Experts-Comptables

Vis ma vie d’expert-comptable : les outils digitaux et la relation client

6 Jan 2021

Dans cet article, qui prend des allures de roman, nous allons suivre les aventures de Mathieu, un expert-comptable très sensible aux évolutions de sa profession. Son goût pour le digital et la modernisation des processus métiers l’a poussé à organiser la mise en place d’un nouveau système de travail entre les collaborateurs de son cabinet et ses clients. Son utilisation des outils digitaux lui permet d’aider ses clients à y voir plus clair dans leur trésorerie et de les orienter sur les décisions à prendre pour développer leur entreprise. Chose qu’il ne pourrait pas faire s’il continuait de travailler « à l’ancienne ».

Co-produire avec ses clients grâce à la comptabilité collaborative

8h45 : Jean-Louis va-t-il enfin passer à la dématérialisation ?

À peine arrivé au cabinet, Mathieu s’installe à son bureau avec la ferme intention de convaincre Jean-Louis, l’un de ses clients, des avantages de la dématérialisation. Il aimerait le faire passer à la solution Cegid Box. Il travaille avec lui depuis des années, mais n’arrive pas à lui faire changer d’avis sur la question. Pourtant, ils ont tous les deux beaucoup à y gagner.

Cela permettrait à Mathieu d’économiser du temps sur la collecte des pièces comptables et sur leur traitement. Grâce à la reconnaissance optique de caractères, toutes les informations des factures sont détectées automatiquement. Plus besoin d’effectuer les saisies manuellement. Mathieu ne regrette absolument pas cette activité ennuyeuse ! Ensuite, l’écriture comptable associée est générée, proposée et intégrée dans le bon dossier. Bref, l’automatisation lui simplifie grandement la vie.

De son côté, Jean-Louis pourrait transférer ses pièces directement dans la Box. Plus besoin d’envoyer des mails tous les jours ! Il pourrait les retrouver rapidement en cas de besoin grâce à un moteur de recherche très simple à utiliser. Enfin, pour Jean-Louis, les bénéfices les plus intéressants sont législatifs : le coffre-fort numérique Cegid associé à la Box lui permet d’archiver tous ses documents fiscaux pendant 10 ans, et leur donne une valeur probante. Si un jour, il a un contrôle fiscal, il pourra les utiliser comme justificatifs.

Mathieu sait que Jean-Louis aime avoir l’esprit tranquille. C’est donc grâce à cet argument qu’il espère le convaincre. Il décroche le téléphone et plein de confiance, se lance dans une discussion avec son client. Les résultats ne se font pas attendre : Jean-Louis accepte ! Il ne veut surtout pas avoir de problèmes avec l’administration. La journée commence bien !

10h00 : Vive la gestion comptable simplifiée avec la comptabilité collaborative !

Mathieu continue sa matinée par la mise en place de la co-production comptable pour quelques-uns de ses clients. Parfaite pour gagner en productivité, cette méthode permet également aux entrepreneurs de reprendre la main sur leur comptabilité. Pour cela, il avait besoin d’un outil simple, complet et intuitif pour répartir les tâches entre l’expert-comptable et l’entreprise : il a choisi Cegid Comptabilités Collaboratives.

Comme chaque client est différent, Mathieu personnalise le partage des données et pilote la relation de collaboration. Il fixe le curseur selon les attentes de chacun : cela va de la simple consultation à la pleine co-production.

Grâce à la comptabilité collaborative mise en place par Mathieu, les clients du cabinet peuvent consulter l’état financier de leur entreprise et saisir leurs informations comptables, à n’importe quel moment du jour ou de la nuit. Ils peuvent attacher des pièces aux écritures et les transmettre directement au cabinet.

D’ailleurs, une fois cette tâche terminée, Mathieu s’aperçoit que 8 autres de ses clients ont transféré des factures et des notes de frais pendant la nuit. À l’aide de l’intelligence artificielle, il les traite rapidement en repensant, un sourire en coin, à l’époque où il devait tout saisir manuellement.

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Munissez-vous des bons outils pour une co-production cabinet client réussie !

 

Gagner en productivité et avoir plus de temps pour ses clients avec la gestion connectée

11h30 : Pourquoi pas un logiciel de facturation en ligne pour Mme Petit ?

Voilà, c’est fait ! Mathieu va à la machine à café pour une pause bien méritée. Tout en mélangeant machinalement sa boisson chaude, il réfléchit à la façon dont il pourrait soutenir Mme Petit, qui dirige une TPE et qui lui a fait part de ses problèmes de gestion. Pour l’aider à optimiser son temps, il pense lui proposer un logiciel de facturation en conformité avec la loi : Cegid Devis Factures. Elle passera ainsi moins de temps sur les tâches administratives et pourra mieux piloter son entreprise.

Non ! Une meilleure solution existe ! En tout cas, elle est plus adaptée à la situation de Mme Petit dont l’activité est de vendre des produits cosmétiques. Cette idée surgit dans l’esprit de Mathieu qui sursaute et renverse du café bouillant sur Mathilda. Elle lâche un cri de douleur mêlé à de la colère. Il s’excuse maladroitement et explique que c’est à cause de la solution Cegid Gestion Commerciale. Peu convaincue par son excuse, sa collaboratrice se dirige d’un pas énervé vers les toilettes.

Mathieu retourne à son bureau, embarrassé, mais oublie vite cette mésaventure en entendant la voix de Mme Petit au téléphone. Il lui explique comment la solution de Cegid peut l’aider au quotidien dans la gestion de ses devis, de ses factures et de son stock. Il lui assure également que cet outil lui permettra, de son côté, de détecter le moindre problème de trésorerie. Mme Petit est convaincue. Mathieu raccroche, satisfait : il se sent réellement utile à ses clients et s’épanouit dans cette nouvelle façon de travailler.

13h00 : M. Renard et les impayés, une histoire du passé

C’est la pause déjeuner. Mathieu reprend trois fois du dessert, ce qu’il regrette immédiatement. Le cabinet n’est pas équipé d’une salle de sieste. En tout cas, pas encore ! Voici un combat intéressant à mener… Un bip de notification sort Mathieu de cette rêverie. C’est le mail d’un client, M. Renard, qui lui annonce que plusieurs de ses factures restent impayées. Comment faire pour se faire payer à coup sûr et plus rapidement, lui demande-t-il.

Ah ! Ah ! Mathieu jubile ! Non pas parce que son client rencontre des difficultés pour se faire payer, mais parce qu’il connaît de très bonnes solutions à ses problèmes. Dans sa réponse, il lui propose deux moyens efficaces pour obtenir ses règlements plus vite et protéger sa trésorerie. Voilà un extrait de ce qu’il lui écrit :

« Vous pouvez utiliser l’assurance facture, une solution pour être sûr à 100 % de toucher votre dû. Le fonctionnement est simple : vous l’activez directement depuis votre logiciel Cegid Devis Factures. Si la facture est éligible, un devis est généré et vous réglez le prix de la protection. Ainsi, vous ne prenez aucun risque. Si votre client ne vous paye pas, l’assurance prend le relais et vous verse le montant de la facture.

Un autre moyen existe : le paiement en ligne. Il ne vous garantit pas d’être payé contrairement à l’assurance, mais il facilite et accélère le règlement de vos factures. Ici aussi, c’est assez simple : vous activez le paiement en ligne directement depuis votre logiciel de facturation ou de gestion commerciale. Votre client reçoit un lien de paiement directement dans le mail. Il peut alors vous régler immédiatement et en toute sécurité, par carte bancaire ou prélèvement SEPA. Dès que le paiement est reçu, le statut de la facture s’actualise automatiquement. Vous n’avez rien à faire : votre comptabilité est à jour. »

Mathieu conclut par quelques formules de politesse et propose à M. Renard de l’appeler s’il a besoin d’aide pour choisir la solution la plus adaptée à ses différents clients.

14h30 : Une solution de Click & Collect pour le commerce de M. Nouar

Comme il est sur sa boîte de réception, il en profite pour parcourir les messages reçus dans la matinée. Il met à la corbeille quelques newletters qu’il ne lit plus depuis longtemps avant de tomber sur un message venant de M. Nouar, un client discret qui demande rarement conseil. Intrigué, il ouvre l’e-mail et découvre les difficultés auxquels ce commerçant d’âge moyen doit faire face. L’année a été difficile pour lui, car son commerce a beaucoup souffert de la crise sanitaire. Il a pu rester ouvert, heureusement, mais la fréquentation a baissé et le chiffre d’affaires aussi. Les consommateurs préfèrent acheter sur internet et il aimerait donc se lancer dans une stratégie digitale efficace.

Mathieu sait ce qui lui faut : la solution Cegid e-Commerce, qui lui permettra de créer une boutique en ligne clé en main. Dans sa réponse, notre expert-comptable commence par le rassurer sur la situation et lui explique comment il peut l’aider à ouvrir son point de vente en ligne rapidement et facilement.

Grâce à une formation en ligne ludique, il sera en capacité de faire fonctionner son e-commerce, c’est-à-dire remplir les données de son catalogue, gérer ses stocks, ses commandes et mettre en place le Click and Collect. Ses clients pourront choisir leurs articles en ligne avant de venir les retirer au point de retrait prévu par M. Nouar. À moins qu’ils ne préfèrent se faire livrer par transporteur.

Les avantages de cet outil ne s’arrêtent pas là. En connectant sa boutique en ligne à son logiciel Cegid Point de Vente, M. Nouar se simplifie grandement la vie : ses stocks sont mutualisés et décomptés en temps réel, les comptes clients sont synchronisés et ses journaux de vente sont envoyés automatiquement à Mathieu, son expert-comptable.

Mathieu conclut : « Bref, Cegid e-Commerce vous permet de gérer intégralement une boutique en ligne sans avoir de compétences spécifiques en informatique. »

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Évitez la ressaisie de données et gagnez du temps grâce à la gestion connectée.

 

Éclairer la situation de ses clients grâce de véritables outils de pilotage

16h00 : Rendez-vous avec Isabelle pour un point pilotage d’entreprise

Mathieu traite encore quelques messages et peut enfin passer à l’une de ses activités préférées : l’analyse des tableaux de bord de ses clients. Il jette un œil expert sur leur situation financière qui s’actualise en temps réel. C’est un point de départ parfait pour leur donner des conseils sur les bonnes décisions à prendre.

« Puis-je ouvrir une nouvelle enseigne ou dois-je attendre de nouvelles rentrées d’argent ? » Voilà le type de questions auxquelles il apporte des réponses concrètes chaque jour. Plus entourés et mieux conseillés qu’ailleurs, les clients de Mathieu lui restent fidèles depuis des années !

Son rendez-vous avec Isabelle, gérante de TPE, approche. Comme pour ses autres clients, il fait le point avec elle chaque trimestre sur l’évolution de ses indicateurs clés. Pendant cet entretien, ils vont regarder ensemble le tableau de bord de son entreprise et Mathieu va lui proposer son analyse de la situation. Isabelle voulait engager un nouvel employé depuis longtemps. Il va pouvoir lui annoncer que c’est aujourd’hui possible.

Il sait à quel point ces rendez-vous sont importants pour ses clients. Même s’ils consultent leur tableau de bord de manière quotidienne pour piloter au mieux leur entreprise, les données sont parfois difficiles à interpréter. Ils ont donc besoin d’avoir l’avis de Mathieu pour prendre les décisions importantes. Ça y est, Isabelle est partie, très heureuse de cet entretien. Elle a obtenu toutes les réponses à ses questions et sait dans quelle direction concentrer ses efforts.

17h30 : Un plan de financement béton pour Mme Ribière

Nouvelle notification de mail ! Les missions s’enchaînent mais ne se ressemblent pas ! C’est certainement ce que Mathieu aime le plus dans sa nouvelle façon de travailler. Il ouvre le message de Mme Ribière, une auto-entrepreneuse qui est en train de monter un salon de massage. Elle lui écrit qu’elle a besoin de financements pour réaliser des travaux dans ses locaux et acheter du matériel de base. Elle aimerait avoir ses conseils, car elle n’y connaît rien et ne veut pas commettre d’erreurs dès le commencement de son activité.

Mathieu s’empresse de lui répondre qu’il peut lui proposer la solutions Dossiers de financement by Finalgo. Accessible depuis le Portail Collaboratif Cegid, cet outil pourrait récupérer les données financières de Mme Ribière automatiquement et les analyser afin de monter son plan de financement. Seules les solutions éligibles seront proposées à sa cliente, qui y verra plus clair sur les possibilités qui s’offrent à elle. Une fois finalisé, le dossier de qualité professionnelle est envoyé directement aux établissements financiers : Mme Ribière maximise ainsi ses chances d’obtenir une réponse positive.

Mathieu profite de cette occasion pour lui proposer un tout nouvel outil de suivi de trésorerie : Cegid Flow. Cette application analyse en temps réel les données comptables et bancaires de ses clients, ce qui leur permet de toujours connaître avec précision leur situation financière, leurs échéances et les prévisions de leur trésorerie. C’est parfait pour Mme Ribière qui aime garder le contrôle sur les finances de son entreprise, surtout en période de crise où tout peut basculer rapidement.

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Devenez le DAF externalisé de vos clients avec de vrais outils de pilotage.

 

19h00 : Et demain, ça recommence !

Mathieu a quasiment terminé sa journée de travail. Mathilda passe devant son bureau et lui offre un sourire. Ouf ! Il est pardonné ! Dans un soupir, il appuie son dos sur le dossier de son fauteuil et songe à Mme Gristaphe. Et puis non, ça attendra demain… Aujourd’hui, comme chaque jour, Mathieu a déployé des services à forte valeur ajoutée pour ses clients. Il a réglé leurs problèmes en cherchant les solutions les plus adaptées et les plus efficaces. Et vous, à quoi ressemblent vos journées d’expert-comptable ?

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