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La Référence d’Obligation Fiscale (ROF) qu’est-ce que c’est ?

10 Jan 2020

La ROF ou Référence d’Obligation Fiscale est un identifiant définissant les obligations fiscales à souscrire par un déclarant. Son avantage est de permettre d’individualiser les obligations fiscales. Un déclarant a en effet plusieurs obligations par rapport à l’administration et donc autant de ROF que d’obligations fiscales auxquelles le déclarant est soumis.

Exemple :

Une société doit produire une déclaration 2065 pour déclarer les résultats, produire une déclaration CA3 tous les mois pour déclarer sa TVA, et ne pas oublier de payer son IS.

Si le numéro SIREN est lié à l’entreprise et reste unique pour chacune, la ROF est un identifiant lié à chaque obligation fiscale. Un dossier (SIREN) a donc autant de ROF que d’obligations fiscales auxquelles il est soumis, TVA, TDFC, paiement CVAE, paiement IS, etc.

Au sein d’un même type de déclaration, un déclarant peut avoir la nécessité de souscrire plusieurs déclarations pour une même période dans le cadre des activités multiples. Il aura autant de ROF que d’activités différentes exercées simultanément. Pour la TVA, la ROF attribuée à une entreprise peut ainsi être TVA1, ou TVA2, ou TVA3… selon l’activité du dossier ou ses évolutions dans le temps.

Exemple :

Un institut d’esthétique ou un coiffeur faisant de la prestation de services et de la vente de marchandises aura donc 2 ROF dans le cadre de sa déclaration car il a deux activités.

Il est donc plus juste de parler des ROF puisqu’il existe : une ROF par formalité, une ROF par activité et que la ROF peut n’être valable que pour une période (exemple : changement d’activité).

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La Référence d’Obligation Fiscale (ROF) : rôle et impacts ?

Depuis la campagne 2016, chaque dépôt de déclaration fiscale par l’intermédiaire des télétransmissions des données est identifié grâce au numéro de SIREN du contribuable auquel est associé une occurrence d’obligation fiscale (appelée ROF).

L’utilisation de la ROF est obligatoire dans le cadre des procédures relevant de l’EDI-TDFC, de l’EDI-TVA et de l’EDI-Paiement (CVAE, IS, Taxe sur les Salaires).

Remarques :

  • Toutes les téléprocédures ne nécessitent pas une ROF : EDI-DSI – TD-Bilatéral ou EDI-PART (pour la déclaration n°2561 ou la DAS2).
  • La ROF est obligatoire que pour un dépôt à destination de l’administration fiscale.  Par exemple, une association non fiscalisée n’a pas besoin d’une ROF.
  • Pour  les déclarations qui n’ont pas une obligation de dématérialisation (déclaration n°2070 par exemple), la ROF n’est pas nécessaire pour un dépôt « Papier » », le couple SIREN – ROF n’est pas prévu sur un tracé CERFA

Il est donc impératif de disposer d’une ROF valide pour permettre une télétransmission des données.

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Comment connaitre la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) d’un dossier ?

En cas d’incertitude sur le numéro d’ordre, la dernière ROF est mentionné dans le compte-rendu transmis par l’administration lors du dernier échange EDI.

Le cas échéant, il est toujours possible de s’adresser au SIE local pour demander cette information. Lors de cette communication, il semblerait qu’il soit préférable d’utiliser plutôt l’acronyme OCFI (pour Occurrence Fiscale) qui est utilisé dans le SI de l’administration.

Attention : L’administration a précisé que la consultation du SIE devrait être limitée au seul cas permettant de distinguer deux dépôts de la même catégorie/régime effectués par le même contribuable et pour la même période. Donc, il est possible qu’elle refuse de fournir cette information.

Pour une entreprise nouvellement créée, la ROF associée aux obligations d’une nouvelle entreprise porte par défaut le numéro d’ordre 1 (par exemple TVA1 ou IS1)

Validité de la Référence d’Obligation Fiscale (ROF)?

La première partie de la ROF doit comporter de 2 à 8 caractères majuscules sans espace (en fonction de la catégorie fiscale et de la nature de l’obligation) et suivie, en seconde partie, de un à cinq caractères numériques (sans présence de zéros non significatifs). Une ROF pourra, par exemple, être égale à IS1, mais non à IS01.

Attention : en cas de mono activité, la ROF n’est pas obligatoirement identifiée par le numéro 1 suivant l’impôt concerné. Par exemple, pour la TVA, ce ne sera pas forcément TVA1.

Le formalisme et le niveau d’exigence sont fixés par l’administration fiscale. Ainsi pour une entreprise soumise à l’IS, la ROF commencera par IS, alors que pour une entreprise individuelle soumise à l’IRPP, elle commencera par BIC. Pour une SCM, la ROF commence par BIC.

Le contrôle syntaxique de la structure de la ROF est strict par rapport au niveau d’exigence de l’administration fiscale et implique un éventuel rejet de l’intégralité du fichier EDI.

Il est ainsi impossible de transmettre une liasse fiscale BIC avec une ROF de nature BNC.

Il est nécessaire ensuite que cette obligation soit identifiée par l’administration fiscale dans son Système d’Information.

Il est, par exemple, très facile de mettre BIC1 comme ROF. Cela permettra de passer le niveau d’exigence syntaxique du partenaire EDI. Mais ensuite, si cette référence est inconnue de l’administration fiscale pour ce régime et cette période, le fichier EDI sera rejeté et le déclarant n’aura pas satisfait à son obligation déclarative.

Changement de Référence d’Obligation Fiscale (ROF) d’un dossier ?

Comme indiqué dans la définition initiale, la ROF traduit les obligations fiscales d’un déclarant. En principe, un déménagement ne change pas les obligations fiscales d’une entreprise. Certes le SIE de rattachement peut changer du fait de cette opération. Mais comme le SIE n’est pas le destinataire direct des envois EDI, ce n’est clairement pas un motif de changement de la ROF.

Donc tant que l’activité de l’entreprise ne change pas, l’administration fiscale ne va pas attribuer une nouvelle ROF.

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Mise en place de la Référence d’Obligation Fiscale (ROF) dans votre logiciel de production

La ROF est un élément constitutif du dossier client. Pour rappel : Un déclarant = 1 SIREN = 1 Dossier Client.

Il conviendra donc de tester la présence d’une ROF dans le Dossier Permanent pour l’obligation en cours de réalisation. Vous devez donc penser à mettre à jour chaque Dossier Permanent de vos clients.

Pour nos clients Cegid Expert un outil est disponible pour cela. Ainsi il sera parfaitement possible de récupérer toutes les ROF d’un dossier en une seule manipulation. Par ailleurs, si le dossier ne contient pas de ROF correspondant à l’obligation fiscale en cours de création, il est bien entendu possible de lancer l’analyse des comptes rendus pour la récupérer et ce de façon automatique.

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Par La Profession Comptable et Cegid