Reprise d’activité : simplifier les process grâce à la digitalisation et aux outils RH

Fortement sollicités avant, pendant et après la crise de la COVID-19, les DRH ont su s’adapter et répondre aux défis. Ils ont fait face à un écosystème sans horizon connu mais mouvant. Cette réactivité a été possible grâce aux premières briques digitales déjà posées : 82 % des décideurs RH interrogés pour l’enquête MARKESS by exægis, mobilisent des outils pour automatiser les processus, avec un focus marqué sur les dimensions traditionnelles (paie, administration du personnel, temps et activités). Dans le détail, 70% privilégient automatisation des processus et 66% l’amélioration de la performance de la fonction RH. Il faut aller plus loin et plus fort.

Automatiser et sécuriser les tâches administratives

En période de crise, cette dynamique d’automatisation des processus RH a permis aux équipes RH de résister à la surcharge de travail alors qu’elles-mêmes avaient aussi à s’adapter dans leur mode de travail. La tension a été extrêmement élevée et a pu amplifier les erreurs de saisie. La digitalisation a pu limiter cet impact et réduire les temps dédiés à la rectification des paies, par exemple. Et cela a été précieux. Dit autrement, la transformation digitale des outils permet de faire face à des chocs imprévus, immédiats et de grandes ampleurs.

La période a été aussi marquée par des décisions improvisées mais adaptées à la situation. Elle montre la nécessité d’atteindre une organisation “full digital”. A ce titre, si la gestion de la paie a déjà énormément évolué, elle peut être encore plus digitale qu’elle ne l’est actuellement. Les nombreux chantiers à mettre en oeuvre doivent être priorisés selon les enjeux de chaque entreprise. Parmi eux, il y a :

• la révision du processus de recrutement avec des outils déjà prêts à l’emploi : visio, test en ligne, intelligence artificielle…
• la gestion d’onboarding en tirant les leçons des expériences menées durant le confinement
• la mise en place de procédure digitale pour l’off boarding : signature électronique pour le solde tout compte, l’attestation de restitution de matériels ou encore l’attestation de levée de non-concurrence…

Le départ d’un collaborateur s’entoure de plus d’enjeux que son arrivée. Si les documents requis ne sont pas signés, les indemnités dues ne peuvent être versées, et les éventuels droits au chômage enclenchés. Quand à l’entreprise, c’est un dossier qui ne peut être clos et du temps dédié supplémentaire à prévoir.

Fluidifier les échanges d’information

A présent que les processus administratifs sont digitalisés, ou en voie de l’être. Le DRH peuvent passer à une nouvelle étape importante : l’assimilation des données. La crise du COVID-19 a montré l’utilité d’intensifier les échanges entre l’Etat et les entreprises. Ici au-delà d’intégrer les flux d’informations, le défi est de fluidifier les échanges. Le digital permet d’adapter l’organisation des DRh à l’intensité de ces échanges et à la nature de la crise :

• report de charges sociales
• chômage partiel et prise en charge du complément de salaire
• arrêt de travail
• prêt de salariés.

Lors que le contexte amène une explosion de dispositions réglementaires, l’humain a besoin d’un temps certain pour assimiler l’ensemble des informations. Ce qui occasionne des retards dans la prise de décision, voire des erreurs d’interprétations. L’intégration digitale permet de cibler directement les mesures impactant l’entreprise et de modifier en temps réel tous les paramètres concernés. Le risque d’oubli ou d’erreur s’en trouve minimisée. Il y a aussi un gain de temps sur les tâches dédiées aux procédures.

Ce temps gagné permet de le consacrer à la diffusion de l’information auprès des salariés. Là encore, le digital permet de fluidifier les échanges et améliore significativement l’expérience collaborateur. A ce titre, les DRH peuvent s’appuyer sur des innovations comme les chatbots notamment en période de crise, où les salariés sont en attente d’informations régulières. D’ailleurs, l’étude de Dydu montre que leur usage réponds aux besoins :

• rapidité
• gain de temps
• facilité d’utilisation
• renfort du lien.

Conformité, fiabilité et agilité

La COVID-19 a montré que le volet réglementaire pouvait être exponentielle, extrêmement changeante et éphémère. Et à chaque instant, les équipes RH doivent être conformes. Là encore, la digitalisation des processus permet de réfléchir ensuite à la bonne manière pour vos équipes RH de prendre en compte les changements rapides et répétés. Il s’agit d’être efficace et pertinent dans la mise en oeuvre, y compris quand le changement est soudain et temporaire. Ici le sujet porte sur l’anticipation des contrôles. Par exemple, dès à présent, l’Etat contrôle la réalité de l’activité des salariés. Les responsables RH vont devoir être prêt à présenter les justificatifs concernant l’activité des salariés. La conformité ne peut être bien menée qu’avec une traçabilité. Ce que permet le digital, y compris dans le suivi de l’évolution de l’application du protocole sanitaire.

Le coronavirus a montré que les DRH étaient agiles et flexibles, de gré ou de force, pour maintenir leurs missions et les exigences qui vont avec. Ce qui a été mis en place pour le confinement a besoin d’être fiabilisé. Le télétravail en est un parfait exemple. Ainsi, toujours selon l’enquête MARKESS by exægis, 46% des DRH ont « découvert » que les solutions numériques fournies aux collaborateurs n’étaient pas toujours adaptées au télétravail. Si le télétravail prend une place prépondérante dans l’organisation de l’entreprise, alors il est important que chaque collaborateur dispose de matériel adéquat, d’outils connectés, d’outils collaboratifs… Le tout dans un univers sécurisé.

Au total, la digitalisation apporte, ou oblige à la flexibilité, là où il y avait de la rigidité. Elle revisite les modes de management et redonne du sens à un retour pour un peu plus d’organigramme pyramidal. L’objectif va consister à maintenir la cohésion des équipes. Seuls la présence de manager d’équipe peut aider en mettant de l’huile dans les rouages à bon escient et au bon moment. L’organisation s’en trouvera renforcé et agile.