En quoi numériser vos justificatifs de notes de frais est-il plus sécurisé ?

Aujourd’hui, la sécurité des données est devenue primordiale. Nous parlons souvent de dématérialisation ou numérisation des justificatifs de notes de frais. Toutefois, les collaborateurs peuvent être réticents au changement et aux nouvelles technologies. Entretien avec Timothée Richard, Ingénieur commercial Cegid Notilus, qui revient sur les principales raisons, selon lui, qui font que la numérisation des justificatifs de notes de frais est plus sécurisée que leurs alter ego papier.

Les erreurs sont évitées

En évitant la saisie de vos notes de frais avec notre OCR (reconnaissance optique des caractères) et son excellent taux de reconnaissance (plus de 95 %), vous limitez le nombre de champs nécessitant une intervention et donc le nombre d’erreurs de saisie.

Timothée RICHARD ajoute :
« Nous allons plus loin dans Cegid Notilus, par exemple, il existe une sécurité pour les oublis de justificatifs. Dans cette situation l’utilisateur ne pourra pas soumettre un frais tant qu’il n’y aura pas associé un justificatif. Il n’attendra pas une semaine pour constater finalement que son frais a été refusé. »

Plus de peur de perdre ses justificatifs

Pour illustrer cet aspect, rien de mieux qu’une anecdote ! Timothée RICHARD raconte :

« J’ai déjà eu affaire avec un client, président dans son entreprise, qui m’a dit qu’il lui était déjà arrivé de perdre une valise complète de justificatifs papier de notes de frais. Je vous laisse imaginer le montant qu’il n’a pas pu récupérer. Mais cela se chiffrait en plusieurs milliers. »

La perte des justificatifs papier est une réalité. En cas de numérisation, plus de perte possible.

Le risque de non-remboursement est limité

Avec une solution de gestion des notes de frais, il est presque impossible de ne pas être remboursé car toutes les données sont centralisées. Si votre frais dépasse le plafond autorisé par votre entreprise, vous êtes notifié. Si le frais est refusé par vos supérieurs, vous en êtes aussi informé. Vous pouvez ainsi consulter l’état de votre note de frais à n’importe quel moment (en saisie, en validation, contrôlée, remboursée, etc.).

Un gain du temps dans les remboursements

La dématérialisation des notes de frais, c’est également plus de confort pour les utilisateurs finaux. Certains collaborateurs peuvent recevoir maintenant quatre ou cinq remboursements par mois. En effet dans Cegid Notilus, avec la simplicité d’utilisation, vous soumettez votre frais à chaque déplacement et ce en temps réel. Vous n’attendez pas la fin du mois pour soumettre vos notes de frais et être remboursé.

Les reçus sont centralisés

Lors d’un contrôle fiscal, URSSAF ou même un audit interne. Il est important de mettre à disposition rapidement les justificatifs archivés. Ramener des palettes d’archives et des classeurs n’est pas forcément la solution la plus pratique. Dans Cegid Notilus, nous mettons à disposition une fonctionnalité « Audit » qui permet d’aller rechercher la note de frais d’un collaborateur, d’un service ou d’une société. Nous pouvons également filtrer les frais par nature. Il est possible de cumuler jusqu’à 12 critères.

La fraude est limitée

Le sujet est un peu tabou en entreprise, mais intentionnelle ou non, la fraude aux notes de frais existe bel et bien. La principale source de fraude sont les doublons (un justificatif passé il y a quelques mois qu’on essaye de repasser plus tard par exemple). On peut aussi citer les échanges de justificatifs entre collaborateurs.

La possibilité d’avoir l’archivage à valeur probante

« L’archivage numérique est un excellent moyen pour garantir la pérennité de ses justificatifs et éviter leur perte. On évite aussi que le reçu s’efface, car le papier des caisses enregistreuses est souvent un papier thermique qui dure quelques mois seulement. » indique Timothée RICHARD.

En 2017, le sujet avait déjà été abordé dans un arrêté au niveau de la dématérialisation des factures émises au format électronique. A cette époque la législation était encore assez vague concernant les justificatifs papier. C’est seulement à partir de l’arrêté du 23 mai 2019 que la situation a été clarifiée et que l’on peut désormais se débarrasser des justificatifs papier.

Pour cela il faut garantir trois grands principes :

• L’authenticité,
• L’intégrité,
• Et la pérennité des documents.

Côté Cegid Notilus nous avons mis en place un processus assez simple :

1. Le justificatif est dématérialisé avec notre application mobile de gestion des notes de frais et son OCR.
2. Il est signé électroniquement avec un cachet RGS 2* (par CertEurope) et un horodatage (via Oodrive).
3. Pour finir, le justificatif est stocké via Arkhinéo pendant 10 ans.

« En parlant de sécurité, Arkhinéo n’a plus rien à prouver. Filiale de la Caisse des dépôts et consignations depuis 2001, l’entreprise est le prestataire de confiance le plus certifié de France dans le secteur de l’archivage à valeur probante de données numériques. Pour en savoir plus à ce sujet je vous invite à découvrir notre guide complet. » poursuit Timothée RICHARD.

Comment convaincre les personnes réticentes à la dématérialisation ?

« Aujourd’hui il est vital d’archiver ses données sur des serveurs distants. C’est essentiel pour la sécurité des données de nos clients. Nous avons récemment vu l’exemple de l’incendie dans un data center, ce qui peut tout autant arriver avec l’archivage physique des justificatifs qui d’ailleurs n’a jamais réellement garanti un haut niveau de sécurité. Avec Cegid Notilus vous n’avez aucun risque de perdre vos données car elles sont hébergées dans deux lieux différents. Aujourd’hui la sécurité est une priorité et nos clients apprécient que la totalité de leurs données soit hébergée en France » déclare Timothée RICHARD.