Pouvoirs bancaires : Dématérialisation et Risk Management

Dans le cadre du Benchmark FINSERVICES concernant l’organisation de la Trésorerie et les cartographies des paiements, nous observons le développement des bonnes pratiques de risk management. Les groupes renforcent, notamment, leurs dispositifs avec des modules de compliance/contrôle des gels d’avoir et sanctions internationales, contrôle des coordonnées bancaires, et sur la gestion des pouvoirs bancaires.

Les limites de la gestion sur papier

Historiquement gérés sur papier et avec la suite bureautique Microsoft, les pouvoirs bancaires constituaient souvent un domaine « très perfectible », pour beaucoup de DAF. Lors des revues annuelles, de nombreuses remarques des commissaires aux comptes portaient sur l’actualisation, la cohérence avec les partenaires bancaires et la piste d’audit.

La direction financière joue un rôle clef pour créer les conditions d’un vrai cercle vertueux. Elle fédère les équipes pour améliorer l’ensemble de la gestion des risques et dématérialiser les supports. Elle peut disposer d’un référentiel de coordonnées et pouvoirs bancaires actualisés en permanence. Ce dispositif prudentiel s’inscrit totalement dans le cadre de la loi SAPIN 2.

En sa qualité de business Partner, le trésorier peut apporter son savoir-faire. Notamment, sur la maîtrise des risques, et spécifiquement sur le référentiel des coordonnées et pouvoirs bancaires. Au quotidien, il utilise de nombreuses fonctionnalités pour la gestion du cash management, financements, placements, paiements, risques de change/taux/matières premières…

Autant de type de pouvoirs bancaires, auxquels correspondent des habilitations et des limites ! Avec in fine une signature effective à valeur probante, concernant les règlements, souvent matérialisés par des clés SWIFT3Skey…

Réviser la gestion des pouvoirs bancaires, une opportunité

Avant de déployer un module de gestion des pouvoirs bancaires, il est nécessaire de réaliser un diagnostic du référentiel central (sociétés/banques/agences/comptes/collèges de signataires…). Il s’agit d’un prérequis, souvent une opportunité pour optimiser le référentiel ou engager une revue de l’organisation selon la stratégie de l’entreprise.

Dès lors, les différents types de mandats et pouvoirs vont être modélisés. Cela permettra de générer automatiquement les courriers d’attribution ou modification de pouvoirs, avec les cartons de signatures et pièces. Finis les formulaires bancaires ou courriers à remplir manuellement… L’entreprise va pouvoir utiliser une lettre de mandat personnalisée (PDF) et définie au niveau du groupe, dans l’attente de la généralisation du format eBam XML.

Choisir l’outil adéquat

Parmi les outils du marché, la solution Payment Factory de Cegid Treasury dispose de fonctionnalités avancées de modélisation des pouvoirs bancaires. Notamment une gestion événementielle permettant l’attribution, la modification ou la révocation des pouvoirs ainsi qu’une piste d’audit étendue.

De plus, au niveau du référentiel, l’utilisation d’un Digital Dashboard est efficace. Il permet de s’assurer de l’attribution effective, de tracer les incohérences et d’administrer les paramètres clés du groupe.

Enfin, il est également possible de suivre l’exposition au risque par pays, avec des alertes selon les spécificités (gels d’avoir, devises, bénéficiaires/alias, anomalies de télétransmission/comptes …) avec un module dédié.

Auteur : Philippe HELAINE

Plus d’informations :
Philippe HELAINE, FINServices, Associé Gérant, Intervenant Master 2 Finance/Trésorerie- Management de projet & innovations www.finservices.fr

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