Paie & Ressources Humaines

Fonction Paie : votre conformité est-elle garantie par votre expertise juridique ?

23 Jan 2020

En matière de conformité, la fonction paie se doit d’être réactive. Tableaux de bord, analyses des données et suivi en temps réel se révèlent d’excellents atouts pour atteindre la conformité ou rester dans le cadre réglementaire. Elle nécessite aussi de s’appuyer sur une expertise juridique de haut niveau afin d’être certaine de répondre aux réglementations en vigueur et à venir. DRH, qu’en est-il au sein de votre organisation ?

La paie face aux constantes évolutions réglementaires

Avec une législation sociale en constante évolution, des éléments variables à surveiller chaque mois comme le lait sur le feu ainsi que des exigences très élevées en matière de conformité à la réglementation, la gestion de la paie n’a rien d’un long fleuve tranquille. D’autant que des erreurs en la matière peuvent coûter cher : contrôles de l’Urssaf, lourdes amendes, risques pénaux… Des manquements qui ont un impact direct sur les finances de l’entreprise, mais également sur sa crédibilité et sa marque employeur.

A ce titre, le gestionnaire de paie se révèle au cœur des attentions. Face aux contraintes législatives répétées, il assiste en temps réel à la mutation de son métier. Car au-delà des rouages rébarbatifs à maîtriser, c’est-à-dire un socle de tâches mécaniques à réaliser, il doit également disposer d’une solide expertise juridique pour mener à bien ses missions. Mais pour 46 % des professionnels RH, suivre les évolutions réglementaires apparaît comme une réelle difficulté [1]. Sept points de plus que l’année précédente.

La loi Rebsamen de 2015, les ordonnances Macron de 2017, la loi pour la Liberté de choisir son professionnel de 2018 sans oublier la mise en œuvre du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) la même année et celle du Prélèvement A la Source (PAS) en 2019 ont généré leur lot d’informations à apprendre, à intégrer et à appliquer par la fonction RH, et en grande partie par la gestion de la paie. Si pour mettre à jour régulièrement leurs connaissances, les professionnels de la paie ont coutume de suivre des formations et d’effectuer une veille juridique continue, ces activités majeures prennent de plus en plus d’ampleur.

Et pour quel résultat ? Un an après l’instauration du RGPD, près de 30 % des entreprises avouent ne pas être en conformité avec le règlement européen [2]. Quatre mois après la mise en place du Prélèvement à la source, 12 % des salariés détectaient des anomalies [3]. Concernant l’index d’égalité professionnelle femmes-hommes, 17 % des entreprises ont obtenu un score inférieur à la note limite de 75/100 imposée par le gouvernement [4]. Si pour l’heure les sanctions des autorités restent légères voire nulles pour permettre aux entreprises de s’adapter, cela démontre qu’une partie des organisations rencontre des difficultés à anticiper les évolutions réglementaires.

Dématérialisation de la paie : vers un gain de temps et une réduction des risques

A une époque où gagner du temps devient primordial pour les entreprises, la gestion de la paie se doit d’être optimisée : au niveau de ses processus grâce à l’automatisation des tâches chronophages, mais également au niveau de ses prises de décision avec une expertise juridique à la pointe.

Les nouvelles technologies permettent d’assister le gestionnaire de paie. La détection d’anomalies, l’envoie de notifications sur les évolutions réglementaires, mais aussi d’alertes sur les contrôles obligatoires à réaliser permettent aux professionnels RH d’être guidés dans leurs démarches, de réduire les délais et de diminuer les risques.

L’intégration en temps réel des évolutions réglementaires au sein des logiciels de paie se révèle essentiel, à la fois pour gagner en efficacité et en sérénité dans la réalisation des actions. Rappelons qu’un tiers des collaborateurs a déjà constaté une erreur dans son bulletin de paie [5] quand l’Urssaf s’inquiète des anomalies fréquentes concernant les déclarations des assiettes plafonnées et déplafonnées [6].

Avec des processus automatisés ainsi que des contrôles renforcés, les professionnels RH sont en capacité de concentrer leur temps sur d’autres missions à fortes valeurs ajoutées : l’analyse de la paie. Car c’est bien dans l’analyse des données que se dessine le nouveau visage du gestionnaire de paie. Les reportings permettent de suivre l’état de conformité et de peser sur les politiques stratégiques de l’entreprise : de la politique de rémunération globale au respect de l’index d’égalité professionnelle en passant par la gestion de l’absentéisme.

La fonction paie répond à des enjeux complexes en matière de processus, de conformité et de performances. Afin de relever ces défis majeurs, elle doit fiabiliser ses processus, garantir ses informations, sécuriser ses données et ses décisions en s’appuyant sur une expertise juridique forte pour s’appuyer in fine sur une expertise métier de qualité pour améliorer les performances globales de l’organisation.

[1] Enquête, « Les RH au quotidien », Editions Tissot, 2019
[2] Communiqué de presse, « European Business Awards : 30 % des entreprises européennes ne sont toujours pas conformes au RGPD », 2019
[3] Enquête, « Les salariés français et leur salaire », Ifop, 2019
[4] Article, « Index égalité femmes-hommes : 17 % des entreprises dans le rouge en France », Le Figaro, 2019
[5] Article, « Fiche de paie : un salarié sur trois a déjà constaté une erreur », Europe 1, 2015
[6] Article, « DSN : l’Urssaf lance la chasse aux erreurs », Les Echos, 2018

Guide ultime de la conformité