Le guide complet pour tout savoir sur la TVA récupérable

Le remboursement des frais professionnels est un poste de dépense important pour les entreprises. À mesure que se développe le travail en mobilité, les frais de mission sont aussi plus nombreux et plus élevés. Le dispositif de récupération de la TVA sur certains de ces frais permet à l’entreprise de réaliser des économies notables : il serait dommage pour votre trésorerie de ne pas en profiter systématiquement, faute d’une mauvaise connaissance des règles et critères de déductibilité. Cegid Notilus vous guide pour tout comprendre sur la TVA récupérable ou déductible, et pour savoir précisément à quels frais elle s’applique.

TVA récupérable : de quoi parle-t-on exactement ?

La TVA récupérable, qu’on appelle aussi TVA déductible, désigne un mécanisme de récupération de la taxe sur la valeur ajoutée, impôt indirect récupéré par les professionnels assujettis pour le compte de l’État. La récupération de la TVA est un dispositif qui permet aux entreprises de se faire rembourser, dans certains cas, le montant de la TVA payé dans le cadre de dépenses professionnelles.

Toute vente réalisée par un professionnel se fait sur la base d’un prix HT (Hors Taxes), auquel est ajouté le montant de la TVA, calculé en application d’un taux fixé par l’État pour différentes catégories de produits. Ce taux peut varier de 5,5 % pour l’eau et les boissons non alcoolisées dont le contenant permet une conservation, à 10 % pour les sandwiches à emporter et à 20 % pour les boissons alcoolisées. Le montant payé par le consommateur correspond au prix TTC (Toutes Taxes Comprises). Le marchand collecte la TVA au cours de ses ventes puis la reverse à l’État.

Lorsqu’une entreprise assujettie à la TVA effectue des achats dans le cadre de son activité, c’est-à-dire pour ses besoins professionnels, elle paye le montant TTC mais peut, dans certains cas, se faire rembourser le montant correspondant à la TVA. On parle aussi de TVA déductible parce que la récupération se fait par un jeu d’écritures comptables lors de la saisie des déclarations : la TVA récupérable est déduite de la TVA collectée au moment du calcul de la TVA à régler auprès de l’administration fiscale. Il s’agit donc bien aussi d’un mécanisme de déduction.

Trois cas de figure peuvent se présenter pour une entreprise lors des déclarations fiscales :

• L’entreprise n’a aucune TVA à payer à l’administration fiscale ni à récupérer
• L’entreprise a davantage de TVA à récupérer que de TVA collectée à payer et bénéficie dans ce cas d’un crédit de TVA, qui peut faire l’objet d’un report ou d’un remboursement.
• L’entreprise a davantage de TVA collectée à payer que de TVA à récupérer : elle paie dans ce cas le montant de la TVA collectée, mais en déduisant le montant de la TVA récupérable à laquelle elle peut prétendre. C’est aussi le cas le plus fréquent.

Quelles règles pour récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Le dispositif de TVA récupérable s’applique aux dépenses professionnelles engagées par une entreprise, qui comprennent de nombreux investissements ainsi que des dépenses de fonctionnement comme les achats de matériel, la souscription à des prestations de services ou l’achat de documentations. Les dépenses professionnelles des salariés entrent aussi dans les frais susceptibles de générer une récupération de TVA. La déductibilité n’est cependant pas systématique, et certains frais professionnels sont soumis à une TVA non récupérable. Cegid Notilus fait pour vous le point des notes de frais qui permettent ou non de récupérer la TVA.

Notes de frais de restauration

Les frais de restauration qui entrent dans le cadre des dépenses professionnelles (repas d’affaires, repas d’un salarié en mission ou en déplacement) sont éligibles à la récupération de TVA. Le montant est payé TTC par les dirigeants ou employés dans le cadre de leurs fonctions, puis le montant de la TVA payée peut être déduit de la TVA reversée par l’entreprise à l’État.

L’ensemble d’une note de restaurant est concerné par la récupération de la TVA, y compris les boissons et notamment les boissons alcoolisées, même si le taux de TVA appliqué n’est pas le même. Pour être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale, il est essentiel de pouvoir produire un justificatif de notes de frais qui explique et légitime la déduction de la TVA effectuée lors de vos déclarations. Dans le cas d’une note de restaurant, un ticket de caisse suffit lorsque le montant impliqué est de moins de 150 euros, avec l’indication des noms des salariés à l’origine de la note. Au-delà de 150 euros, une facture comprenant les coordonnées de l’entreprise et le montant détaillé de la TVA récupérable est nécessaire. Dans le cas où la note concerne aussi des invités extérieurs à l’entreprise, les coordonnées et fonctions précises des personnes dans leur propre société doivent apparaître sur la note de frais.

Notes de frais d’hôtel

Les nuitées d’hôtel des salariés et dirigeants ne donnent pas lieu à une récupération de la TVA. Seules permettent de bénéficier de la TVA déductible les nuitées d’hôtel et autres types d’hébergement payées par l’entreprise pour le compte d’un tiers invité : partenaire, fournisseur ou client par exemple.

Il est important de retenir que les petits-déjeuners figurant sur une note d’hôtel permettent en revanche, en tant que frais repas, de récupérer la TVA. Une note d’hébergement devra donc bien faire apparaître par des lignes distinctes les montants correspondant aux nuitées et ceux correspondant à la consommation de repas ou de boissons.

Bien que les dépenses d’hébergement ne donnent pas lieu à une récupération de la TVA, il reste essentiel de conserver les justificatifs de notes de frais dont elles ont fait l’objet : toute charge de l’entreprise doit pouvoir être justifiée lors d’un contrôle fiscal ou comptable.

Notes de frais de carburant

Dans le cas des dépenses professionnelles de déplacement, la récupération de la TVA sur le carburant est soumise à des règles précises et complexes.

Jusqu’en 2016, la TVA n’était pas récupérable lorsqu’un véhicule à motorisation essence était utilisé. Ensuite, les entreprises ont bénéficié de la TVA déductible sur le carburant des véhicules essence, mais à hauteur de 60 % seulement du montant de TVA réglé. Ce taux augmente chaque année et a atteint 80 % en 2021. En 2022, il sera possible de récupérer 80 % de la TVA sur le carburant des véhicules essence de tourisme, et 100 % de la TVA sur les véhicules essence utilitaires.

Dans le cas des véhicules diesel, ces taux sont déjà en place de longue date : les notes de gazole permettent ainsi la récupération de la TVA à 100 % pour un véhicule de type utilitaire, et à 80 % pour un véhicule dit de tourisme.

Notes de frais de parking

Les tickets de parking entrent dans le champ des dépenses professionnelles remboursables par l’entreprise. En revanche, celle-ci ne peut pas bénéficier d’une déduction de la TVA sur les frais de parking engagés lors des déplacements professionnels des employés ou dirigeants. Seule exception, les dépenses de stationnement dans un parking situé près du lieu de travail sont éligibles à la TVA récupérable.

Notes de frais de péage

Les frais de péage autoroutier font l’objet d’une possibilité de récupération de la TVA, et ce quel que soit le modèle de véhicule utilisé, dès lors que le déplacement a un motif professionnel.

Notes de frais de location de véhicule

La récupération de TVA sur les factures de location de véhicule est soumise à des conditions strictes : le véhicule loué doit être un utilitaire. Les véhicules de tourisme sont exclus du dispositif. Il n’est donc pas possible de récupérer la TVA sur les dépenses de location d’un véhicule de société, sauf si ce véhicule est destiné au transport de marchandises. Les déplacements des salariés chez les clients ou partenaires pour affaires, en véhicule de tourisme comme en véhicule mixte de location, n’ouvrent pas droit à la déduction de TVA. Les seuls cas où la location d’un véhicule de tourisme ouvre droit à la récupération de TVA sont ceux dans lesquels le véhicule est loué pour servir de taxi ou d’auto-école. Dans le cas d’un véhicule utilitaire en revanche, la récupération de la TVA est non seulement possible sur les frais de location, mais également sur les frais d’entretien et de consommables.

Notes de frais de voyage

Les déplacements d’affaires donnent lieu à des notes de frais que les salariés présentent à l’entreprise pour remboursement. Si cette dernière peut prétendre à une récupération sur les frais repas, sur les tickets de péage et en partie sur les dépenses de carburant, les autres frais de transport sont exclus du dispositif. Lorsque l’entreprise prend en charge les tickets de bus ou de métro, les billets de train, les billets d’avion ou encore les notes de taxi, elle ne peut pas, ensuite, récupérer la TVA appliquée à ces services.

Quelles conditions pour récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Les règles applicables en matière de récupération de TVA doivent être scrupuleusement respectées afin de ne pas se trouver en situation de faute vis-à-vis des administrations fiscales. En la matière, les règles à suivre diffèrent selon qu’il s’agit de déduire la TVA française ou de récupérer la TVA auprès d’un autre État de l’Union européenne.

Conditions pour récupérer la TVA française

En France, pour bénéficier de la déduction de TVA sur vos dépenses éligibles, il vous faudra :

• Veiller à justifier de la nature professionnelle des frais concernés
• Fournir une facture qui mentionne le taux et le montant de la TVA récupérable
• Vous fournir en biens et services auprès d’une entreprise elle-même assujettie à la TVA

Conditions pour récupérer la TVA étrangère

Les règles de récupération de la TVA sur des dépenses effectuées à l’étranger varient d’un pays à un autre. Des conditions sont, dans tous les cas, à remplir : comme en France, il faut que les dépenses soient d’ordre strictement professionnel et que votre entreprise soit assujettie à la TVA. Il est également nécessaire que les achats de produits ou de services ouvrent droit à la TVA récupérable selon les règles fixées par le pays où ils ont été effectués. La demande de remboursement peut être effectuée auprès d’un pays européen dans la mesure où elle porte sur un montant minimum de 50 euros (ou équivalent dans la monnaie locale le cas échéant), dans un délai d’une année civile. La demande passe par l’administration fiscale française.

Comment faire une demande de remboursement de crédit de TVA ?

Si votre entreprise a effectué d’importants investissements éligibles à la TVA déductible, ou encore si elle a dû faire face à un nombre inédit de notes de frais dans le cadre d’une augmentation des missions professionnelles et des déplacements, il est possible qu’elle ait davantage de TVA à récupérer que de TVA à reverser à l’État. Dans ce cas, vous bénéficiez alors d’un crédit de TVA. Deux possibilités s’offrent alors à vous : le report de crédit de TVA sur votre prochain solde à reverser, ou la demande de remboursement. Dans les deux cas, il est essentiel de s’assurer de la conformité de vos déclarations avec les règles de déductibilité de la TVA et de la présence de tous les justificatifs associés. La demande de remboursement se fait simplement sur le site internet du service des Impôts, à partir du compte professionnel de l’entreprise.

Comme l’illustre la réglementation de la TVA récupérable sur le carburant, les lois fiscales évoluent en permanence. Il est essentiel d’être toujours à jour des règles en vigueur dans vos déclarations et éventuelles demandes de remboursement de crédit de TVA. Une manière de s’en assurer consiste à utiliser une application de gestion de notes de frais complète, qui intègre un outil de calcul et de report de la TVA déductible, et qui vous garantit une conformité permanente grâce à des mises à jour automatiques constantes.