Quand et comment choisir votre nouvel ERP ?

Quelles sont les limites qui peuvent justifier la recherche d’une nouvelle solution ? Quels éléments prendre en compte lors d’un appel d’offre ? De quelles manières un éditeur peut-il faire la différence ?

Quand faut-il moderniser son ERP ?

Les limites que les entreprises peuvent expérimenter avec leur ERP sont variées et dépendent des besoins spécifiques de l’organisation. Il existe néanmoins une raison fondamentale qui doit absolument alerter l’entreprise et l’inciter à changer d’ERP : le moment où l’outil devient une contrainte, un carcan qui vient entraver sa croissance plutôt que d’en être le catalyseur.

Il peut être question d’un ERP qui n’apporte pas de réponse satisfaisante aux nouveaux modes d’utilisation du système d’information, soit parce qu’il ne permet pas d’accompagner la mobilité des collaborateurs ou parce qu’il ne sert pas correctement la collaboration entre les métiers. Il peut également s’agir d’un outil qui ne répond pas aux nouveaux enjeux de l’entreprise, en ne lui permettant plus de se développer, à l’international ou vers l’e-commerce par exemple.

Les freins sont également d’ordre technique : une mauvaise interopérabilité de l’ERP avec les autres systèmes d’information existants constituera un obstacle particulièrement pénalisant pour l’entreprise. Elle obligera celle-ci à gérer le transfert d’information d’un système à un autre et à en assurer la réconciliation.

Cette perte d’efficacité représente un argument particulièrement probant de recherche d’une solution de remplacement à l’ERP existant. Enfin, des outils qui entraînent des coûts élevés de licences, de montées en charge ou de maintenance se retrouvent bien souvent sur la sellette. C’est également le cas des solutions dont le support technique manque de réactivité ou est tout simplement d’un niveau de réactivité insuffisant.

Une fois le besoin de changement avéré, il s’agit de trouver le moment opportun pour commencer la procédure car une refonte d’un ERP reste un projet d’envergure. L’investissement est à la fois financier et humain, et les entreprises doivent parfois reporter leur initiative à une date ultérieure pour des raisons de budget, de priorités ou encore de manque de ressources internes.

Comment mettre en place un nouvel ERP ?

Si la décision de remplacer un ERP émane souvent de la direction générale de l’entreprise, un certain nombre d’acteurs vont être impliqués tout au long de la mise en œuvre du projet ERP. À commencer par les directions informatique et financière, qui seront conjointement chargées d’assurer la stratégie, la définition du besoin et l’établissement du cahier des charges, en collaboration avec certaines directions opérationnelles, tandis que la mise en œuvre sera assurée par les membres des différents métiers. Un tel projet étant hautement stratégique, il est capital que l’approche soit extrêmement structurée, tant côté client que côté prestataire. Des deux côtés, il faudra désigner des chefs de projet qui assureront le suivi du projet au quotidien jusqu’au déploiement final.

Les cycles d’achats s’étalent en moyenne sur neuf à douze mois, selon la taille de l’entreprise et selon l’éditeur. De manière générale, celui-ci débutera de manière classique par un appel d’offres et la présélection de cinq à huit éditeurs. Des phases d’échange et de démonstration produit permettront de réduire cette sélection à deux ou trois éditeurs avec lesquels l’entreprise entrera véritablement dans le détail des processus métiers, des contraintes de déploiement et des coûts, jusqu’à faire son choix final.

Le déroulement de l’appel d’offres pourra néanmoins varier d’une entreprise à une autre, en fonction de leur niveau de connaissance du marché.En effet, les plus informées sur les sujets du digital savent déjà quels sont les acteurs les plus en phase avec leur positionnement et les besoins de leur entreprise. Par conséquent, elles consulteront les éditeurs ou partenaires technologiques plus tard dans le cycle d’achat.

Comment s’assurer de choisir le bon ERP ?

Sélectionner l’offre la plus en adéquation avec son cahier des charges n’est pas nécessairement suffisant. D’autres éléments peuvent en effet faire une réelle différence entre deux offres. On peut par exemple penser à la capacité des équipes avant-vente à s’approprier les problématiques spécifiques de l’entreprise de façon à proposer du sur-mesure plutôt que des solutions packagées, ou encore la réactivité du support client et la qualité de ses réponses.

Il convient également de prendre en compte l’écosystème de l’éditeur dans sa globalité : le réseau d’intégrateurs chargés de déployer les solutions, d’une part, mais également la richesse des partenariats technologiques de l’éditeur, qui déterminera l’interopérabilité de l’ERP avec d’autres acteurs du marché.

Autre élément à prendre en compte pour  faire le bon choix lors d’un déploiement d’ERP : les processus et les applications de l’entreprise. Comme ils sont amenés à évoluer à un rythme parfois soutenu, il est essentiel d’évaluer l’évolutivité de la solution en prenant en considération sa feuille de route.

Le futur ERP devra être suffisamment flexible et ouvert sur les données externes pour répondre aux enjeux futurs de l’entreprise et lui permettre de rester agile sur les dix ans que durera en moyenne son investissement. Il incombe donc à l’éditeur d’être capable de communiquer sa vision et de démontrer la manière dont l’ERP accompagnera l’entreprise sur le long terme.

Enfin, la question de la sécurité reste un critère de choix incontournable. Un ERP sûr doit permettre l’orchestration fluide des processus de l’entreprise et la maîtrise des risques, qu’ils soient d’ordre fiscal, réglementaire, ou encore réputationnel.