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Les nouveaux visages des métiers financiers

Au-delà de la seule automatisation et des gains de productivité induits, la dématérialisation des factures et plus largement de tous les documents de gestion impacte en profondeur tous les métiers financiers. La disparition en cours des tâches de saisie et d’une partie des contrôles déplace le rôle de ces métiers vers la relation client, l’analytique, sans compter une intégration accrue avec les autres départements.

La dématérialisation a d’abord impacté les métiers liés à la comptabilité. La numérisation des données financières est bien sûr sensible et ne date pas d’hier. Dès 2004, la Douane française avait lancé la dématérialisation des déclarations – projet Delta – pour récupérer les droits et les taxes à l’import. Plus globalement, la facture fournisseur a été le fer de lance de cette évolution. Son passage au numérique a bien sûr d’abord impacté les services qui prenaient en charge ces documents. Exit, les tâches de saisie des données dans les logiciels comptables et autres ERP ou applications métiers ! Outre la suppression de cette tâche, l’automatisation s’est également traduite par la disparition des erreurs de saisie. Allégement des opérations de rapprochement, une bonne partie des contrôles pouvant être automatisés. Au-delà de cette seule automatisation, les conséquences de cette digitalisation sont aujourd’hui au cœur de la transformation des fonctions financières et comptables.

Vers des tâches à valeur ajoutée

Cette productivité accrue s’est bien sûr traduite par un retour sur investissement en termes de postes. Le ROI le plus visible des projets de dématérialisation des factures fournisseurs repose souvent sur la suppression ou le non-renouvellement de postes. Et ce, pour des ressources permanentes mais aussi ponctuelles, notamment pour absorber les pics pour les entreprises qui ont des activités saisonnières. Mais au-delà de ce calcul, ces projets impactent directement le métier. Les équipes chargées de l’intégration consacrent plus de temps à des tâches à valeur ajoutée comme, par exemple, la résolution des cas litigieux ou encore pour le suivi des relations avec les fournisseurs.

Mettre en place l’auto-facturationEntreprise française de restauration, Elior Group travaille avec des millions de fournisseurs de toute taille. Si l’entreprise avait déjà mis en place depuis des années des solutions EDI avec ses plus gros fournisseurs, la gestion des factures pour les plus petits représentait une charge lourde. Fin 2015, le groupe a mis à disposition des 500 boulangers locaux avec lesquels il travaille un portail d’auto-facturation. «Un outil facile à utiliser qui présente des avantages comme la réduction des coûts d’édition, d’envoi et de stockage des factures, et garantit le respect des délais de paiement ».

Mutualisation des équipes

Autre effet, si la dématérialisation n’est pas à l’origine à elle seule de la spécialisation de services, elle a fortement amplifié ce phénomène notamment parce qu’elle a démultiplié la capacité de traitement. La mise en place de réseaux performants à l’échelle des entreprises a facilité le partage des informations. Tous les flux, et donc ceux liés à la facturation ont pu être centralisés. Les organisations ont, en toute logique, créé des centres de services partagés spécialisés pour la facturation. Certaines ont été jusqu’à délocaliser ces centres à l’étranger.

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Obtenir les infos en temps réel…

Corolaire de cette automatisation, les données comptables sont devenues disponibles à la demande. Savoir à quel stade en est sa facture dans son traitement est une question légitime et récurrente pour tous les fournisseurs. Une question qui mobilisait jusqu’alors les équipes internes et se traduisait par un nombre conséquent d’interactions, le plus souvent par mail et téléphone. La digitalisation à la source de toutes les données s’est traduite par leur disponibilité immédiate. Côté fournisseur, quand les fonctionnalités logicielles, notamment sur des portails web, ont été développées, cette nouvelle donne apporte une traçabilité complète de l’état des factures. Les fournisseurs peuvent savoir à tout moment où en est le traitement de leurs factures. Côté interne, la suppression de ce suivi permet aux équipes de se consacrer aux cas les plus complexes sans avoir à répondre à des questions basiques.

… et depuis tout lieu

La banalisation de l’utilisation des terminaux mobiles, smartphones ou tablettes, a également touché indirectement les services comptables. Des applications autorisent désormais l’encaissement d’un chèque à partir d’une « app » sur un iPhone ou un Android. Il suffit de le prendre en photo et de lancer l’app ad hoc. Les données sont alors reconnues, transmises et traitées. Avec, à la clé, une réduction des délais de traitement. Dans un autre registre, la mobilité permet au contrôleur de gestion ou au directeur financier de disposer d’un état des finances en temps réel. Très prosaïquement, ce dernier peut consulter pendant une réunion et à partir de sa tablette les délais de paiement, et ce, sans solliciter les équipes comptables.

Respecter les délais de paiement : un enjeu majeurUne législation de 2016, la loi Sapin du 9 décembre, a notablement renforcé les sanctions en cas de retard de paiement inter-entreprises. Le plafond de l’amende monte désormais à 2 millions d’euros, assorti d’une publicité sur le site de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes). En 2016, cette direction a procédé à 2 500 contrôles. L’Observatoire des délais de paiement fait état d’une amélioration, mais constate toujours un retard de presque 12 jours en moyenne.

Mieux analyser

Autre conséquence, la disponibilité de toutes les données liées à la facturation est à la base de nouvelles applications de type « analytics ». Il s’agira par exemple de prédire les défaillances éventuelles de fournisseurs, de s’assurer du respect des délais de paiement, d’optimiser les achats… Quelques acteurs du marché proposent déjà des solutions pour analyser ces données à partir d’algorithmes d’intelligence artificielle.

Vers de nouveaux métiers

Cette digitalisation partielle des processus liés aux métiers financiers et comptables impacte profondément le rôle des professionnels. La première vague, la suppression de tâches répétitives en particulier, a poussé ces derniers à se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée comme le traitement de cas complexe ou encore l’analyse des données. Au-delà de cette étape, les interactions avec les autres départements de l’organisation, et même dans certains cas, celles avec les partenaires et clients, sont concernées. En interne, il s’agit par exemple de mettre en place un processus d’approvisionnement de bout en bout, souvent baptisé « Procure-to-Pay », qui va de la commande au règlement. Dans ce contexte, des réseaux d’achats, des « business networks » se développent. Un domaine qui implique bien sûr les acheteurs, mais va également nécessiter l’expertise des services financiers.

Ce qu’il faut retenir

  • Législation : en 2020, la facturation au format numérique des entités publiques sera une obligation pour toutes les entreprises.
  • Automatisation : la plupart des tâches les plus simples – saisie, rapprochement de factures, relances, … seront automatisées d’ici quelques années.
  • Transformation : les métiers financiers vont étendre leurs activités vers d’autres domaines, relations fournisseurs, animation de réseaux…

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