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[Modèles à télécharger] Relancez rapidement vos factures impayées en 4 étapes !

14 Mai 2020

En France, les retards de paiement sont courants. Ils concernent 50 % des factures en B2B1 et provoquent la fermeture définitive d’environ 40 PME chaque jour2. En cette période de crise sanitaire, les entrepreneurs sont plus que jamais confrontés à cette situation mais tous ne possèdent pas les mêmes armes pour passer à l’action. Et vous, où en êtes-vous ? Le recouvrement des factures impayées est certainement devenu votre priorité. Pour vous aider dans cette tâche difficile mais pas impossible, nous vous offrons un guide pas à pas et des modèles de lettre de relances prêtes à l’emploi.

Étape 1 : la relance par mail

Vous le redoutiez, votre facture est arrivée à échéance et aucun virement n’apparaît sur votre compte. Et votre client vous laisse sans nouvelles…

La toute première démarche est rapide et simple à exécuter. Envoyez un mail de relance, puis un second quelques jours plus tard si vous n’avez pas obtenu de réponse. Utilisez un ton aimable : il est inutile de mettre en danger votre relation commerciale à ce stade.

Voici un modèle que vous pouvez personnaliser :

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, nous avons constaté que vous êtes toujours redevable de la somme de xxx euros correspondant à la facture n° xxx datant du __/__/_____ qui reste impayée à ce jour.

Nous vous saurions gré de procéder à son règlement par (préciser les moyens et les modalités de paiement acceptés) dans les plus brefs délais.

Si ce règlement est déjà en cours, nous vous prions de ne pas tenir compte de cet email.

Bien cordialement,

 

 

Étape 2 : n’hésitez pas à décrocher le téléphone !

Toujours pas de nouvelles ? Ne vous découragez pas, un simple coup de fil suffit souvent à débloquer la situation. Appelez directement votre client et cherchez à comprendre l’origine du problème. Est-ce un oubli, un manque de trésorerie, un souci d’organisation, ou bien de la mauvaise foi ?

Une fois l’appel téléphonique terminé, vous pouvez lui envoyer de nouveau la facture afin de le motiver à agir rapidement.

Des solutions existent pour vous protéger contre les retards de paiement et les impayés : découvrez-les !

 

 

Étape 3 : passez aux lettres de relance

Malgré cette conversation téléphonique, votre compte bancaire ne bouge pas ? Le moment de passer aux lettres de relance est venu. Plus formelles, elles peuvent pousser certains mauvais payeurs à agir. Gardez en copie tous les courriers que vous envoyez.

Vous pouvez rédiger deux types de lettres. Commencez par une relance : elle doit indiquer le retard de paiement, la somme due, la date de la signature du devis et les prestations ou produits livrés.

Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez passer à la lettre de mise en demeure envoyée en recommandé avec avis de réception. Ce détail est important car il s’agit d’une preuve de défaut de paiement. Ce courrier a une valeur juridique probante. Il constitue la première étape avant le recours en justice. Conservez donc bien tous les justificatifs de la Poste jusqu’à l’encaissement de votre facture.


Télécharger les modèles de lettre

 

 

Étape 4 : ayez recours à l’injonction de payer

Vous ne parvenez toujours pas à obtenir le résultat espéré ? Il est temps d’entamer une procédure judiciaire. C’est la dernière solution lorsque toutes les tentatives de recouvrement à l’amiable ont échoué. Ce type de démarche concerne heureusement une minorité de cas. 90 % des retards de paiement sont réglés à l’amiable par les professionnels du recouvrement3.

La procédure est relativement simple. Vous devez faire une demande d’injonction de payer à un juge. Pour cela, adressez-vous au tribunal judiciaire de la commune de domiciliation de l’entreprise de votre client. Si la somme due est inférieure à 10 000 euros, un simple formulaire Cerfa suffit. Si elle est supérieure, la requête doit être rédigée par un avocat. Les frais liés à cette prestation sont à votre charge. La procédure en elle-même est certes chronophage mais entièrement gratuite.

Que se passe-t-il ensuite ? Si le juge estime la demande justifiée, il vous remet une ordonnance portant injonction à payer que vous devrez transmettre à votre client dans les 6 mois et à vos frais. Attention ! Ne lui envoyez pas les documents originaux mais une copie certifiée de la requête et de l’ordonnance.

Enfin, pour faire exécuter l’ordonnance délivrée par le juge, vous devez vous adresser à un huissier de justice dont le rôle est de récupérer l’argent qui vous est dû. Pour cela, il dispose de plusieurs moyens : il peut agir directement sur les revenus de votre débiteur, sur ses comptes en banque ou encore sur ses biens.

Les mauvais payeurs affaiblissent votre trésorerie mais les solutions existent. Ne restez pas seul face à ce problème. N’hésitez pas à faire appel à votre expert-comptable qui peut vous apporter son soutien et de précieux conseils. Son rôle ne s’arrête pas là : il peut aussi prendre en charge toutes les étapes de recouvrement des impayés décrites ci-dessus. Son intervention vous fera gagner du temps et de l’énergie que vous pourrez réinvestir dans la recherche de nouveaux clients. Si vous avez peur que cette situation se reproduise trop souvent, vous pouvez mettre en place le paiement en ligne ou souscrire à une assurance facture. Ces services sont disponibles dans notre solution Cegid Devis Factures et Cegid Gestion Commerciale.

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1Source : Atradius
2Source : Figec

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