PMI : votre ERP est une opportunité pour vous certifier

L’ERP est un instrument précieux en vue de l’obtention de labels et certifications. Pour autant, il ne constitue pas une garantie pour votre entreprise : c’est sa bonne utilisation qui vous permettra de faire la différence.

De nombreux labels et certifications ont vu le jour depuis le milieu des années 1980, au premier rang desquels la célèbre norme ISO 9001. Validant la qualité de l’organisation et le fonctionnement interne des entreprises et organismes, ils sont aujourd’hui un enjeu concurrentiel majeur sur le marché de l’industrie.

L’ERP, un atout maître pour la certification de votre entreprise

Au carrefour des processus et méthodes de l’entreprise, l’ERP joue logiquement un rôle déterminant dans l’obtention des certifications. « Dans certaines industries, l’utilisation d’un ERP est même quasiment indispensable », remarque Pascal Jouin, Product Manager au sein de Cegid. Malgré tout, aujourd’hui encore, on rencontre des entreprises qui bénéficient d’une certification alors même que leurs équipes gèrent au quotidien leur traçabilité via des cahiers papier plutôt qu’un système informatique. Mais cet exemple pour le moins extrême reste exceptionnel. Pour être clair, votre ERP constitue bel et bien un atout déterminant si votre PMI ambitionne d’obtenir un label : non seulement parce qu’il centralise et rend accessible une multitude de données, mais aussi parce qu’il facilite la mise en place de processus stricts, capables de répondre aux attendus des différentes normes.

Gestion des stocks, traçabilité : les avantages sont concrets

Plusieurs des bénéfices concrets qu’apportent votre ERP au quotidien répondent ainsi à certaines attentes des certifications. Citons par exemple la capacité à maîtriser ses flux. En permettant de connaître la disponibilité des composants sur plusieurs mois ou encore d’intégrer divers paramètres comme le taux d’occupation des machines, l’ERP améliore grandement l’efficacité de votre gestion des stocks. De même, le progiciel s’avère déterminant pour répondre à l’enjeu décisif que représente désormais la traçabilité – particulièrement dans des secteurs sensibles tels que la pharmacie ou l’automobile. En listant et conservant les numéros de suivi des composants, l’ERP permet de contrôler et de tracer la qualité des éléments qui constituent le produit fini. Rigueur du suivi et vision d’ensemble des processus, voici deux atouts proprement déterminants pour démontrer aux organismes de certification que votre entreprise respecte les critères qualité.

Un seul leitmotiv, respecter les normes

S’il s’avère un réel atout, précisons que votre ERP n’est pas lui-même certifié. Plus encore, son utilisation ne garantit pas que vous allez obtenir une certification. En effet, impossible de se prémunir du fait que les entreprises fassent une mauvaise utilisation de l’outil. Pascal Jouin dresse un parallèle : « ce n’est pas parce qu’il est prévu de tenir un marteau en posant la main sur la partie rouge du manche que la majorité des utilisateurs respecte cette consigne à l’usage ».

Ce qui est certifié, c’est bien le processus ! Dans les faits, les auditeurs qui interviendront dans votre PMI commenceront par prendre connaissance de la manière dont est utilisé l’ERP. Mais ils seront encore plus attentifs à la description du processus par vos équipes, à la manière dont celles-ci les mettent concrètement en œuvre et aux moyens de contrôle qui sont destinés à veiller à leur respect. Pascal Jouin précise : « la première chose que fait un auditeur en charge d’une certification est de demander le recueil des fonctions de l’ERP utilisées et de comprendre pour quel processus les fonctions sont utilisées ».

Voilà pourquoi il est recommandé aux collaborateurs en charge dans votre entreprise de s’informer précisément sur la norme ciblée. Rédiger immédiatement les cahiers de procédure qui permettront de respecter la norme pour obtenir la certification est assurément une bonne pratique à suivre.