Pourquoi et comment scanner les notes de frais ?

Les tâches induites sont chronophages et sont mal vécues, tant par les collaborateurs à l’origine de dépenses professionnelles que par ceux qui les traitent administrativement, comptablement, etc. Ainsi, toute optimisation du processus est bienvenue. Or, le scan des notes de frais est une étape essentielle à cette démarche. Alors voyons maintenant pourquoi c’est intéressant et comment ça fonctionne.

Pourquoi passer au scan des notes de frais ?

Une des principales raisons d’opter pour le scan des notes de frais, c’est évidemment le gain de temps. En effet, la gestion des notes de frais est perçue comme une perte de temps par de nombreux acteurs.

Scanner ses notes de frais : des avantages immédiats

Dès qu’il n’a plus qu’à scanner ses justificatifs, un collaborateur en déplacement gagne énormément de temps dans la saisie de sa note de frais. Plus encore, cette dématérialisation à la source permet d’économiser du temps sur la suite du processus. Cet aspect chronophage de la gestion des notes de frais ne doit pas cacher son importance et son caractère sensible.

Il y a un impact financier, pour l’entreprise et pour chaque collaborateur amené à engager des dépenses professionnelles. Il y a aussi une dimension légale, déclarative, fiscale, etc. Face à ces enjeux, scanner les notes de frais apporte une plus grande sécurité. En particulier, cette action élimine les pertes de justificatifs et réduit le risque de fraude aux notes de frais. Plus simplement, l’opération évite les erreurs de saisie.

Scan des notes de frais : des avantages sur le long terme

Ces gains en temps et en sécurité ne se perçoivent pas seulement sur le court terme. La numérisation des notes de frais permet en effet d’étendre ces mêmes effets à long terme. Rappelons d’abord la nécessité de conserver les documents comptables et pièces justificatives parfois jusqu’à 10 ans. Il s’agit de pouvoir les présenter en cas de contrôle de l’URSSAF sur les notes de frais ou des impôts. Le stockage des notes de frais sur des serveurs est à la fois plus sûr et plus économique. Il permet de libérer des immenses espaces d’archivage des documents.

La digitalisation des justificatifs réduit aussi significativement les temps de recherche. Enfin, le désarchivage au terme de la durée obligatoire de conservation sera totalement automatisé. Grâce au scan des notes de frais, le « zéro papier » a donc bien des avantages, au-delà de l’aspect écologique.

Scanner les notes de frais, comment ça marche ?

Scan note de frais : un process simple et rapide

Certes, le passage de la saisie manuelle au scan des notes de frais est un projet de transition à mener comme tel au sein de l’entreprise. Mais avec tous ses avantages, immédiats et largement partagés, l’adhésion est généralement forte.

Évidemment, scanner les justificatifs n’est pas une fin en soi. C’est surtout la première étape vers la digitalisation complète de la gestion des notes de frais. De nombreux outils sont d’ailleurs disponibles sur le marché, chacun avec ses spécificités. Aussi, bien qu’on parle de scan, il ne s’agit pas d’utiliser la fonction scanner des photocopieurs ou des imprimantes. Cette méthode resterait beaucoup trop fastidieuse.

En fait, scanner une note de frais se fait très souvent avec un smartphone. Il suffit alors de prendre une photo un justificatif de frais sur papier (note de restaurant ou ticket de péage par exemple). Dans d’autres cas, ça peut être aussi télécharger une facture d’hôtel ou de billets d’avion reçue dans sa messagerie. L’opération s’effectue via une application de gestion des notes de frais.

Ensuite, il faut parfois compléter quelques informations succinctes. Ou, tout simplement, il suffit de valider pour que la note de frais poursuive le processus de traitement (ou workflow de validation) de manière dématérialisée.

L’OCR, pour en tirer tous les avantages

Cette dernière option est possible avec la technologie OCR (Optical Character Recognition). D’ailleurs, Cegid Notilus est un logiciel notes de frais qui intègre une reconnaissance optique des caractères parmi les plus performantes du secteur. Grâce à l’intelligence artificielle, l’OCR de Cegid Notilus reconnaît la nature, la date, le montant, la devise, le pays, le taux de TVA et beaucoup d’autres données.

Très fiable, avec un taux moyen de reconnaissance de 95 %, c’est aussi très rapide. Grâce à son OCR, il suffit de 2 ou 3 secondes en moyenne pour que Cegid Notilus transforme un justificatif scanné en une note de frais dématérialisée.

Les conditions légales de la valeur probante

Bien sûr, quand une entreprise opte pour le scan des notes de frais, elle doit mettre en œuvre une solution qui garantit la valeur probante des documents, y compris pendant toute la période d’archivage. Les arrêtés des 22 mars 2017 et 23 mai 2019 fixent les règles et conditions à respecter : conformité à l’original en image et en contenu, signature électronique fondée sur un certificat conforme, archivage sous format PDF ou PDF A/3, etc. Lisez cet article si la législation de la dématérialisation des notes de frais vous intéresse. Avec ses partenaires tiers de confiance Oodrive (CertEurope) et Arkhinéo, Cegid Notilus permet cet archivage à valeur probante sur la base des scans de note de frais effectués de manière simple, fiable et rapide. Pour continuer votre lecture et en savoir plus sur l’archivage à valeur probante c’est par ici.