaborateur.

85

% des salariés

consultent systématiquement leur bulletin de paie

1/3

des salariés

a déjà constaté des erreurs bulletin de paie, le plus clair du temps en sa défaveur^[1]

12

% des salariés

avaient remarqué des anomalies quatre mois après l’instauration du PAS^[2].

Ces risques en valent-ils la chandelle ? Bien évidemment, non. La DRH ne devrait-elle donc pas transférer ces questions à des experts des évolutions légales et fiscales afin de se concentrer sur son cœur de métier : l’humain ? D’autant que 46 % des professionnels RH affirment rencontrer des difficultés pour suivre les évolutions réglementaires, sept points de plus qu’en 2018^[3].

Et c’est sans compter qu’un bulletin de paie plus juste, un bon établissement des notes de frais ou une DSN bien remplie ne permettent pas d’accroître la performance des collaborateurs et n’a pas d’impact sur leur créativité.

Il faut également ajouter à cela que cette veille réglementaire se révèle de plus en plus chronophage pour les professionnels RH, les détournant des chantiers prioritaires que sont l’accompagnement des collaborateurs, le développement RH, la communication RH, le développement d’une culture de l’innovation… En d’autres termes, elle nuit à la transformation nécessaire de la DRH.

Déléguer la veille réglementaire : une sortie de crise au profit de la revalorisation de la DRH

En confiant la veille réglementaire, notamment à un prestataire externe spécialisé, la DRH gagnerait du temps pour se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée, à savoir les missions stratégiques, tout en ayant une réelle maîtrise des risques.

L’urgence est réelle :

39

% des ETI uniquement

ont finalisé leur mise en conformité avec le RGPD mis en vigueur en mai 2018^[4].

77

% des entreprises

pensent que la mise en conformité avec le règlement européen va largement mobiliser les budgets sécurité dans les deux ans à venir^[5].

La collecte et le stockage des données financières des collaborateurs doivent être sécurisées, à l’instar des accès. Seules les personnes habilitées doivent pouvoir les manipuler. La traçabilité des actions demeure également au cœur des enjeux.

Déléguer la veille réglementaire permet d’anticiper les nouvelles réglementations, puis de disposer de logiciels conformes aux nouvelles normes, et ce, en temps réel pour ainsi garantir la conformité de la paie en particulier, de l’entreprise de manière générale.

La conformité de la paie couvre différents enjeux au sein de l’entreprise : à la fois sociaux, fiscaux et techniques. S’appuyer sur un responsable de la veille légale devient un incontournable pour la fonction RH qui doit également inclure les DSI et DAF dans les réflexions sur ce sujet.

[1] Article, “Fiche de paie : un salarié sur trois a déjà constaté une erreur”, Europe 1, 2015

[2] Etude, “Les salariés français et leur salaire”, Ifop, 2019

[3] Enquête, “Les RH au quotidien”, Editions Tissot, 2019

[4] Etude, “Baromètre de la maturité digitale des ETI”, EY, 2019

[5] Etude, “Observatoire de la sécurité IT 2019”, IDC Executive Brief, 2019