La note de frais zéro papier (+ vidéo)

Dans la plupart des entreprises qui n’utilisent pas de solution de gestion des notes de frais, les collaborateurs vont devoir conserver précieusement leurs justificatifs puis rédiger leur note de frais. C’est généralement en fin de mois qu’un collaborateur va alors s’occuper de cette corvée en réunissant tous les justificatifs de frais du mois en cours.

Les process vont varier selon les entreprises. Parfois, il faudra effectuer une double saisie, d’autre fois imprimer puis compléter sa note, ou encore agrafer et numéroter chaque justificatif.

Pourquoi les justificatifs de frais sont-ils demandés par votre employeur ?

Si votre employeur vous demande de bien conserver les justificatifs, c’est à juste titre.

• Premièrement, votre manager et/ou un service dédié va sûrement effectuer le rôle de « contrôleur ». Ce dernier va valider votre note de frais, vérifier qu’il n’y ait pas eu d’erreur de notes de frais ou de doublon. Aussi, il vérifiera que les frais que vous avez déclarés sont bien dans le cadre d’un déplacement professionnel.
• Deuxièmement, ces justificatifs vont servir à votre service comptabilité ou frais généraux, afin de récupérer la TVA sur les déplacements professionnels (TVA récupérable). Vous n’êtes pas sans savoir que les entreprises ne sont qu’un intermédiaire et qu’elles peuvent donc se faire rembourser cette taxe sous la forme d’un crédit de TVA.
• Pour finir, si ces justificatifs de frais sont si précieux pour votre entreprise, c’est parce qu’elle peut faire l’objet d’un contrôle fiscal (de la part de l’URSSAF). En France par exemple, l’URSSAF en cas de contrôle sur les notes de frais peut remonter sur une période de 3 ans.

L’archivage papier des justificatifs

Plus une entreprise emploie des collaborateurs faisant des notes de frais, plus le stockage papier des justificatifs va devenir problématique. Lorsqu’un grand groupe composé de centaines ou de milliers d’employés fait l’objet d’un contrôle, ce sont des dizaines de palettes ou de conteneurs remplis d’archives papier qui vont devoir être rassemblés.

Outre la perte de temps monumentale, les ressources humaines qu’il va falloir mobiliser ou encore le coût financier du stockage, l’archivage papier n’en demeure pas pour autant un système infaillible. Votre employeur a-t-il des copies ou des doublons de vos justificatifs en cas d’incendie ou autre ? Etes-vous sûr de la bonne lisibilité de vos tickets ? Lorsque l’on sait qu’ils disparaissent pour la plupart au bout de quelques mois…

L’archivage électronique et le zéro papier

À l’ère du tout numérique, la législation française permet depuis 2019 de ne plus conserver vos justificatifs papier. Vous pouvez légalement dématérialiser vos justificatifs de notes de frais. Les modalités sont bien encadrées et la seule possibilité pour votre entreprise est de passer à un archivage à valeur probante. Cette technologie est la seule à faire foi en cas de contrôle fiscal.

Le zéro papier avec Cegid Notilus

Bien entendu notre solution de gestion des notes de frais a su s’adapter et englobe depuis quelques années cette fonctionnalité. Grâce à cela vous disposerez d’un accès simplifié à tous les justificatifs de votre société et ce pendant 10 ans. En outre, vous pouvez effectuer des recherches sur toute vos données et utiliser des filtres afin de retrouver rapidement un frais en particulier ou certaines typologies de frais.

Cegid Notilus, c’est l’archivage à valeur probante, mais aussi…

• Votre note est créée automatiquement grâce à notre outil de reconnaissance optique des caractères qui détecte tous les champs sur vos différents justificatifs de frais.
• Vous pouvez configurer un workflow de validation entièrement personnalisable.
• Instantanément, les managers ont accès aux notes de frais de leurs collaborateurs et peuvent les valider en un clic (avec la photo des frais associés en temps réel !)
• Plus besoin d’effectuer votre note de frais mensuelle, vous pouvez être remboursé au fil de l’eau.
• Vous faites respecter vos politiques de remboursement et de voyage

Déployable à l’international (6 langues en standard), Cegid Notilus permet également aux services financier et comptable d’analyser les dépenses liées aux déplacements de leurs collaborateurs. Outre la note de frais, vous pouvez même gérer les réservations de votre voyage d’affaires (trains, avions, voitures de location, hôtels, etc.), ainsi que votre parc automobile !

Cegid Notilus Stories : Le traitement des notes de frais

Et si toutefois les justificatifs papier vous manquent, vous pouvez vous remémorer cette bonne époque en visionnant la vidéo ci-dessous 😅 :