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Quelles questions prioritaires pour se lancer dans la dématérialisation ?

La ville de Suresnes développe un projet d’aménagement de locaux qui implique une démarche de dématérialisation dans la DRH. Nicolas Koenig, chef de projet Système information des Ressources Humaines (SIRH) et chargé de la modernisation RH, identifie les grandes questions auxquelles il sera nécessaire de répondre pour adapter les process en place.

Comme beaucoup d’autres villes, Suresnes, dans les Hauts-de-Seine, mène de multiples transformations pour mieux servir ses 50 000 habitants. Et la commune imagine en premier lieu transformer ses usages professionnels pour mener les chantiers qui se dressent devant elle. Ainsi, Béatrice De Lavalette, Adjointe au Maire déléguée aux Ressources Humaines et au Dialogue social, et Vice-présidente du Conseil Régional d’Ile-de-France chargée du dialogue social, communique fortement aujourd’hui sur l’importance pour la mairie d’améliorer à la fois la performance publique et le bien-être au travail des agents, ceci dans le cadre d’une politique RH composée de quatre axes principaux : dialogue social, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, intégration et accompagnement des handicapés vers l’emploi et bien être santé et sécurité au travail. En avril, Béatrice de Lavalette a participé en ce sens à la première édition de « C’est mon boulot : les nouvelles clés pour réussir » un évènement organisé par France Info, qui accueillait Murielle Pénicaud, la ministre du Travail, et des acteurs des secteurs public et privé. En cours à Suresnes : une évolution des locaux de la mairie, qui s’inscrit dans le cadre de son programme « Incarnons le travail de demain » ; dès 2019 les bureaux des services RH devraient donc être un espace beaucoup plus ouvert et flexible. Mais de telles évolutions posent également en filigrane une question technologique : celle de la place de la dématérialisation dans le changement.

Le sens du papier

« Le papier sédentarise les individus et pose des problèmes de confidentialité dans un espace ouvert» résume le chef de projet SIRH de la ville, avant d’ajouter : « On parle beaucoup de mobilité, des nouvelles possibilités offertes par les ordinateurs portables et les smartphones pour mieux travailler, mais on sous-estime le poids bloquant qu’est une armoire remplie de dossiers et de parapheurs, face à ces nouveaux usages ». Il faut dire, et c’est naturel, qu’à la Direction des Ressources Humaines de Suresnes comme dans de nombreuses autres communes, la « culture papier » est très présente. Celle-ci est rassurante pour les usages du quotidien, favorise un bien-être au travail en l’absence de double écran informatique et a le mérite d’être claire sur la dimension légale. « Dématérialiser ne s’improvise pas », reconnait Nicolas Koenig, qui envisage donc une approche très méthodique pour amener le changement en douceur auprès des agents : « Dans un premier temps, il faudra commencer par faire un état des lieux exhaustif de ce que nous produisons en papier à la DRH aujourd’hui ». Pour le responsable SIRH, la question de la réalisation de cette cartographie est clairement la première à se poser, et ce afin de cadrer les besoins et de clarifier les impératifs juridiques notamment.

S’associer à un groupe expert

La deuxième question est celle du socle technique. « Une fois les besoins déterminés, il est nécessaire de s’appuyer sur des experts techniques. Cela doit se faire en co-construction avec la Direction des Systèmes d’Information d’une part, garante de l’environnement technique local, mais aussi en intégrant les agents de la DRH eux-mêmes, experts dans leur métier, le plus tôt possible dans la discussion, afin qu’ils soient moteurs dans la mise en place d’une solution qui leur convienne » détaille Nicolas Koenig. Après avoir assisté à l’évènement Cegid on Air 2018, le responsable SIRH a donc l’ambition de monter, par l’intermédiaire du club utilisateurs et avec l’éditeur de logiciel Cegid, un groupe expert sur la dématérialisation qui permettra d’être pilote sur les enjeux rencontrés par des communes de la taille de Suresnes et d’apporter des réponses précises aux questionnements des agents. « Il y a deux priorités absolues qui doivent permettre d’identifier la bonne solution technique. La première est l’assurance légale explicite que fournit l’éditeur face aux responsabilités d’une mairie et de ses agents. La seconde est la qualité de l’ergonomie et de l’expérience utilisateurs ».

D’après le responsable SIRH, la troisième question à laquelle Suresnes devra répondre en empruntant le chemin de la dématérialisation, concerne l’accompagnement des agents dans le changement. « On peut difficilement imposer une idée auxquels les agents n’adhèrent pas. Cela créé du stress et c’est contre-productif. Il faut donc que nous fassions un vrai effort pour comprendre les besoins et usages de chacun, et les évolutions doivent se faire par petite marche, en évitant de laisser quelqu’un derrière ». Dans tous les cas, si la dématérialisation est un sujet technique, elle est avant tout un sujet humain. Et à Suresnes, la réflexion menée ne saurait donc être décorrelée de celles portées sur le bien-être et la modification de l’environnement de travail souhaités par Béatrice de Lavalette, et facteurs de performance au travail.

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