Fraudes aux notes de frais en entreprise : comment les empêcher ?

La fraude aux notes de frais touche 71 % des entreprises françaises de toutes tailles selon une étude de PwC – bien que les PME soient touchées plus que les autres – et représente un montant non négligeable de 700 € par an/salarié. Lors d’un récent webinar, Nicolas ROUSSEAUX, responsable commercial Cegid Notilus, et Peggy DUPLESSY, en charge du parc client, ont analysé quatre types de fraudes, volontaires ou pas : la fraude aux indemnités kilométriques (IK), les doublons, les faux frais professionnels et les modifications de montants. Ils expliquent les implications tant pour les collaborateurs que pour les personnes qui interviennent dans le process de validation, notamment les managers, la direction RH, les comptables et le contrôle de gestion.

« Faciliter le processus de déclaration des frais permet de réduire les fraudes aux IK. (…) Il ne faut cependant pas oublier le facteur humain : sensibiliser le N+1 et tous les profils de validation à la politique de déplacement en vigueur, s’assurer qu’ils connaissent et appliquent bien leur rôle. » Nicolas ROUSSEAUX et Peggy DUPLESSY, équipe Cegid Notilus.

La fraude aux indemnités kilométriques est le sujet No. 1

C’est peut-être la plus simple à faire, la plus déculpabilisant puisqu’il suffit d’arrondir un montant ou un nombre de kilomètres. Un simple arrondi qui, multiplié par le nombre d’arrondis et de collaborateurs, peut représenter des sommes conséquentes ! Une étude des Échos indique même que 30 % des collaborateurs l’ont déjà fait et que 20 % envisagent de le faire. La tentation est grande de gonfler la puissance fiscale d’une voiture, d’allonger un kilométrage, de déclarer de faux trajets ou de modifier des destinations. Si l’imagination ne manque pas sur le sujet, comment contrôler au mieux les fraudes aux indemnités kilométriques ?

Faciliter la déclaration pour limiter les fraudes aux IK

Faciliter le processus de déclaration des frais permet de réduire ce type de fraude. Certains outils embarquent des fonctionnalités de distanciers. L’idée est simple : saisir une adresse de départ et d’arrivée et récupérer très facilement un kilométrage de façon à ce que le collaborateur n’ait plus à saisir lui-même l’information… et donc de ne plus être tenté d’aller la modifier. Bien sûr, des exceptions existent : l‘outil laisse de la souplesse par exemple en cas de travaux ou d’accident. À tous les niveaux de validation – et à des fins de contrôle – on inclut la distance théorique calculée par l’outil et la distance déclarée. En complément, certains outils intègrent une liste non exhaustive de trajets types avec un kilométrage imposé aux collaborateurs nomades. C’est une fonctionnalité intéressante pour les entreprises multisites/multi agences, car ce référentiel interentreprises sera enrichi dans le temps.

Être au plus près du collaborateur pour fluidifier ses actions

Selon les activités et les profils concernés, la société peut mettre à disposition de ses plus gros rouleurs des véhicules de fonction. Cette forme de reconnaissance permet d’éliminer le besoin de déclaration et de remboursement d’IK.

Concernant la puissance fiscale, l’outil de gestion de notes de frais peut inclure un process de contrôle et d’approbation des cartes grises : avant de saisir ses premières IK, le collaborateur fournit au service compétent sa ou ses cartes grises. Le contrôleur sera informé d’une éventuelle non-déclaration dans le cas où un nouveau véhicule personnel plus puissant que celui déclaré – et donc avec d’un coefficient de remboursement plus important – est saisi. Ce type d’outil peut servir à gérer des flottes de véhicules, à établir des connexions avec le SIV (Système d’immatriculation des véhicules) ou l’ANTAI pour la gestion des amendes.

Comment vérifier la pertinence d’un déplacement ?

Certaines plateformes prennent en charge la préparation et la gestion des déplacements professionnels. Le collaborateur peut associer un déplacement à une note de frais. Certains outils permettent d’importer un référentiel de calendriers avec des événements et des rendez-vous d‘agendas de type Outlook. En parallèle, il est possible de rattacher de l’analytique (client, projet, affaires, centre de coûts) aux dépenses déclarées et à un CRM. Le contrôle sera facilité pour le N+1, qui vérifiera en toute objectivité l’opportunité des déplacements en analysant la déclaration d’une ligne de frais, d’un IK, en lien avec un dossier client.

La dématérialisation amène des risques de doublons

Tendre vers le zéro papier via la dématérialisation des notes de frais amène de nouveaux usages et donc de nouvelles problématiques. 100 % des nouveaux clients Cegid Notilus dématérialisent ainsi intégralement leurs notes de frais. Il leur suffit de prendre en photo leurs justificatifs, plus besoin d’envoyer d’originaux ! Quant aux doublons sur une même note de frais – au hasard, après un repas d’affaires – de nouvelles technologies utilisant l’IA peuvent aider les entreprises dans leur suivi automatisé. À ce titre, quatre démarches s’offrent à l’entreprise pour contrôler tout risque.

Le contrôle automatique

Un outil embarquant une fonction de reconnaissance de caractère (OCR) permet de fiabiliser au maximum les informations contenues dans une note de frais grâce à un taux de reconnaissance proche du 100 %. L’outil détecte d’éventuels doublons, volontaires ou non, les justificatifs n’étant plus envoyés sous forme papier à la comptabilité.

Définir des limites automatiques en cumul

Éviter des erreurs ou des tentatives de fraudes – comme saisir deux nuitées au lieu d’une sur une soirée – demande de fiabiliser la donnée, car les alertes initiées par les outils prennent en compte ce qui a été capturé par l’OCR. Si le collaborateur modifie un montant reconnu par l’OCR, Cegid Notilus sait quand reconnaître qu’il s’agit d’un même justificatif.

Sensibilisation au contrôle des N+1

L’aspect humain reste primordial dans la détection de la fraude. Seul le contrôleur peut accepter ou pas un dépassement. Les rôles des contrôleurs doivent donc être clairement définis en matière de doublons, de même que les suites qui seront apportées. Pour ce faire, tout part d’une politique claire de remboursement de l’entreprise. Elle doit être disponible, comprise et évolutive dans le temps.

Outils de reporting

S’il est utile d’avoir des données fiables, encore faut-il pouvoir les exploiter. Grâce au reporting – un contrôle a posteriori – on peut se rendre compte d’une note de frais « hors cadre » ou de doublons. On produit alors des notes de frais dites de « régularisation » basées sur un reporting ciblé. Là où une alerte reste binaire (conforme/non conforme), le reporting permet de définir des critères tels que des seuils ou des profils – suspects ou pas – amenant à des réactions dédiées pour ce type de situations.

Trois solutions pour contrecarrer les modifications de montants

50 % des collaborateurs tricheraient sur le montant d’un repas selon une étude des Échos. Ce montant peut sembler énorme, mais un simple arrondi à la valeur supérieure, un décalage de virgule vers la droite – conscient ou non – fait que l’on arrive aux 700 euros mentionnés en introduction. Si les IK représentent le plus gros poste de fraude, les repas et les modifications de justificatifs constituent une part non négligeable des fraudes. Il existe trois solutions pour les contrecarrer.

1- Rendre le justificatif obligatoire sur chaque ligne de frais

Cela permet à l’OCR de remonter plus d’informations et ainsi de faciliter la gestion des frais du collaborateur en minimisant les saisies manuelles. Si un montant est modifié, une alerte prévient à la fois l’utilisateur et le contrôleur d’un changement de valeur lue par l’OCR. L’obligation de fournir un justificatif aide les valideurs au moment du contrôle de la ligne de frais. Ceux-ci peuvent comparer les informations déclarées par l’utilisateur au regard de celles reconnues par l’OCR à partir d’une simple photo. L’IA permet d’alerter les managers sur des doublons, mais aussi des modifications potentielles de montants. Cela permet de compléter et d’activer la gamme d’alertes automatiques et de contrôles antifraudes.

2- Les cartes affaires de type corporate à débit personnel ou société

Elles permettent de pérenniser l’information collectée auprès des banques, qui est intégrée dans Cegid Notilus. Le collaborateur visualise toutes ses dépenses. S’il a perdu un justificatif, il conserve l’exhaustivité des dépenses à déclarer en vue de remboursement. Dans le cas d’un outil proposant la lecture du justificatif et le déclenchement de l’OCR, il est nécessaire de mettre en place une logique par rapport à un niveau d’information : les données bancaires sont prioritaires sur les informations reconnues par l’OCR. Le montant récupéré de la banque est modifiable à la baisse, mais pas à la hausse. Dans le cadre du traitement d’un frais carte, le collaborateur ne peut donc pas modifier à la hausse, ce qui limite les possibilités de fraudes et d’erreurs. 60 à 80 % des clients Cegid Notilus sont équipés de cartes affaires selon les secteurs, les types de déplacements et les frais. La dépense est grandement fiabilisée ainsi que son traitement. L’outil récupère des dates, des noms de commerçants, des devises, des taux de change, etc. ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

3- Des limites avertissantes ou bloquantes

L’entreprise se doit d’appliquer une politique de remboursement claire. Si jamais des augmentations de montants sont constatées, il doit être possible de les limiter par un outil. Chaque entreprise ayant sa propre culture et ses propres barèmes, les limites seront paramétrables en conséquence. Il faut pouvoir gérer les cas particuliers au plus près, et donc les frais suspects ou non-conformes. La politique de remboursement doit entrer dans le cadre d’une communication sans ambiguïté auprès des collaborateurs.

Les faux frais professionnels : bien cerner les origines

Ils peuvent englober des frais privés. Deux points aident à bien cerner l’origine de la dépense et la contrôler.

Lier les frais à un déplacement professionnel

Cette démarche vise à aider un N+1 à contrôler l’opportunité d’un déplacement particulier et de s’assurer que la dépensée générée – susceptible d’être remboursée – est légitime par rapport à la mission du collaborateur. L’outil intègre donc des fonctionnalités d’agenda et de CRM, et prend en charge toute la préparation du voyage. Ainsi, c’est tout un cheminement qui se crée en amont de la note de frais.

Pas de frais « divers » fourre-tout

Ceux-ci sont difficiles à tracer. Les isoler pour les rendre facilement identifiables au moment de la validation de la note de frais dans un workflow particulier constitue une solution efficace. Le valideur métier ou la comptabilité seront parallèlement sensibilisés à ce type de contrôle. À cet égard, la période sensible de la crise sanitaire a pu générer certains frais hors du commun, notamment des frais de bouche (galette des rois, bûches de Noël, œufs de Pâques…), mais aussi du matériel ou consommables informatiques dont l’utilisation n’était pas stricto sensu pour le bureau. Des limites claires doivent être définies. Ainsi, toutes les fournitures de bureau peuvent être validées par un service Achats, une direction financière. Les frais professionnels classiques passent généralement par un process N+1, mais d’autres natures de frais peuvent suivre un autre cheminement. Le but de l’outil est d’amener le collaborateur à sa poser la question de la nature du frais dès le début du process. L’émission d’une alerte potentielle permet de réduire les dépenses de ce type.

Quelques points à noter…

• Ce sont les clients qui enrichissent la technologie à travers les tickets envoyés en support. Les taux sont très proches de 100 % sur l’Europe de l’Ouest, les États-Unis, l’Asie.
• Cegid Notilus gère les alertes aussi bien sur le web qu’en mobilité.
• Les niveaux dans un process de validation sont complètement paramétrables. La validation peut être conditionnelle à la note de frais, dépendre du collaborateur, du contenu, des alertes potentielles générées.
• Un système de récupération des données de cartes affaires est intégré dans Cegid Notilus, qui peut travailler avec n’importe quelle banque partenaire. Cegid Notilus est aussi déployé dans plus d’une centaine de pays.

À retenir : il faut bien évidemment dissocier les tentatives de fraudes volontaires des manipulations involontaires. Un outil comme Cegid Notilus permet d’automatiser un certain nombre d’alertes et de mettre à disposition des moyens de contrôle qui constituent des aides puissantes pour gérer doublons, modifications d’OCR et comportements suspects. Il ne faut cependant pas oublier le facteur humain et ainsi sensibiliser le N+1 et tous les profils de validation à la politique de déplacement en vigueur, s’assurer qu’ils connaissent et appliquent bien leur rôle. Une fraude peut parfois traduire un sentiment de non-estime d’un collaborateur qui cherche des compensations. Une voiture de fonction pour les populations commerciales ou des cartes affaires permettent de marquer la reconnaissance de l’entreprise. Réduire la fraude, c’est aussi réduire les zones d’ombre ou les imprécisions, notamment dans le cas de frais divers.