Quels justificatifs à fournir pour les notes de frais ?

Conserver les justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement est essentiel : dans le cas d’une allocation forfaitaire comme d’un remboursement des frais réels, ces justificatifs permettent à l’employé de bénéficier de la prise en charge patronale, et à l’employeur de justifier les indemnités pour entrer dans le cadre légal de l’exonération de cotisations.

Conserver les justificatifs de paiement de transports, repas et hébergements effectués dans le cadre professionnel n’est pas qu’une question de confiance entre les deux parties salarié-employeur. Les services administratifs de l’entreprise peuvent être amenés à présenter ces documents en cas de contrôle de l’URSSAF : il s’agit de pièces comptables cruciales qui prouvent la conformité de la dépense et des indemnités exonérées auxquelles cette dernière a donné lieu. Cegid Notilus vous rappelle les règles et exceptions en la matière.

Justificatif de note de frais : quelle est la règle ?

Un justificatif de paiement peut se présenter sous la forme d’une facture ou d’un reçu, sous format papier ou dématérialisé, à condition que le document comporte plusieurs mentions obligatoires :

• L’identité du fournisseur/commerçant
• La date à laquelle a été effectuée la dépense
• Le descriptif de l’achat/ de la dépense
• La TVA le cas échéant

Dans certains cas seulement, le nom de l’entreprise et le nom de l’employé doivent aussi apparaître.

La règle générale veut qu’un ticket de caisse ou un reçu aient la même valeur juridique pour justifier des notes de frais professionnels. Il peut être nécessaire d’imprimer le justificatif dématérialisé en fonction de l’équipement de l’entreprise, dotée ou non d’une plateforme numérique de gestion des notes de frais.

Cas particuliers de certains justificatifs de notes de frais

Certains types de dépenses nécessitent que le justificatif comporte des informations supplémentaires : à défaut, le remboursement peut être refusé par l’entreprise pour non-conformité avec les exigences de l’administration fiscale.

Les frais kilométriques réels

Les demandes de remboursement de frais kilométriques réels doivent ainsi faire l’objet d’une demande spécifique de la part du salarié, à moins que l’entreprise ne soit dotée d’une application de télématique qui effectue les calculs automatiquement. Le justificatif manuel comprendra une reconstitution de l’itinéraire ainsi que les mentions obligatoires suivantes :

• La raison du déplacement professionnel
• Les noms et adresses des lieux visités (centres de formation, entreprises partenaires, sites d’entreprise, clients…)
• Les kilomètres parcourus
• Les chevaux fiscaux du véhicule utilisé, avec copie de la carte grise à l’appui.

Tous les documents permettant de démontrer la réalité du déplacement et sa conformité sont à verser au dossier : tickets de péage, reçus de station essence, etc.

Les frais de transport

Lorsqu’un employé se déplace pour raison professionnelle, ses frais de transport sont également remboursés par l’employeur et ce remboursement est exonéré de cotisations à condition qu’il soit justifié : il faut donc présenter les billets de train ou d’avion, la facture de location de véhicule, ou les tickets de péage et reçus de carburant si l’employé utilise une voiture de fonction.

Les frais de repas ou invitations clients

Lorsqu’un agent des relations publiques, du service commercial ou tout autre service d’une entreprise invite au restaurant un client ou un partenaire extérieur à la société pour raisons professionnelles (dîner d’affaires, geste commercial, etc.), les frais peuvent être pris en charge par l’entreprise si le cas est prévu dans sa politique de notes de frais. L’employeur peut être exonéré de ce type de remboursement à condition que figurent sur le justificatif :

• Le nom du client/partenaire invité
• Le nom de son entreprise
• Sa fonction au sein de cette entreprise
• Le nom des autres collègues présents le cas échéant

Ces renseignements ont pour but de justifier la pertinence de l’invitation d’un point de vue professionnel : développement du réseau, fidélisation de client, signature de contrat, etc.

Les frais d’hébergement

Les justificatifs des dépenses liées à un hébergement, dans le cadre d’un déplacement professionnel ou d’une formation, doivent également comporter certaines mentions supplémentaires :

• Le nombre de nuitées concernées
• La catégorie de la chambre louée
• Les frais annexes si leur remboursement est prévu par la politique de notes de frais de l’entreprise.

Le déplacement ayant nécessité ces frais d’hébergement doit être justifié par une contrainte professionnelle. La distance avec le domicile ou le lieu de travail habituel doit également pouvoir justifier ces frais.

Quelle est la différence entre un reçu et une facture ?

Si un reçu comporte bien toutes les mentions nécessaires au remboursement des frais, quelle est la différence avec une facture ? On croit souvent, à tort, que la facture est un document plus complet que le reçu, qu’elle s’en distingue en étant nominative et détaillée. La différence se situe en réalité ailleurs : le reçu atteste du paiement de la prestation. La facture atteste que la prestation a bien été délivrée. Une facture ne prouve pas qu’il y ait bien eu paiement, sauf si elle comporte expressément la mention « facture acquittée » ou « payée ». Le reçu de carte bancaire, en revanche, comprend trop peu d’informations pour être présenté comme seul justificatif dans le cadre d’un remboursement de frais professionnels. Exception peut être faite des reçus de carte bancaire émis par les stations de carburant en libre-service.

Que faire en cas de perte de justificatif de note de frais ?

Lorsque le salarié ne peut pas fournir de justificatif pour ses notes de frais, soit parce qu’il a perdu ses tickets, soit parce qu’un automate n’a pas fourni de reçu ou que ce dernier est illisible, il existe plusieurs manière de réagir :

• Refuser systématiquement les notes de frais sans justificatifs, malgré la bonne foi manifeste du collaborateur
• Accepter des preuves alternatives comme les attestations sur l’honneur, les duplicatas, les relevés de compte et reçus de carte bancaire.

Cette dernière solution doit cependant rester exceptionnelle pour deux raisons : d’une part parce qu’elle est chronophage pour les services administratifs ; d’autre part parce qu’elle expose à un risque de redressement fiscal lorsqu’elle est répétée à outrance.

Seule une grande rigueur dans la gestion des notes de frais permet à l’employeur de ne pas se trouver en situation de faute par rapport à l’administration fiscale.