Plan de Continuité d’Activité : le rôle crucial du S.I

La crise liée au Covid-19 a provoqué une onde de choc relativement brutale pour les entreprises et ce, peu importe les domaines. Partout, les activités se sont trouvées paralysées ou ralenties. Dans ce contexte particulier, les organisations ont activé ce qu’il est coutume d’appeler un Plan de Continuité d’Activité (ou PCA). Nous passons ici en revue les caractéristiques majeures d’un PCA, en prenant appui sur l’expérience Cegid et détaillons de quelles manières la réussite de ce PCA est étroitement liée à l’efficacité de son environnement digital.

Le PCA : un outil connu mais complexe

Il n’est pas question ici de décrire de manière exhaustive un Plan de Continuité d’Activité, mais de dessiner schématiquement ses ingrédients de base. L’AMRAE (Association pour le Management des Risques et des Assurances de l’Entreprise), du fait de la crise du Covid-19, a publié en libre accès un livre blanc très complet sur le sujet (à télécharger : ici).

Si un PCA doit être réalisé en période « calme », les entreprises peuvent aussi être forcées de réagir dans l’urgence.

La première étape du PCA repose sur l’analyse d’impact. Cette analyse va se porter sur différents éléments comme l’identification de ses activités au quotidien, l’évaluation de la durée d’interruption ou de ralentissement de l’activité admissible avant une reprise totale, ou encore l’évaluation de la gravité de l’arrêt ou du ralentissement. Il s’agit aussi de caractériser les interdépendances stratégiques pour l’organisation (celles avec les partenaires et les fournisseurs) et les périodes critiques des futures semaines et mois à compter de l’interruption forcée d’activité.

Egalement, la mise en place d’une cellule de gouvernance dédiée s’avère indispensable, au même titre que l’identification de collaborateurs clés pour assurer la continuité des services. C’est d’ailleurs ce que fait Cegid face à la crise du Covid-19 en prévoyant la disponibilité et la mobilisation de ses collaborateurs des services Production SaaS, Customer Care et autres fonctions support.

Vient ensuite le temps de la stratégie, qui découle directement des analyses réalisées. Ici, il ne s’agit pas d’échafauder de multiples scénarii mais de répertorier précisément les besoins de continuité de l’activité, des plus sensibles aux moins critiques. Vous structurez ainsi la logique de reprise.

Enfin, il est important de formaliser ce PCA, et vous pouvez le faire via des documents physiques fixant les « modalités matérielles, techniques et organisationnelles du fonctionnement en mode dégradé de l’activité de l’entreprise et de reprise graduelle des activités ».

Une communication dédiée au PCA

Dans une période complexe, où chaque individu peut être submergé par un excès d’informations souvent anxiogènes, les décideurs doivent déployer une communication dédiée auprès de leurs équipes et de leurs clients.

  • En interne

L’objectif consiste, d’une part, à diffuser des consignes de prévention pour les équipes sur site ou à distance, et, d’autre part, à informer sur le Plan de Continuité d’Activité. Sur ce second point, il s’agit de présenter l’organisation exceptionnelle définie pour gérer l’activité ainsi que les principales priorités « business & organisationnelles » qui permettront d’affronter les turbulences des semaines suivantes.

Digital friendly ? Pour rassurer ses équipes, Cegid a créé sur son réseau social interne un fil d’actualité et de questions/réponses autour du Covid-19.

  • Assurez-vous que votre ERP permette une circulation homogène et régulière de l’information au sein de votre organisation.
  • Vers les clients

La réussite de la communication client en temps de crise est tout aussi importante. Des messages réguliers doivent être adressés aux clients, qu’il s’agisse de réassurance sur la continuité de l’activité ou d’éventuels aménagements au niveau de la délivrance des produits/services.

Dans le même temps, une attention toute particulière sera portée sur le service support. Celui-ci, même en cas de fonctionnement au ralenti, doit être en mesure de gérer correctement le parcours client. Du côté de Cegid, à compter de l’annonce du confinement, les équipes support ont été dotées d’outils à installer sur leur équipement informatique individuel. Ce dispositif leur permet d’assurer, depuis leur domicile, la gestion de la plupart des demandes clients.

  • Un ERP moderne permet de basculer facilement sur de nouveaux usages. Vérifiez que votre système d’information vous permet de vous adapter rapidement à des situations inédites…

Un S.I mobile : des équipes autonomes et productives

Le travail à distance imposé met évidemment à rude épreuve les ERP traditionnels en matière de continuité de l’activité. Pour beaucoup de collaborateurs, l’accès aux serveurs est ralenti, tandis qu’ils ne disposent pas forcément des outils permettant d’assurer leurs tâches du quotidien.

Aujourd’hui, une interruption forcée d’activité met en lumière la nécessité de s’appuyer sur un S.I moderne et flexible, qui répond directement aux nouveaux usages de travail tels que, la possibilité de travailler sur n’importe quel appareil (ordinateur personnel, mobile, tablette…) et depuis différents lieux.

Au-delà de la période de ralentissement ou d’arrêt de l’activité, la mobilité doit devenir un enjeu clé aux yeux des dirigeants et particulièrement des dirigeants informatiques, en soutien des processus fondamentaux.

L’impact métier positif de votre ERP

C’est lors des périodes compliquées (gestion de crise puis relance d’activité) que chaque service de l’entreprise souhaite pouvoir s’appuyer sur un système d’information data friendly. Ainsi, la direction financière doit dans l’urgence accéder à certaines données pour mesurer l’impact du ralentissement d’activité puis manipuler ces données au sein de tableaux de bord intuitifs et productifs. L’objectif ? Réaliser des analyses à date voire des projections (trésorerie, suivi budgétaire, fiscalité…), ce qui permettra de fixer le cap financier des prochains mois et semaines.

Encore aujourd’hui, trop d’ERP sont cloisonnés et compliquent la tâche des directions financières en matière de collecte des données et d’analytiques. Les spécialistes de la fonction finance passent trop de temps à récupérer les informations et pas suffisamment à produire un reporting clair et pertinent. Lors d’un plan de relance d’activité, vous devez être en mesure d’adapter facilement vos indicateurs et vous appuyer sur des données fiables et actualisées.

Et si votre S.I était aussi agile que vous ?

La reprise d’activité est l’occasion de déployer des trésors d’agilité. Cette agilité se traduit certes sur un plan humain, à travers de nouvelles approches managériales, mais se concrétise également sur un plan technologique. Et vous souhaitez que votre ERP puisse aller à la même vitesse que vous !

Nouveaux caps, nouvelles règles, nouveaux processus… Vos applicatifs métiers doivent pouvoir se transformer à mesure qu’un tempo différent est donné sur la manière de gérer vos processus. D’où l’importance de compter sur un ERP évolutif ou adaptable ! Les ERP de nouvelle génération peuvent désormais être « transformés » quasiment à la demande, sans développement additionnel ou trop lourd. Un ERP qui répond aux besoins des entreprises innovantes est celui qui prend la mesure de la vitesse des changements : on ne peut pas demander à ses équipes de se réinventer si les outils de gestion sont incapables de s’adapter aux nouveaux défis.

L’agilité du S.I se retrouve enfin dans son interopérabilité avec d’autres systèmes ou applications. Chaque entreprise doit pouvoir construire l’environnement digital & applicatif qui lui correspond et lui permet de relever ses propres challenges. Un ERP de nouvelle génération est celui qui connecte facilement des applications externes pour que chaque service ou entité puisse se doter des solutions contribuant à sa performance.

Envie de garder le lien avec votre ERP, même en étant confiné.e ?