Professionnels de la paie : 10 principes pour évoluer dans l’ère numérique

1. A l’exactitude de la paie tu veilleras

Si le contexte dans lequel on exerce le métier de gestionnaire de paie évolue, la raison d’être du métier, elle, reste immuable. Il s’agit de s’assurer que toutes les paies sont envoyées et reçues à temps, et sans erreur. Cela participe d’une expérience collaborateur optimale : une carence en la matière est susceptible de provoquer désengagement et perte de confiance du côté des salariés. 

En outre, la ponctualité et l’exactitude des paies sont étroitement liées à la sécurité de l’emploi : un essentiel, à l’heure où plus d’1 travailleur sur 2 se dit préoccupé par l’impact de la conjoncture mondiale sur leurs revenus¹.

2. Les codes de gains et de déduction tu maitriseras

Les codes de gains et déductions rendent complexes les calculs de la fiche de paie. A l’heure où 93 % du temps d’un professionnel de la paie est encore consacré à des tâches récurrentes, une solution d’automatisation de la paie peut aider à remplir cette mission sans faire d’erreur, et faire gagner un temps précieux… que vous pourrez employer à répondre aux questions des salariés sur le calcul de leur fiche de paie.

3. Avant la fin du cycle de paie, toutes les modifications tu traiteras

Pour garantir la meilleure expérience collaborateur, il est essentiel de pouvoir traiter en temps réel les heures travaillées et les heures supplémentaires pour qu’elles soient prises en compte sur la paie du mois en cours. 

Un point clé à comprendre pour faire évoluer son métier : le traitement des modifications est dépendant de la capacité de rétroactivité de la solution de paie. En choisissant le bon outil, là encore, vous pourrez gagner en flexibilité à ce sujet.

4. La règle des 4 yeux tu appliqueras

5. Tes certifications à jour tu maintiendras

Pour garantir la sécurité de la paie, veillez à ce que votre outil de gestion soit certifié. Par extension, vous pouvez également passer des certifications pour vous tenir à jour sur les bonnes pratiques de votre métier, mais aussi pour attester que vous maitrisez la solution de paie que vous utilisez. Un bon moyen enfin de garder votre expertise à jour !

6. Le plan de secours tu prépareras

Quel est l’intérêt d’avoir un plan de secours en matière de paie ? Cette mesure de protection permet de gérer les imprévus tout en respectant les contraintes temporelles imposées par le cycle de paie. 

Concrètement, à quoi ressemble un plan de secours ? Vous pouvez par exemple créer un processus qui consiste à revalider les paiements de la période précédente et corriger les erreurs au cycle de paie suivant. Pour que ce plan soit applicable en situation d’urgence, il est essentiel de le documenter et de le tester en amont.

7. Toutes les étapes du processus de paie tu documenteras

Documenter les étapes de son processus de paie est indispensable pour permettre à d’autres professionnels de prendre le relais en cas d’absence. Pour ce faire, armez-vous de pédagogie et formez (ou faites former) un ou plusieurs de vos collègues. Ces 4 conseils pourront vous aider à remplir votre mission : 

• Prenez du recul et mettez à plat toutes les étapes du processus de paie. Assurez-vous de les présenter dans un document clair, facile d’accès et de compréhension. 
• Faites tester le processus aux personnes chargées de prendre le relais, en votre présence et en autonomie. 
• Prenez le temps de présenter tous les enjeux et responsabilités liés à la gestion de la paie à vos remplaçants. 
• Mettez régulièrement à jour votre documentation liée au processus de paie. 

8. Des rapports sans erreur au service Finances tu fourniras

Les données présentes dans le rapport du GL (Grand Livre) doivent pouvoir être traitées automatiquement. Le paramétrage de votre outil de gestion de paie vous permettra de calibrer le format de vos rapports pour qu’il soit exploitable facilement, de même qu’il limitera les erreurs. Maîtriser l’outil qui fournit ces données est donc crucial : il en va de la confiance accordée au gestionnaire de paie. 

C’est enfin un moyen de fluidifier le travail entre les services Finances et RH : en effet, en tant que professionnel de la paie, vous jouez le rôle d’un trait d’union entre ces deux familles de métiers.

9. Des mises à jour de la réglementation tu t’assureras

A mi-chemin entre les Finances et les RH, le gestionnaire de paie est aussi un référent juridique : il est de sa responsabilité de se tenir au courant et d’appliquer les réglementations en vigueur. Comment être à jour sur toutes les nouveautés légales ? Si effectuer un travail de veille technique est essentiel, les professionnels de la paie peuvent aussi compter sur une solution de paie performante pour appliquer toutes les nouvelles législations. 

10. Des reporting visuels pour la Direction tu créeras

En bon analyste, le gestionnaire de paie est en mesure de fournir au CoDir des reportings exploitables et compréhensibles. Une mission stratégique pour transmettre son expertise et accompagner les évolutions de l’entreprise au sein de laquelle il travaille. Comment présenter les analyses de données pour qu’elles soient pleinement accessibles, comprises et prises en compte ? Il est par exemple possible de fonctionner avec des tableaux de bord en temps réel, à partager avec la Direction.

Sources

¹Etude Randstad Work Monitor, 2023