La validation d’une note de frais et son workflow

Si vous êtes un novice en la matière ou que vous ne supportez pas les anglicismes, vous êtes au bon endroit !

Les workflow de validation dans Cegid Notilus

Chez Cegid Notilus, notre dada c’est la gestion des déplacement professionnels et des frais associés (les fameuses notes de frais). Lorsque nous parlons de « workflow de validation », il s’agit la plupart du temps du cheminement que va effectuer une note de frais afin d’être validée. Elle va suivre un certain process, être validée par votre responsable ou par une solution technologique, qu’importe, tout ça c’est le workflow de validation. Pour résumé : un parcours automatisé jusqu’à une validation finale.

On retrouve également d’autres workflow dans Cegid Notilus. Si on prend la partie gestion des déplacements professionnels, on peut retrouver un cheminement de validation lors de la réservation d’un hôtel ou d’un train à un tarif plus élevé que ce que votre employeur autorise. Si le montant autorisé est dépassé, la réservation va pouvoir suivre un parcours de validation personnalisé afin d’être acceptée. Concernant Cegid Notilus YourWay qui permet de gérer les flottes automobiles, on pourrait citer le workflow de validation de commandes : lorsque le gestionnaire de flotte passe une commande auprès de ses différents prestataires (loueurs ou constructeurs) via notre solution, la commande du véhicule peut être validée par X personnes à la suite. Tout est paramétrable !

Le workflow de validation d’une note de frais au Moyen Âge

• Prenons le cas d’une société qui gère encore ses notes de frais de façon archaïque, sur un fichier Excel ou à la main. Lorsqu’un collaborateur de l’entreprise rentre de son déplacement professionnel, il va alors effectuer sa note de frais afin d’être remboursé des différentes dépenses qu’il a effectuées pour l’entreprise.
• Bien entendu, les méthodes vont varier selon les sociétés, certains vont devoir remplir un fichier Excel ou encore remplir une note de frais à la main ou dans un modèle notes de frais donné.
• Par la suite la note de frais papier sera surement jointe aux justificatifs de frais puis envoyée ou transmise à un autre service, comptable ou financier.
• Mais juste avant d’être transmise et envoyée pour le remboursement des frais engagés, la plupart des entreprises vont vouloir contrôler les différentes notes de frais. Notamment pour voir si elles respectent bien la politique de remboursement/voyage de l’entreprise (les modalités, tarifs ou quotas imposés par la direction) ou encore afin de vérifier qu’il n’y ait pas d’erreur ou d’abus. Dans les faits, c’est souvent le responsable ou le N+1 du salarié qui va effectuer la validation des frais et une double vérification sera effectuée par le service comptable.
• Images rares de ces méthodes d’un ancien temps ci dessous :

Le workflow de validation 2.0 avec Cegid Notilus

• Avec Cegid Notilus, vous allez pouvoir configurer un parcours de validation entièrement paramétrable de A à Z.
• En plus, toutes vos données RH et comptables sont synchronisés dans notre outil.
• Vous allez même pouvoir configurer des alertes et des plafonds afin de faire respecter votre politique entreprise.
• Et oui Thierry, les homards et les hôtels 5 étoiles avec la carte corporate de l’entreprise c’est fini !