Quand l’automatisation « augmente » DRH et DAF

Dans un marché globalisé et changeant, les métiers ne doivent pas supporter seuls la charge de l’innovation et de la performance. Les services financiers et RH doivent se réinventer en capitalisant sur les nouvelles technologies, les données, le Cloud, ou encore les chatbots… Encore faut-il saisir l’opportunité de l’automatisation et tracer la bonne feuille de route : s’appuyer sur les bons systèmes informatiques pour organiser autrement ses processus et identifier de nouvelles missions. L’objectif ? Impacter plus largement la performance globale de l’entreprise.

Mais alors, comment poser les fondations du DAF et du DRH « augmenté » ?

Assistants virtuels et tâches basiques

La digitalisation de l’entreprise suppose de faire mieux, toujours plus vite, en limitant les erreurs et en maîtrisant les risques.

Pour les services RH et Finance, il s’agit d’évoluer afin de répondre aux attentes des clients internes. Si, dans les années 90’ et 2000’, les premières transformations numériques ont consisté à se doter de systèmes d’information (souvent On Premise) facilitant la gestion quotidienne, nous sommes aujourd’hui entrés dans l’ère de l’automatisation des tâches basiques et des assistants virtuels. Selon une logique simple : les algorithmes le font aussi bien que nous, nous aurions tort de nous priver !

Pour le DAF, la dématérialisation des documents (gravée dans la loi Macron) ouvre de superbes opportunités. Grâce au traitement OCR (outil de reconnaissance optique de caractères), les opérations de ressaisie deviennent inutiles : place au logiciel qui reconnaît automatiquement les données de la facture et les transforme en écritures comptables, modélisées en amont par les experts financiers internes. Vos factures sont immédiatement reconnues, qualifiées et classées. Demain, nous irons encore plus loin avec l’automatisation de la collecte des factures : le logiciel va lui-même chercher les factures fournisseurs dans votre environnement applicatif pour les intégrer dans le bon dossier. Charge à vous de réaliser le contrôle ! Vous avez déjà gagné beaucoup de temps…

Côté RH, les bulletins de paie numériques, les documents administratifs (tels que les contrats de travail ou les justificatifs de transport), sont eux aussi concernés par l’automatisation : des demandes de récupération de documents sont envoyées directement par le logiciel tandis que les formulaires sont pré-remplis (souvent à 80 %). Pour le gestionnaire RH, il s’agit alors de contrôler et d’achever le processus.

En savoir plus sur les enjeux de la dématérialisation RH.

En matière d’assistant virtuel, les chatbots vont certainement s’imposer comme les meilleurs amis des DRH. Aujourd’hui, la grande majorité des questions posées par les salariés à leur service RH concerne des demandes simples : congés, absences, calcul de notes de frais… Les agents conversationnels ou chatbots vont se saisir de ces requêtes basiques, les traiter, et, pour les demandes plus spécifiques ou complexes, renvoyer vers un interlocuteur humain. « Chez Cegid, nous mettons en place un chatbot dédié au prélèvement à la source. Nous pensons que cette transition sera source d’anxiété et donc de questions de la part des collaborateurs. Pour traiter ces demandes, un premier niveau de réponse sera réalisé par notre agent conversationnel, ce qui évitera au service RH de crouler sous les sollicitations » explique Laurent Grenouillet, Chef de produit SIRH chez Cegid

La décentralisation des processus est en marche

Qui dit automatisation ne signifie pas que le robot fait tout à la place de l’homme. L’autre grande révolution digitale porte sur la décentralisation des processus. Celle-ci se concrétise à travers des plateformes internes d’échanges et de collaboration. Ce ne sont plus les RH qui saisissent les demandes de congés ou les absences dans le logiciel, mais bien les managers ou les collaborateurs eux-mêmes. L’idée est de donner de l’autonomie aux individus. Depuis son espace personnel (ordinateur, smartphone ou tablette), le collaborateur peut visualiser le solde de ses congés, adresser des demandes ou mettre à jour ses informations. Et tout est plus intuitif, et tout va plus vite.

D’ailleurs, nous remarquons que la logique self-service est particulièrement bien perçue par les métiers :

• Gains de temps dans le traitement des demandes ;
• Réduction des erreurs ;
• Satisfaction collaborateur en hausse.

Plus d’infos sur le portail RH collaboratif.

Vers une maîtrise des risques plus complète avec le Cloud

Dans un environnement économique complexe, global et hyperconcurrentiel, la maîtrise des risques constitue certainement une des missions les plus importantes des services financiers et RH.

La sécurité des systèmes et des applicatifs doit être plus que jamais assurée. « On constate une cybercriminalité en nette augmentation. Les niveaux de sécurité sur les infrastructures informatiques dans les TPE/PME françaises sont insuffisants, ce qui les expose à des risques considérables. C’est pourquoi il est nécessaire d’opérer une transition vers des systèmes Cloud qui offrent de bien meilleures garanties face aux cyberattaques et aux politiques d’accès. Contrairement aux systèmes On Premise qui reposent sur des bases de données relationnelles offrant un accès direct aux données souvent peu sécurisé, les systèmes Cloud ne permettent pas d’accès direct aux données et compliquent donc sérieusement la tâche des cybercriminels » souligne Norbert Jamet, Directeur de l’Offre Channel Entreprises chez Cegid.

Lire aussi : Cegid investit dans la sécurité de ses systèmes.

L’autre grand risque des DRH et des DAF touche à la mise en conformité. La créativité du législateur et les exigences de l’administration obligent les entreprises à effectuer régulièrement des mises à jour. Pour ne plus subir le calendrier, un système Cloud fait peser sur l’éditeur toute la charge de mise en conformité. « Nous délivrons jusqu’à 5 ou 6 évolutions par an intégrant et anticipant tous les changements réglementaires exigés par l’administration. Nos experts absorbent cette complexité pour adapter les logiciels des clients au bon moment » poursuit Norbert.

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Vers de nouveaux rôles & missions

Tout l’intérêt de l’automatisation réside dans la capacité à « augmenter » le collaborateur.

Selon une étude, 90 % du temps des directeurs financiers sera consacré aux données d’ici 2020. Il s’agira non seulement de maîtriser ces données pour assurer leur qualité et leur pertinence mais aussi et surtout de réaliser les bonnes analyses. L’impact du DAF sur la performance globale de l’entreprise va croître de manière exponentielle. De fait, le DAF devra se doter d’une stratégie ambitieuse sur le pilotage de la performance. Selon une étude PwC, les directeurs financiers comptent sur trois axes pour améliorer le pilotage de la performance :

• Enrichir le modèle de pilotage (90 %)
• Mettre en œuvre de nouvelles méthodes de pilotage (79 %)
• Aligner la filière finance et les métiers (68 %)

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Pour les DRH, cette automatisation représente aussi l’occasion de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : le recrutement, la mobilité, la gestion des compétences, la transformation des modes de travail… Et la maîtrise des données sera nécessaire. Par exemple, en utilisant pleinement les données RH internes, le service RH sera susceptible d’anticiper certaines situations dangereuses. Par exemple, une population de métiers (stratégiques pour l’entreprise) n’a pas bénéficié de promotion ou de mobilité depuis un certain temps. Le risque existe qu’ils puissent voir ailleurs rapidement. Le rôle du RH ici est d’alerter le manager pour lui expliquer que certains membres de son équipe pourraient être insatisfaits par un manque de visibilité sur leurs opportunités de carrière.

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