La réglementation RH & Paie sera plus contraignante : comment s’adapter ?

C’est un fait : la réglementation inhérente aux ressources humaines et à la paie a connu de nombreux bouleversements ces dernières années. Alors que de nouvelles lois continuent de voir le jour et que la pandémie de Covid-19 impose de nouvelles règles, comment les entreprises peuvent-elles faire face à cette instabilité législative qui est pourtant devenue la norme ? Quelles sont les mesures à mettre en place pour relever le défi de l’évolution réglementaire ?

Réglementation RH et Paie : des évolutions constantes

Régulièrement, de nouveaux textes réglementaires entrent en application et rendent un peu plus complexe le chemin des RH vers la conformité ! Citons, entre autres :

  • Le règlement général de protection des données (RGPD), qui est entré en vigueur le 24 mai 2016 et qui vise à uniformise le traitement des données personnelles. Les RH sont donc particulièrement concernées, étant donné qu’elles disposent d’une multitude de données sensibles.
  • Le prélèvement à la source, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2019. Désormais, le montant de l’impôt est prélevé mensuellement sur le bulletin de paie. Là encore, les RH et les services de gestion de paie ont eu leur rôle à jouer : effort pédagogique envers les collaborateurs renforcement de la confidentialité (les RH ayant accès aux taux individuels d’imposition de tous les salariés), etc.

Ajoutons à ce contexte déjà semé d’embûches l’apparition de la pandémie de Covid-19 au début de l’année 2020. Par exemple, les services des ressources humaines ont été mis à contribution pour gérer le chômage partiel ou encore l’instauration du télétravail (obligatoire quand les missions des collaborateurs le permettent).

Comment s’assurer de la conformité de son service RH et de sa gestion de la paie ?

Face à un contexte réglementaire de plus en plus contraignant et à un avenir incertain sur le court et moyen terme, les services de ressources humaines doivent être capables de s’adapter. L’objectif ? Eviter les sanctions, qui peuvent venir de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ou encore de l’URSSAF, et qui sont parfois conséquentes ! Dans le cas du non-respect du RGPD, le montant de la sanction peut aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial d’une entreprise. Et cette sanction est rendue publique !

Une non-conformité a donc également des répercussions sur l’image de marque de l’entreprise.

 

Mise en place d’une veille réglementaire régulière

La veille est l’une des missions clés du responsable RH. Pourquoi ? C’est la première étape vers la conformité juridique. Au service RH de se tenir au courant des dernières mesures et de mettre ensuite en application les textes réglementaires qui sont votés. Magazines, blogs et journaux spécialisés dans les ressources humaines et le droit du travail, site du service-public.fr, legifrance.gouv.fr (consultation du code du travail)… autant de ressources qui sont pertinentes mais qui prennent du temps à être consultées et analysées.

Pour éviter que cette mission de veille soit chronophage et anxiogène, le responsable RH et ses collaborateurs peuvent programmer des alertes en fonction de la situation de leur société (secteur d’activité, taille de l’entreprise, etc.). Car aujourd’hui, la veille est digitale : l’envoi de mails, notamment grâce à Google Alertes et via des mots-clés, permet de gagner un temps précieux. En plus de se tenir au courant de l’actualité juridique, les responsables RH peuvent donc se consacrer à d’autres missions à forte valeur ajoutée.

 

Utilisation d’un outil de gestion RH à la fois connecté et performant

Face à une situation aussi changeante, il est indispensable d’avoir recours à une solution digitalisée de gestion de la paie et des ressources humaines. Grâce au Cloud, qui permet les mises en jour en temps réel, les logiciels se basent sur les dernières normes en vigueur : les documents édités sont donc toujours justes et les décisions sont prises en se basant sur des informations exactes.

En plus des mises à jour qui s’effectuent automatiquement, une solution de gestion RH & Paie permet aux collaborateurs d’identifier rapidement les erreurs qui se peuvent se glisser dans les bulletins de paie ou dans les déclarations sociales nominatives. En quelques secondes, les rectifications sont faites et les sanctions sont évitées.

 

Faire preuve d’une flexibilité et d’une capacité d’adaptation

Il ne suffit pas de se tenir au courant de l’actualité juridique et de disposer d’outils connectés, simples, dynamiques et flexibles. Le contexte réglementaire étant changeant, les collaborateurs doivent, eux aussi, faire preuve de souplesse dans leur travail. C’est toute la culture de l’entreprise, et donc du service RH, qui doit s’orienter vers le digital. Maîtrise de l’outil numérique, prise d’initiatives, réactivité, capacité à prendre des décisions rapidement… autant de qualités et de compétences qui sont aujourd’hui recherchées chez les salariés évoluant au sein d’un service RH ou Paie.

 


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