« 90% de mes nouveaux clients optent pour les services en ligne »

« 90% de mes nouveaux clients optent pour les services en ligne »

Portail collaboratif et web services transforment en profondeur le business model des cabinets d’expertise comptable A Marseille, deux jeunes professionnels ont intégré cette nouvelle donne dans leurs pratiques. A la clé : une rentabilité et une motivation renouvelées.

« Nous devons travailler comme les clients travaillent aujourd’hui », lance Thierry Kalpac, associé et dirigeant avec sa sœur Christel Kalpac-Daubol du cabinet Kalpac. Ils ont choisi de mettre la dématérialisation et le portail collaboratif au cœur de leur modèle

La nécessité d’une approche concurrentielle

A Marseille intra-muros en particulier, la concurrence est rude ! Il y a au moins 10 confrères à proximité immédiate de notre cabinet », Thierry Kalpac associé et dirigeant du cabinet Kalpac

S’ajoute à la concurrence un foisonnement d’offres 100% on-line : « C’est devenu très facile de comparer les prix des missions. Il suffit de taper « compta en ligne » sur internet, et on obtient des dizaines de réponses », illustre le dirigeant. Mais si cela lui semble normal de comparer des prix, voire de les discuter le cas échéant, le choix ne devrait pas se limiter à cette variable : « nous ne sommes pas un coût, mais un service d’aide et d’accompagnement ». Il faut donc pouvoir expliquer ce que l’on apporte à l’entreprise, ce qu’elle va en retirer au quotidien… et en fin d’exercice : « Les clients veulent comprendre pourquoi ils vous paient et ce que vous leur apportez », insiste le professionnel.

Sur la comptabilité en ligne, le cabinet entend proposer un service Premium, moins cher que le traditionnel, sans être low-cost non plus. « Nous devons expliquer notre travail, et là où se fait la différence », précise l’expert-comptable. Et ne pas hésiter à en préciser les conditions opérationnelles – par exemple : où sont stockées les données ? Celles des clients de Kalpac sont à Lille ou à Lyon, où elles répondent aux obligations de la RGPD ».

L’importance d‘un interlocuteur physique demeure toujours bien vivante. D’après le dirigeant, avec les services distants, sans contact direct ni interlocuteur affecté, « tout va bien… tant qu’il n’y a pas de problème. C’est une autre histoire quand survient un contrôle fiscal ou social, une dispute d’associés… ou de couple ». D’où l’intérêt de marier le meilleur des deux mondes.

Transition numérique bien ordonnée commence par soi-même

Le cabinet Kalpac s’est d’abord appliqué à lui-même ce qu’il propose à ses clients, en s’attelant très tôt à sa transition numérique. « La gestion de l’informatique en interne est un vrai métier, qui nécessite beaucoup trop de ressources pour gérer les sessions, les sauvegardes, les mises à jour, les anti-virus… ». Cloud et dématérialisation ont changé la donne.

Le cabinet fonctionne à 100% sur le Cloud depuis 2012, et n’a plus aujourd’hui de serveurs physiques à maintenir et protéger. Outre les avantages en termes de coût, d’organisation et de sécurité, la transition a permis de s’essayer au Cloud avant d’y emmener ses clients, auxquels le portail collaboratif est désormais systématiquement proposé.

Le portail de service au cœur de l’offre du cabinet

Ce dernier permet aux petites entreprises de disposer de services aussi performants que les grandes et de bénéficier d’une réactivité nouvelle :

Nous voyons ce que le client voit, et inversement. Grâce à la box, l’information est collectée plus vite, les documents sont à l’abri, et l’intégration dans la comptabilité est largement facilitée – et accélérée. »

Dans un tel contexte, les outils eux-mêmes peuvent dépasser leurs performances attendues. Par exemple, un logiciel de caisse (conforme, bien sûr !) sera capable de donner des indications précises quant au stock article par article, ou de constituer un carnet d’adresses de la clientèle – qui ne manquera pas de s’intéresser aux futures offres promotionnelles ! Tout autant, une gestion commerciale moderne fonctionnant sur le même modèle est aujourd’hui capable d’offrir le calcul et le suivi des devis.

Disposer de ratios fiables et à jour constitue une aide à la décision longtemps réservée aux plus grandes sociétés. Cette gestion plus proche que jamais du temps réel permet au cabinet de dépasser l’écriture comptable pour valoriser sa prestation en offrant des services non plus tournés vers le passé, mais bien vers l’avenir : prévisionnels, plans de trésorerie, plans de financement… Et pour l’entreprise, c’est beaucoup d’autonomie de gagné !

Des collaborateurs remotivés

Les collaborateurs du cabinet Kalpac sont devenus d’ardents défenseurs de la dématérialisation et du portail. C’est bien normal : ils gagnent beaucoup de temps sur les tâches répétitives, le champ de leurs compétences s’élargit, et ils prennent de la hauteur sur les dossiers. Cette nouvelle motivation a entraîné un « second souffle » professionnel parmi les collaborateurs les plus expérimentés.

Bien sûr, ils tiennent toujours, et très bien, les comptes, continuent à établir les déclarations fiscales – mais ça on pourrait dire que c’est normal ! La différence c’est une approche volontaire du conseil, et une confiance en soi renouvelée », commente Thierry Kalpac.

L’organisation du travail s’est modifiée en conséquence. Le temps, en particulier, se répartit différemment une fois le portail en place. Au lieu d’être consacrées pour l’essentiel à la collecte et la saisie des éléments, les heures de mission sont mieux utilisées, notamment pour fournir des informations plus utiles, ou un point de vue différent. Les chefs d’équipe voient arriver des produits davantage finis ; ils peuvent se concentrer davantage sur leur analyse et les propositions en rapport. Sans oublier qu’en fonction des circonstances, il est possible de travailler depuis chez soi !

Pour aller plus loin : Repenser la gestion de la formation en cabinet 

La formation vient naturellement appuyer cette évolution des collaborateurs, afin de développer leurs capacités à travailler la donnée, et leurs compétences à l’analyser.

Résultat : une motivation nouvelle, fondée sur la revalorisation du travail de tous.

A découvrir : Comment définir une organisation gagnante en cabinet ?

Visibilité, rentabilité…

Pour le dirigeant, c’est la possibilité d’industrialiser les tâches à moindre valeur ajoutée qui permet à la fois d’améliorer à la fois le service rendu et la profitabilité du cabinet.

Les services en ligne présentent un immense avantage sur les missions classiques : celui de la visibilité. Un prix d’achat (ou plutôt de location) à l’éditeur, un coefficient de marge : « la rentabilité est connue, fiable et certaine ». A comparer avec le système du forfait, que Thierry Kalpac décrit comme un couloir où l’on ne connait sa profitabilité qu’une fois qu’il est trop tard !

… et la possibilité d’un service conseil business

Avec les services en ligne, Thierry Kalpac est certain de pouvoir fournir les services demandés dans un délai très bref. Par exemple, à l’occasion d’un rendez-vous chez le banquier afin d’étudier un prêt, l’envoi sur un smartphone de ratios de gestion, ou l’accès à un espace dédié depuis le PC du conseiller financier.

La mise en place de tableaux de bord intéresse tous les dirigeants qui veulent avoir une véritable approche de gestionnaire, et pas seulement s’assurer de la régularité des comptes… parce qu’il le faut bien. Ces tableaux de bord se mettent en place facilement grâce aux modules adaptés disponibles chez Cegid ; ils peuvent être standard – trésorerie, chiffre d’affaires, bénéfice d’exploitation ; EBITDA, marge brute ou nette…, notamment pour les plus petites affaires. Ils peuvent aussi être personnalisés en fonction de l’activité du client.

90% le pourcentage de clients du cabinet Kalpac qui choisissent la Box et les services en ligne.

Services en ligne

En savoir plus sur le cabinet

Tous deux experts-comptables et commissaires aux comptes, Christel et Thierry ont pris en 2006 la direction du cabinet fondé voici 45 ans par leur père, Jacques Kalpac, et qui compte actuellement 10 collaborateurs à Marseille et à Martigues. La clientèle, locale avant tout, se compose d’entreprises de toutes tailles et de toutes activités, depuis la TPE jusqu’à des sociétés de 50 salariés – et même davantage dans le cas des commissariats aux comptes. Le cabinet est également en charge d’un portefeuille de professions libérales (BNC), de BIC (commerçants et artisans, prestataires de services, etc.), sans oublier les SCI. Avec environ 450 dossiers à traiter chaque année, le cabinet annonce se situer dans la norme nationale basse : environ 40 dossiers par collaborateurs.

Le cabinet Kalpac (http://www.kalpac.fr) fait une large promotion de ses web services, qui lui permettent de se consacrer à plus de conseils de gestion pertinents et à la mise en place d’outils de pilotage adaptés.

 


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