Comment choisir les bons partenaires pour conduire la transformation d’un cabinet

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La transformation d’un cabinet d’expertise-comptable est rarement une pleine réussite si elle ne s’est appuyée que sur des ressources internes. Se faire accompagner par des consultants, des éditeurs de logiciels et des sociétés de services se révèle pertinent. Mais le choix de ces partenaires ne s’improvise pas !
Quand une organisation doit se transformer, ses dirigeants et managers ont le choix entre trois approches : ne rien faire, mobiliser uniquement les ressources internes disponibles, ou se faire accompagner.
Se faire accompagner s’avère l’option la plus pertinente dans la plupart des cas. Mais encore faut-il trouver le bon partenaire ! Ou peut-être les bons partenaires… puisque dans l’idéal, il en faudrait trois : un cabinet de conseil (pour définir la bonne stratégie), un éditeur de logiciels (pour s’équiper avec des solutions adaptées), et une ESN ou un intégrateur, pour la mise en œuvre.
Voyons successivement le rôle et la fonction de ces 3 partenaires qui accompagneront le cabinet dans sa transformation.

Sélectionner un consultant : vérifier l’expertise et les références

Le rôle des consultants est d’apporter à l’entreprise et au projet une expertise complémentaire, spécifique, ponctuelle et temporaire, avec un regard extérieur. Il est évidemment essentiel qu’ils soient expérimentés dans les domaines finance-comptabilité et comprennent l’environnement dans lequel les cabinets d’expertise-comptable évoluent, pour bien en intégrer les enjeux (automatisation, facturation électronique, signature électronique, nouvelles offres de services…).

Avant de faire appel à un consultant, il faut d’abord cadrer sa recherche :

Préférer un cabinet de conseil ou un consultant indépendant,
Choisir entre un profil plutôt technique ou plutôt fonctionnel,
Le degré de seniorité attendu (expérience, formation, références).

Chaque approche présente ses avantages et ses inconvénients en termes de tarifs, de disponibilité, d’expérience et de formation.

Les 6 questions-clés à poser pour choisir le bon consultant :

Avez-vous déjà mené le type de mission que nous envisageons pour d’autres cabinets d’expertise-comptable ?
Et dans des structures comparables (cabinets d’avocat, cabinets d’audit, agences et sociétés de conseil aux entreprises…) ?
Quel était l’objet de cette mission ?
Quel était votre rôle dans cette mission ?
Pourriez-vous nous montrer quelques exemples de livrables ?
Pouvons-nous contacter un ou deux de vos clients ?

Choisir un éditeur de logiciels : privilégier la pertinence et la légitimité

Plusieurs approches sont possibles pour choisir un éditeur de logiciels. La première est celle de la facilité. Elle consiste à continuer à travailler avec ceux qui sont déjà en place dans le cabinet. C’est une approche pertinente quand le degré de satisfaction est élevé.

La deuxième approche s’appuie sur un processus plus lourd, avec la consultation d’un maximum d’éditeurs présents sur le marché. La pratique n’est pas forcément souhaitable car, si elle est faite sérieusement, elle s’avère très chronophage pour tout le monde. Le cabinet d’expertise comptable va devoir mobiliser des ressources internes pour gérer les multiples réponses aux appels d’offres.

L’idéal est de ne consulter que des fournisseurs considérés comme légitimes et pertinents pour répondre aux besoins, en privilégiant plusieurs critères :

Les chiffres clés de l’éditeur: l’analyse de ces indicateurs ne devrait pas poser de problèmes aux experts-comptables pour évaluer leur solidité financière
L’alignement de la solution avec les besoins métiers particuliers à votre cabinet. L’éditeur doit avoir intégré les vrais usages des cabinets
Les références clients, indicateurs du niveau d’adoption de la solution logicielle par d’autres cabinets comptables
La réactivité, qui se perçoit dès le départ sur le délai du fournisseur à répondre à l’appel d’offre. C’est un signe d’engagement et d’intérêt de la part du prestataire. Des équipes commerciales et techniques disponibles et motivées dénotent un management professionnel. Et inversement…
Le coût, en privilégiant la notion de TCO (Total Cost of Ownership) ou « coût total de possession » et pas seulement le coût d’une licence par utilisateur.
L’ergonomie (et le pré-paramétrage), pour faciliter l’usage de la solution par les utilisateurs, et aplanir certaines résistances au changement
La disponibilité dans le Cloud, un critère aujourd’hui majeur grâce aux avantages induits : une flexibilité, des mises à jour et des sauvegardes automatiques…
L’ouverture, sur l’écosystème applicatif du cabinet et de vos clients.

Choisir une société de services : vigilance sur la création de valeur !

Il existe des milliers de sociétés de services informatiques, et beaucoup mettent en avant leurs compétences, notamment à destination des cabinets d’expertise-comptable pour mettre en place la facturation électronique, accompagner la transformation digitale, implémenter des serveurs et des applications hors Cloud, ou encore muscler la cybersécurité.

La sélection d’une ESN répond à des principes similaires à celle des éditeurs de logiciels et des consultants : la réputation, l’adéquation des offres aux besoins des cabinets, la compréhension de leurs enjeux, la disponibilité des ressources, les compétences et l’adaptabilité des équipes, le nombre de clients, la tarification (au forfait ou à la journée), les engagements de services. Des critères auxquels il faut ajouter la réelle capacité de l’ESN à créer de la valeur, ainsi que sa maîtrise des logiciels concernés par leurs missions, ce qui n’a rien d’évident à priori.

Pour aller plus loin, regardez le replay du webinar : comment le cabinet Adezio collabore avec Bicome Consulting

Un impératif : bien piloter la relation avec ses prestataires

Si le choix d’un cabinet de conseil, d’un éditeur de logiciels ou d’une ESN ne doit jamais être considéré comme une formalité, un autre domaine mérite une attention particulière : le pilotage de la relation avec ces acteurs externes, tout au long du processus de transformation.

C’est très important d’être en accord avec les prestataires qui vous accompagnent et d’évaluer régulièrement la qualité de la relation avec eux.

Alisson Bez

Cheffe de projet transformation, cabinet Expertys

Autant un cabinet d’expertise-comptable peut sous-traiter à des consultants et/ou à des éditeurs ce qu’il ne sait pas ou ne peut pas faire, autant le pilotage ne se sous-traite pas. Il peut s’effectuer de façon simplifiée (avec des points réguliers) ou plus formalisée, avec des comités de pilotage si le projet de transformation est structurant pour l’organisation et les processus internes et externes.

Il s’agit avant tout d’anticiper les risques de dérives (délais, budgets, ressources), que l’on observe dans au moins 20 % des projets de transformation, selon le cabinet Standish Group¹. Et de conserver la maîtrise de sa transformation !

Pour aller plus loin :10 moyens très sûrs de rater sa transition digitale

De nombreux cabinets ne font pas appel à 3 partenaires pour accompagner leur transformation digitale ; en fonction de leur taille et des ressources qu’ils peuvent allouer au projet, ils s’arrêteront à un ou deux. Et s’il n’y en avait qu’un, ce serait l’éditeur de logiciels, si ce dernier a les moyens d’accompagner le déploiement des solutions et la formation des utilisateurs. Les éditeurs sont aujourd’hui au cœur de la transformation digitale : l’enjeu passe forcément par l’automatisation des processus.

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¹Endless modernization : how infinite flow keeps software fresh, Standish Group, 2020.

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