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Plan de transformation : 5 étapes indispensables pour une mise en œuvre réussie

17 Oct 2018

Se lancer dans la transformation numérique de sa structure nécessite de prévoir un plan stratégique. Quels chantiers mettre en œuvre ? Quelles étapes prévoir ? Quels points d’attention ? Nous vous proposons une démarche en plusieurs étapes.

 

Auditer : vision et stratégie !

Préalablement à toute mise en œuvre d’une transformation numérique, le dirigeant doit avoir clarifié la vision et la stratégie de sa structure. La conception et la réalisation d’une véritable stratégie digitale sont possibles, à condition de les avoir pensées et définies en amont.

Cette étape d’audit est destinée à définir la situation à atteindre.

La construction de la vision du cabinet passe par l’écoute des clients et par l’observation attentive de leurs nouvelles attentes et nouveaux besoins. Au-delà de l’observation de ses clients, l’expert-comptable doit sortir de sa zone de confort et s’inspirer des innovations rencontrées dans les autres secteurs d’activité, afin de les transposer dans son cabinet.  Développer sa curiosité pour l’innovation, challenger les idées établies, participer à des « learning expeditions », autant de facteurs qui feront le succès d’une nouvelle vision cabinet !

Plus la nouvelle vision du cabinet sera ambitieuse, plus elle aura de chances d’inspirer les équipes et de recevoir un accueil favorable de la part des clients.

« Avoir une vision de son avenir n’est pas l’apanage des grands cabinets ; à minima, tout expert-comptable doit savoir ce qu’il souhaite pour son cabinet à plus ou moins long terme. »

Ainsi, une réflexion organisée permettra de donner une ligne directrice au projet. Elle peut débuter par une réflexion la plus libre possible, exit les contraintes de temps, de budget… La prolongation de cette réflexion se matérialisera par une approche plus court-termiste à un an. Quel cabinet souhaitez-vous avoir dans un an ? Puis, pour anticiper les évolutions à venir, la réflexion va se poursuivre avec la définition de la vision du cabinet à 5 ans puis à 10 ans.

Une vision, une stratégie : oui, mais après ?

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Planifier

La construction du plan d’action et de sa planification est une étape cruciale dans un processus de transformation digitale. La définition de la trajectoire permet au cabinet de mesurer sa capacité à s’engager dans la réalisation de cette démarche.

Plusieurs éléments indispensables sont à prendre en compte pour aboutir à un plan d’action efficace.

Identifier les enjeux

Tout d’abord, le dirigeant du cabinet doit identifier entre trois et cinq enjeux principaux qui motivent la transformation digitale du cabinet. Optimisation des coûts, des processus de production, développement de l’activité de conseil, conquête de nouveaux clients, nouvelle orientation managériale…, autant d’enjeux qui permettront de fixer des objectifs précis, qu’ils soient quantitatifs ou qualitatifs. Des indicateurs clés de performance (KPI) devront, à terme, permettre de mesurer l’atteinte de ces objectifs.

Définir les besoins du cabinet

Identifiés lors de la définition de la vision stratégique, les besoins du cabinet doivent être décrits, hiérarchisés et analysés ; les actions pour parvenir à combler ceux-ci doivent être positionnées.

Exemple de grille de définition des besoins du cabinet

Définir les besoins des collaborateurs

Le management des équipes est un des facteurs de succès de la transformation numérique du cabinet. Le recensement des besoins des collaborateurs est essentiel pour plusieurs raisons :

  • Ce recensement permet à chacun de s’exprimer sur le projet de transformation, d’aborder ses choix en matière de digitalisation du processus de travail et ses souhaits en termes de fonctionnement et d’outils, de s’exprimer sur l’intérêt pour les outils numériques ou, a contrario, sur les craintes de cette révolution.
  • L’implication des collaborateurs en sera renforcée par l’organisation, au sein du cabinet, d’une réunion d’échange d’idées.
  • La transformation numérique ne doit pas être l’œuvre du seul dirigeant mais bien l’œuvre de tous les acteurs du cabinet.

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Grâce à ces trois premières actions, l’identification des obstacles va être possible. L’intérêt de les identifier est d’anticiper leur résolution !

Les obstacles techniques sont les plus simples à résoudre : problème de bande passante, non-adéquation du parc informatique, logiciels non collaboratifs… Ces éléments, qui peuvent paraître dérisoires au regard de la vision stratégique définie, doivent être traités rapidement, sinon ils constitueront un socle idéal pour la résistance au changement.

Le risque de résistance au changement est le plus contraignant des obstacles. Ainsi, dès la mise en place de la démarche de transformation numérique du cabinet, la conduite du changement doit être envisagée et maîtrisée.

L’expert-comptable doit être proactif et envisager un réel plan de conduite du changement. Informer, sensibiliser les collaborateurs, organiser les processus de travail, écouter activement les équipes, autant d’éléments qui feront le succès de la transformation du cabinet.

Choix des projets à mener

Le choix des projets à mener en priorité va se poser. Le choix des premières actions à effectuer et des équipes qui y participeront conditionne l’adhésion ou non des collaborateurs au processus.

De ce fait, choisir d’accomplir les tâches les plus plébiscitées, ou celles qui apporteront le plus de confort aux équipes, donne une excellente impulsion au projet.

Pour clore la phase de « planification », une vraie réunion de lancement doit être organisée. Elle matérialisera véritablement la mise en marche du processus de transformation numérique du cabinet.

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Tester

Les premières actions sont définies, les équipes sont motivées et opérationnelles, le moment est venu de tester si toutes les actions prévues sont réalisables et de vérifier l’estimation du temps de réalisation.

Avant de déployer les outils et les processus de production à grande échelle, il convient de tester les solutions envisagées, de les éprouver en conditions réelles.

  • Positionnez des équipes sur chaque solution envisagée
  • Définissez avec chaque équipe les plans de tests et les objectifs que l’outil doit satisfaire
  • Prenez un échantillon représentatif des traitements qui seront effectués via l’outil en test
  • Mettez-le à l’épreuve !

C’est le moment de « perdre » un peu de temps pour en gagner par la suite. Si une solution ne convient pas, c’est le bon moment pour le savoir, il est encore temps d’en choisir une autre !

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Déployer

La phase de déploiement doit être clairement définie dans le plan d’action de mise en œuvre. Un temps assez long doit lui être accordé.

Mise en place technique, accompagnement des équipes par un « top management » et un management au top, communication extrêmement claire et précise en interne mais aussi en externe vis-à-vis des clients : cette période est riche et intense, les travaux sont importants, d’où l’importance d’un planning défini à l’avance et incluant des temps de reports, des temps pour les imprévus. De cette façon, les équipes seront plus sereines face à une difficulté inattendue.

Optimiser

Le cabinet a quasiment terminé la mise en œuvre de son plan d’action, toutes les procédures sont éprouvées, les équipes commencent à prendre de nouvelles habitudes ou prennent leur nouveau rythme de croisière ? Parfait ! C’est le moment de parachever la transformation numérique.

Vient le temps d’optimiser les outils, les processus, la communication. Il faut savoir profiter de ce temps de satisfaction du travail accompli pour aller plus loin.

Réunions d’équipe, questionnaires de satisfaction client, retours d’expériences, autant d’éléments qui donneront la possibilité au cabinet d’améliorer encore un peu plus sa stratégie.

« Des réunions de lancement ont notamment été organisées : il s’agissait de présenter la nouvelle offre aux équipes, d’expliquer le fonctionnement et de partager avec chacun les objectifs. Nous avons également créé un « centre de support interne » avec les collaborateurs pilotes, pour favoriser les échanges et débloquer tout éventuel problème. Le relais et l’implication des managers est gage de réussite, c’est pour cela que dès le départ du projet nous les avons d’abord convaincus puis impliqués fortement dans le projet afin qu’ils le portent » Emmanuel Moron, Expert-comptable associé, Ecomex CGR

Pour aller plus loin, découvrez le témoignage complet et le retour d’expérience de ce confrère dont le cabinet vient de traverser avec succès une phase de transformation importante.

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