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Ressources humaines

Les plateformes collaboratives RH pour les nuls

23 juin 2017

4 min
Le développement des pratiques collaboratives est l’un des visages de la digitalisation.

Le développement des pratiques collaboratives est l’un des visages de la digitalisation. Et s’il y a bien un lieu au sein des DRH où ces pratiques sont signes de performance, c’est dans les équipes de paie et d’administration du personnel. La plupart des flux d’information RH y prennent place. Le partage de cette information est aussi central que critique. La mise en place d’un self-service RH est un atout tant du point de vue de la qualité de service perçue par les collaborateurs que de l’image moderne que renvoie l’entreprise.

Paie et coopération, une évidence

Qu’il s’agisse des embauches, de la vie du contrat ou des éléments variables de paie, les gestionnaires de paie et d’administration du personnel sont au cœur des workflows initiés par les managers, par les salariés, voire par eux-mêmes. Avec la généralisation des processus automatisés, ces échanges d’information RH prennent place au sein du portail collaboratif. Les managers peuvent y déclarer ou y valider des temps de travail, ou encore des éléments de rémunération exceptionnels. C’est également par ce canal qu’un salarié peut effectuer un changement de RIB ou informer sa RH d’une évolution de la composition de sa famille. Ainsi, chacun contribue via un outil interactif à la qualité de la paie et de l’administration du personnel.

Au-delà des processus automatisés, les portails collaboratifs favorisent le partage d’information au sein même des équipes de paie. Cela concerne le suivi d’avancement de traitement des dossiers sur la période, mais aussi la veille légale, voire l’échange de bonnes pratiques et de modes opératoires. Ce mode de fonctionnement facilite implicitement la gestion des remplacements entre gestionnaires en cas de congés ou de maladie ainsi que la mutualisation et la délégation de tâches.

En quoi le collaboratif contribue-t-il à une paie performante ?

Les services qui traitent la paie et l’administration du personnel sont donc au cœur de la data RH. Ils sont le plus souvent à la source même de cette data. A l’heure où les données, y-compris RH deviennent stratégiques pour l’entreprise, nous assistons là à une revalorisation de l’activité de traitement de la paie et de l’administration du personnel. Ce faisant, ces services doivent relever un double défi : qualité et actualité de la donnée. Le développement des pratiques et des outils collaboratifs représentent un facteur clés de succès.

Le fait de déporter la saisie d’une information au plus près de sa source, à travers les processus déconcentrés, est un gage de son actualité et de sa fiabilité. Un salarié est plus à même de corriger une coquille glissée dans son adresse ou son patronyme. Un manager est plus à même de valider les temps passés ou de saisir l’absence d’un salarié dans son équipe.
En déconcentrant la saisie des données RH, en faisant du crowdsourcing [1], les équipes paie se dégagent d’une partie de leur activité historique et peuvent consacrer du temps à des tâches d’analyse, de contrôle des données ainsi qu’à l’assistance et à l’information des salariés. Elles renforcent ainsi leur participation à l’ « expérience-salariés », chère au DRH et l’attention qu’ils/elles portent à leur marque employeur.

Le prix de la performance…

La mise en place d’un self-service RH nécessite quelques prérequis indispensables. Du point de vue des salariés, une communication initiale, claire et engageante, est nécessaire, pour les responsabiliser sur la mise à jour de leurs données tout en faisant valoir les intérêts qu’ils en retirent. Parmi ces derniers, la réactivité, la traçabilité et l’accès à tout moment (potentiellement à tout endroit dans le cas d’une solution mobile) sont les plus motivants. Des dispositifs incitatifs apparaissent comme pertinents lors de la mise en place d’un self-service RH.

Du point de vue des équipes de paie, il convient de développer une culture de la data. L’activité des gestionnaires de paie mue progressivement de la production du bulletin à l’analyse de la rémunération, du contrôle du brut à l’optimisation des processus de paie, d’un poste encore trop souvent vu en back-office à une posture de service aux salariés. Le gestionnaire d’une paie moderne s’enrichit d’un bagage de communicant. Avec une évolution vers la digitalisation de 97% [2] des activités paie actuelles, l’anticipation et l’accompagnement de ces mutations deviennent nécessaires.

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