Experts-comptables : comment bien accompagner vos clients dans la dématérialisation de leurs factures ?

1. Démarrez par une phase d’audit

Dans un premier temps, identifiez correctement les besoins de leur entreprise. À vous de prendre en compte la nature et le volume moyen des factures à traiter chaque mois, afin de les diriger vers un service adapté.

Ensuite, vous devez mener une réflexion globale sur la façon dont les entreprises et les salariés travailleront avec la dématérialisation. Qui s’occupera de scanner les documents : votre cabinet ou vos clients ? Quel est le pourcentage de factures électroniques ? Quel logiciel ou plateforme utiliser pour gérer l’intégralité du processus de traitement ?

Vous devez anticiper au maximum les impacts organisationnels et humains. Quel matériel vos clients vont-ils utiliser ? Combien doivent-ils investir ? Combien de personnes devront être formées ? Combien de temps la transformation va-t-elle prendre au total ?

Autre point important : le système d’archivage électronique. Vos clients doivent pouvoir retrouver leurs documents rapidement. Ils veulent également les savoir en sécurité. Vous devez donc leur proposer une solution efficace et fiable.

Avant de débuter la dématérialisation des processus comptables, pensez à définir les KPI qui vous permettront d’évaluer l’efficacité de l’opération. Voici quelques exemples : le coût et le temps moyen de traitement d’une facture, le temps total dégagé chaque semaine, le taux de clients supplémentaires que les collaborateurs arrivent à prendre en charge, etc.

2. Mieux vaut une transition progressive qu’un bouleversement soudain

Pour réussir le projet de dématérialisation de votre client et éviter des changements trop brutaux, il est préférable de procéder étape par étape. Vous pouvez donc commencer par réaliser des tests avant de lancer le déploiement total. Par exemple, débutez par les factures électroniques : demandez à vos clients de ne plus les imprimer et de les traiter de manière numérique du début à la fin.

N’oubliez pas que tous les documents ne se dématérialisent pas de la même manière. Alors que les factures papier et les notes de frais peuvent être simplement scannées, les devis, eux, nécessitent une signature électronique.

La dématérialisation ne concerne pas que les documents papiers. Elle touche également les processus métiers. Il est donc essentiel d’organiser les formations nécessaires pour les personnes concernées : utilisation du logiciel ou de la plateforme, procédures types à respecter, gestion documentaire, etc.

Pour bien accompagner les changements, adaptez votre stratégie à la taille de l’entreprise. Ne brûlez pas les étapes et assurez-vous de l’adhésion des équipes de l’entreprise. Les procédures en cours d’installation doivent être maîtrisées avant d’en ajouter de nouvelles.

La dématérialisation offre une meilleure productivité mais pas seulement. Elle améliore également l’organisation des données de l’entreprise dans une arborescence logique et potentiellement partageable.

3. Assurez-vous que le passage à la dématérialisation est réussi

Votre accompagnement ne s’arrête pas lorsque le passage à la dématérialisation est terminé. Vous devez continuer à être présent pour répondre aux questions de vos clients et pour vérifier que les résultats sont bien là.

Cela passe bien sûr par le relevé et l’analyse des données liées aux KPI définis à la première étape. Pour vous aider, vous pouvez utiliser les tableaux de bord et de pilotage de la plateforme mise en place. Vous y verrez le nombre de factures traitées en un temps donné, le nombre de documents partagés, etc.

Votre dernière intervention se fera auprès des différentes équipes de l’entreprise. Sont-elles satisfaites du déroulement des opérations ? Ont-elles senti une amélioration au niveau de leur productivité, de leur relation client ? Quels points pourraient être améliorés pour faciliter la dématérialisation ?

Retour d’expérience d’un cabinet et de son client après le passage à la dématérialisation.

Questionner les salariés de vos clients sur leurs ressentis est l’étape clé de votre intervention. Leurs réponses vous apporteront des éléments indispensables pour perfectionner votre stratégie, optimiser vos processus, mettre au point vos recommandations. En bref, effectuer tous les ajustements nécessaires. Les retours positifs sont gratifiants mais surtout, ils mènent souvent à des recommandations. Les clients satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs. Ils sont les mieux placés pour convaincre d’autres dirigeants de se lancer dans un projet de dématérialisation, malgré leurs peurs et leurs réticences. Car, ne l’oublions pas, cette procédure est un changement considérable dans leur vie quotidienne et celle de leurs employés. Ne sous-estimez pas l’importance de votre accompagnement et de vos conseils.