Petit déjeuner entreprise : un levier de prospection sous-exploité ?

Pourquoi organiser un petit déjeuner entreprise ?

Contrairement au traditionnel repas d’affaires, le petit déjeuner professionnel est organisé par une entreprise dans un cadre moins formel : elle invite des prospects et clients triés sur le volet dans le but d’installer ou de développer des relations professionnelles tout en échangeant autour d’un sujet donné porteur d’enjeux. Cela permet donc de développer sa notoriété et sa légitimité, dans un contexte convivial, entre pains aux raisins, café fumant et jus d’orange fraîchement pressé.
L’un des avantages d’un petit déjeuner entreprise est tout simplement qu’il consomme peu de temps pour ses participants, dont il ne coupe pas la journée de travail. De plus, il faut savoir que le format est incontestablement moins engageant. Si par exemple les participants font déjà appel à un prestataire qui propose les mêmes services que les vôtres, leur présence à un « simple » petit-déjeuner business n’éveille pas en eux une impression de « trahison » envers leurs prestataires actuels. Cela leur permet en effet de s’informer sur des sujets d’actualités tout en consacrant un petit moment de recul aux enjeux de leurs métiers.

Menés de bon matin dans un lieu savamment choisi, ces rendez-vous professionnels vous permettent donc de gagner en efficacité, si toutefois vous proposez à vos participants un contenu adapté.

Un prérequis : misez sur du contenu utile

Vous le savez : les gens ne se déplacent que pour ce qui les intéresse : vos prospects comme vos clients veulent donc du contenu utile ! Si votre connaissance est suffisamment pointue, vous saurez déterminer un thème porteur d’un enjeu apte à éveiller la curiosité. Déterminez dans un premier temps les éventuelles évolutions que subissent leurs métiers et les nouveaux enjeux auxquels ils doivent faire face. C’est en parlant leur langage que vous réussirez à mieux capter leur intérêt. L’axe principal sera alors également déterminé en fonction de leurs points de douleurs, comme par exemple : comment développer votre visibilité en tant que commerçant ? Comment attirer / mieux recruter dans votre start-up ? Quelles sont les nouvelles technologies qui innovent dans la grande distribution ?

Inutile de tout énumérer, les sujets possibles sont simplement infinis. L’idéal : penser en priorité à une question d’actualité chaude. Peu importe que le sujet soit omniprésent dans les médias, il vous suffit de l’aborder sous un angle inhabituel, voire à contre-courant. Veillez à ne pas citer de marque dans l’intitulé de votre invitation et à élever le débat par une approche plus globale : vos invités doivent être en mesure de comprendre instantanément en quoi le sujet rentabilise leurs efforts à venir.

Vous ne souhaitez pas assurer la présentation seul ? Pensez aussi à vos partenaires et vos réseaux professionnels : syndicats professionnels, fournisseurs, clients, consultants indépendants, journalistes spécialisés… Inviter des experts extérieurs à participer aux contenus diffusés vous apportera une crédibilité certaine quant à la thématique retenue. Mieux encore, pourquoi ne pas proposer à l’un de vos clients d’apporter son retour d’expérience ? Il n’y a rien de mieux pour engager la proximité de votre audience ! Déterminez ainsi vos principaux acteurs, et associez-les à des thématiques précises pour amener une réelle plus-value et une pertinence à la pointe des attentes de vos clients et prospects.

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N’omettez pas, ensuite, d’illustrer votre thématique par vos produits et vos solutions : personne n’est dupe, chaque participant présume la mise en avant de vos solutions. Néanmoins, ne leur donnez pas l’impression de vouloir leur vendre à tout prix quelque chose et évitez les références mercantiles. Vous pourrez ainsi introduire vos solutions et services dans une suite logique de vente et de conversion, le tout avec tact et subtilité.

En outre, étant dans le feu de l’action au quotidien il est difficile pour vos participants d’avoir une vision globale des changements constants qu’ils doivent gérer dans leur travail. Le petit déjeuner business se présente alors comme étant le moment idéal pour aider les participants à prendre du recul, voire les amener vers une prise de conscience concernant leurs besoins, leurs attentes et la palette de solution qui peut les aider à catalyser leurs résultats.

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En appliquant cette méthode vous êtes certain d’obtenir une présentation de qualité, pour laquelle ils seront reconnaissants, peut-être au point de devenir de fidèles participants à vos meetings matinaux.

Les bonnes pratiques à suivre

Votre contenu utile et votre thématique arrêtés, suivez ces quelques bonnes pratiques et conseils logistiques et stratégiques.

• Choisissez bien votre lieu : au bureau si vous avez l’espace nécessaire et que vous vous faites livrer par des prestataires spécialisés. Ou, solution clé en main et surtout si vous le pouvez, dans un restaurant ou hôtel de renom, qui sont de plus en plus nombreux à proposer des services trois étoiles à des prix abordables. Parfait pour votre image ! Pensez également accessibilité en favorisant l’accès au lieu pour tous les publics.
• Mettez le paquet sur votre communication : prévoyez une communication bien en amont, en commençant par une première invitation par mail. Expliquez également les réels gains et les intérêts qui sont en jeu pour démontrer dès le départ l’utilité de l’évènement et vous assurer ainsi de leur présence. Suivez ensuite la communication jusqu’au jour J : relance des invités qui n’ont pas répondu, rappel de l’évènement aux inscrits, article de blog, relais sur les réseaux sociaux…
• Soyez dynamique et soignez votre présentation : commencez par vous présenter et invitez les participants, s’ils ne sont pas trop nombreux, à en faire de même entre eux. Montrez-leur que vous pensez à la construction de leur réseau. Et donnez la meilleure image de votre entreprise, en proposant une présentation claire et lisible, axée sur les mots clés que vous souhaitez que vos invités retiennent et diffusent. Une bonne manière d’ancrer votre propos : transformez-vous en coordinateur de séance et faites participer vos invités !
• Plan B pour les petits Budgets : encore une fois, misez sur les partenariats ! En mutualisant les moyens dont vous disposez chacun aura une part de bénéfice à gagner. Faites par exemple appel à un café ou restaurant auquel vous êtes fidèle pour occuper les lieux, s’il est bien sûr possible d’y installer un rétroprojecteur. C’est un échange d’intérêts gagnant-gagnant puisqu’ils bénéficieront d’un boost de visibilité grâce à l’évènement. Autre solution, partagez les frais de l’évènement en le co-animant avec un partenaire professionnel adapté à la thématique abordée. En plus de la légitimité affirmée, vous ferez ainsi quelques économies !

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• Trouvez une date et un créneau horaires adaptés : choisissez une période “facile” (hors vacances scolaires) et commencez tôt pour ne pas grever la journée des participants, à 9h dans le cas idéal, en veillant à convier vos invités quinze minutes en avance pour éviter les retardataires. Prenez soin de choisir un jour qui conviendra à leur activité : Les lundis sont en général à éviter car c’est le jour de la reprise (parfois difficile) les vendredis peuvent être une bonne journée pour un échange serein en fin de semaine. Durée maximum : deux heures. Et surtout, tenez les horaires annoncés, à la minute près, si vous voulez revoir vos invités lors du prochain petit déjeuner que vous organiserez…
• Entretenez le lien : ne laissez pas partir vos invités les mains vides. Remettez-leur le support de la présentation. Et relancez-les dans la semaine, sans faute ! Donnez-leur également un aperçu des prochains sujets d’échanges déjà planifiés et surtout n’hésitez pas à réclamer leur avis pour leur prouver votre envie à produire un contenu toujours plus utile et adapté à leurs besoins.
• Pensez ROI : assurez-vous d’avoir prévu vos actions post-événement bien en amont de son organisation afin d’embrayer rapidement sur la suite. Si jamais le nombre de participants inscrits est trop faible, par exemple, vous saurez ainsi facilement transformer le petit déjeuner en rendez-vous one-to-one, et garantir le meilleur retour sur investissement possible.

Pour mieux vous guider :

Si vous ne savez pas comment organiser un petit déjeuner professionnel voici une idée d’un programme pour un rendez-vous matinal réussi :
Programme :
09h00 – 09h30 : Accueil – Café
09h30 – 10h15 : Présentation et explication de la thématique que vous aurez choisi
10h15 – 10h30 : Retour d’expérience de votre bon client qui s’exprime bien
10h30 – 11h00 : Questions / Réponses
Vous avez à présent toutes les clés pour organiser un petit déjeuner professionnel efficace, tout en l’adaptant à votre audience, leurs besoins, et vos moyens. A vous de jouer !