La note de frais zéro effort, zéro papier, zéro euro !

Marion Dupacq Aregay, responsable achats et logistique au sein du groupe Lur Berri, apporte son témoignage sur le sujet, dans un atelier animé par Nicolas Rousseaux, responsable commercial Cegid Notilus.

Pas seulement une promesse, mais une réalité !

La coopérative basque Lur Berri (1,4 Milliard d’euros de CA, 500 personnes) a mené une réflexion menée autour de la note de frais zéro papier, avec en ligne de mire également la mobilité des collaborateurs et l’optimisation de celle-ci. Ce projet a été mené pendant la Covid en parallèle à un projet de gestion de flotte. Marion Dupacq Aregay (Lur Berri) explique :

« Le télétravail nous a permis de dégager du temps des tâches quotidiennes pour réfléchir sur la dématérialisation et à l’acquisition d’une solution de gestion des notes de frais. La période a été propice à lancer ce type de projets ayant parfois été mis de côté ».

Pourquoi un tel projet ? Pourquoi le bon timing ?

Les études montrent que le coût de traitement d’une note de frais papier peut varier de 15 à plus de 50 euros selon les process en place dans les entreprises. Chez Lur Berri, les éléments déclencheurs étaient multiples : il y avait plus le temps pour se concentrer sur certains projets informatiques et certains enjeux ciblés. En outre, les équipes étaient matures pour travailler sur la mobilité. Des sources d’optimisation avaient été identifiées : il fallait traiter beaucoup de notes de frais papier, avec des tickets de caisse pouvant se perdre, ce qui amène des lourdeurs dans le traitement et la mobilisation d’une ressource à temps plein au sein du service RH. Donc, un impact négatif sur la performance, pour un coût de traitement de plus de 15 euros, prenant en compte le temps passé, le volume mensuel, le nombre de notes de frais des collaborateurs par mois.

Marion Dupacq Aregay se souvient :

« Il fallait faire 3 copies de chaque note de frais. Le commercial devait rédiger à la main ses montants, rassembler ses justificatifs, faire des copies, envoyer ses éléments au service RH par la poste, qui devait les réceptionner, vérifier qu’il ne manquait rien, que les montants avaient été validés par le responsable en accord avec la politique en vigueur. Ensuite seulement, le commercial pouvait être remboursé. C’était un sujet sensible et nous avons voulu aussi donner de la visibilité aux collaborateurs et aux managers pour qu’ils valident avec plus de connaissance et de précision. Nous voulions plus de transversalité, réduire les contraintes existantes et envoyer un message fort aux commerciaux et aux itinérants en réponse à cette problématique grâce à une solution optimale comme un zéro papier en entreprise ».

Comment s’est opéré le choix ?

« Nous avons monté une équipe projet avec le responsable IT et la responsable des Ressources Humaines. Nous avons aussi embarqué des gens du terrain pour nous aider à constituer notre appel d’offres, notamment avec la personne qui traite les notes de frais soit en tout 5-6 personnes. Nous avons produit un cahier des charges qui prenait en compte des aspects tant pratiques que techniques pour répondre à l’intégralité de nos demandes. Nous avons élaboré une trame de réponse pour pouvoir comparer les 5 réponses à l’appel d’offre » raconte Marion Dupacq Aregay. Elle ajoute :

« Entre les premières réunions internes (débutées dès l’arrivée de la Covid) et le choix se sont écoulés 4 mois. Nous avons pu réellement travailler sur le sujet à partir de septembre ».

Quels points forts pour le choix de Cegid Notilus ?

La facilité d’usage a été un critère de choix : des versions de test ont été installées à l’intention des commerciaux et des managers, qui ont trouvé l’outil simple à utiliser. Pas besoin d’être un expert en informatique ! La saisie de la note de frais ne leur prenait pas plus de 5 minutes. « En interne, cela nous a permis de récupérer aussi la TVA ce que nous ne pouvions pas faire jusque-là. Enfin, nous pouvions assurer que les notes de frais n’allaient pas se perdre, qu’il y avait un schéma unique. Une fois le ticket de caisse pris en photo, la procédure et le lien allaient vers le manager ce qui améliorait l’efficacité et la rapidité du traitement. Cegid Notilus a répondu parfaitement à nos attentes, un constat lors de la réponse à l’appel d’offres » explique Marion Dupacq Aregay. Les 25 ans d’existence de Cegid Notilus permettent à la solution de traiter une multitude de cas particuliers qui ont été intégrés dans la solution, notamment des workflows complexes, des écrans de saisie paramétrables via une ergonomie simple, qui est un sujet sensible pour les collaborateurs.

« Il s’agit de gagner leur adhésion, celles des managers et de tous les niveaux hiérarchiques. Pour ce faire, il faut que les gens comprennent bien l’outil, qu’il soit à la portée de tous via un smartphone de type Android ou iPhone pour que ce sujet ne soit plus un problème, une corvée, une perte de temps pour l’organisation. Nous avons classé et challengé les éditeurs, émis des priorités. Cegid Notilus était dans la moyenne de prix constatée et le rapport qualité-prix a été vite pris en considération et accepté par la direction » conclue Marion Dupacq Aregay.

Dérouler un projet par temps de Covid

Dans le Sud-ouest, la culture des réunions en présentiel est très ancrée « 10 % des réunions se faisait à distance et ce fut un apprentissage que de travailler en visioconférence à 80 %. Une fois quelques routines mises en place, le déroulé des échanges fut assez simple entre la DSI, la RH et les équipes Cegid Notilus. Du lancement des premiers ateliers d’analyse jusqu’à la mise en production, seulement quelques mois se sont écoulés. Nous avons 22 activités différentes, avec des workflows différents, des process de validation différents, une charte Voyage à affiner. Nous avons mis en place des règles communes grâce à l’outil ». Les équipes Cegid Notilus ont donc aidé sur le paramétrage et la politique Voyage. L’outil a permis à Lur Berri de structurer sa politique mobilité, en trois mois, le temps de développer les interfaces. La phase de test avec le terrain s’est déroulée en janvier pour un zéro papier atteint début avril pour toute l’entreprise.

La déclaration d’une note de frais chez Lur Berri

C’est Marion Dupacq Aregay qui la décrit :

« Le collaborateur prend son ticket de caisse en photo, le classifie (carburant, hôtel, restauration). Cegid Notilus analyse le ticket en question, et vient préremplir des champs. Le gain de temps est immense. Les tickets sont ensuite stockés sur le téléphone et vont incrémenter et constituer la note de frais en fin de mois. Le collaborateur peut faire la comparaison avec la politique voyage et avoir une vision très claire de ce qui va être remboursé ou pas, en cas de dépassement. Maintenant, c’est Cegid Notilus qui applique la règle et non plus le responsable ou le service comptabilité. Ça permet d’avoir le même traitement pour tous. Les commerciaux peuvent continuer à mener leurs affaires sans être gênés, dans le respect d’une politique Voyage globale. Ils ne sont plus obligés de conserver la version papier, c’est vraiment du zéro papier. Une fois que le commercial a transmis sa note de frais, celle-ci est validée par le responsable qui peut vérifier l’intégralité des tickets. »

Valeur probante, 3 points à respecter pour rappel

Garantir l’authenticité, l’intégrité, la pérennité des documents. A cet effet, Cegid Notilus convertit les documents au format PDF, ils sont signés électroniquement plus archivés pendant 10 ans, ce qui donner une valeur légale aux justificatifs. La photo fait foi. En découvrir plus au sujet de l’archivage à valeur probante.

« Nous avions des frais postaux en lettre suivies pour ne pas perdre de justificatifs. C’était un processus onéreux. En outre, la qualité des documents était variable avec des montants parfois mal lisibles. Il n’y a plus à se poser de question désormais. Également, la récupération de la TVA était un vrai enjeu. Les budgets sont désormais clairs par rapport aux notes de frais des commerciaux et itinérants. C’est un vrai gain financier pour Lur Berri. Le coût de traitement a été réduit de 30 à 35 %, mais nous pouvons encore optimiser le processus car nous n’avons pas pris en compte la récupération de cette TVA. Cegid Notilus est une réponse fonctionnelle et financière intéressante à la problématique de départ pour passer à une nouvelle ère du traitement de la note de frais, grâce à la dématérialisation des processus » estime Marion Dupacq Aregay.

Lors de l’atelier, plusieurs internautes ont posé des questions que nous avons trouvés pertinentes de retranscrire à l’écrit.

Les questions des internautes

Quels services intégrer au projet ?

DSI, RH, comptabilité (car une interface permet d’envoyer les notes de frais directement vers ce service sans ressaisie), les achats et une personne du terrain, pour constater les réels besoins et n’oublier personne car tous les services sont impactés.

Est-il facile de modifier ses plafonds de remboursement, notamment les repas ?

C’est très facile d’un point de vue informatique, via un curseur. Or, c’est le changement le plus compliqué à faire passer. L’accompagnement, la pédagogie et la justification prennent plus de temps ! Les équipes forment au paramétrage pour qu’il puisse être réalisé en autonomie : changer règles, plafonds, workflows de validation, créer de nouvelles natures de frais, des sociétés… Cegid Notilus est très ouvert et permet à ses clients d’administrer facilement leur logiciel pour le faire vivre. Cegid Notilus n’a pas été déployé à l’international pour ce projet mais peut parfaitement prendre en compte des législations et contraintes locales car l’outil est déployé dans près de 100 pays.

Quel est le coût d’un projet Cegid Notilus ?

Deux facteurs sont à prendre en compte :

• Le coût de licence qui dépend du nombre d’utilisateurs qui représente un coût récurrent (« run ») ;
• Le coût projet (« build ») correspond au temps d’accompagnement des équipes Cegid Notilus qui va de 3-4 jours à des ateliers de suivi plus longs (d’une dizaine à une centaine de jours dans le cas de projets internationaux).

Comment présenter les justificatifs en cas de contrôles URSSAF en cas de zéro papier ?

Au sein de Cegid Notilus, la fonctionnalité Audit permet, selon certains critères de recherche, de remonter jusqu’au justificatif, voire de télécharger les données de scellement. On cherche la ligne de frais, on télécharge les documents pour prouver en cas de contrôle que le document est bien un justificatif contrôlé, qui est passé dans une note de frais, qu’il est archivé pendant 10 ans dans un environnement sécurisé donnant une valeur probante qui garantit que le document n’a pas été modifié, altéré, remplacé pendant le téléchargement.

Quelles évolutions pour Cegid Notilus chez Lur Berri ?

Lur Berri est en train de mettre en place le projet de flotte automobile avec la gestion des déplacements. Le commercial peut réserver un hôtel, un avion, un train via le logiciel. Un partenariat avec une plateforme externe de réservation permet de directement incrémenter les notes de frais dans Cegid Notilus. On peut connecter la solution à des plates-formes de réservation hôtelière, de train, de véhicules de location, des agences de voyages… Il s’agit de simplifier la vie des collaborateurs (via l’OCR (reconnaissance optique des caractères) notamment) et des managers grâce à l’IA. Le reporting est aussi une voie de développement pour exploiter les données de façon innovante en générant des indicateurs.

A retenir : lancer un projet de dématérialisation des notes de frais, c’est aussi l’occasion de se poser des questions : politique de remboursement, de déplacement, etc. Lorsqu’on répond à un appel d’offre, nos fonctionnalités, ergonomie, innovation, répondent à ces attentes mais Cegid Notilus tient au transfert de compétences, à bien accompagner le changement chez ses clients, évoluer en co-construction. Le zéro effort, c’est le credo de Cegid Notilus. Saisir une note de frais, ça n’existe plus car la technologie permet désormais d’aller plus vite et mieux à partir d’une simple photo. Innovation, zéro papier et simplicité sont les mots-clés.