Frais réels : le guide complet

Vous déclarez vos revenus et hésitez à opter pour l’abattement forfaitaire ou la déclaration des frais réels afin de déduire de vos revenus imposables, vos frais de déplacement, de repas et frais kilométriques engagés dans le cadre de votre travail ? Que représentent les frais réels en matière d’imposition ? Quels types de dépenses incluent-ils ? A quels plafonds et à quels barèmes kilométriques se référer, ou encore dans quels cas le régime des frais réels s’avère plus avantageux ?

Que sont les frais réels ?

Le calcul de vos impôts sur le revenu intègre les frais de repas et de transport que vous avez engagés à titre professionnel, pour les déduire du montant de vos revenus imposables. Par mesure de simplification, cette déduction peut être faite de manière forfaitaire, à travers un abattement de 10 % appliqué automatiquement et plafonné à 12 652 euros en 2021.

Il est aussi possible de déclarer les frais réellement engagés si l’on considère que ceux-ci dépassent le plafond fixé par l’administration fiscale ou le taux d’abattement fixé à 10 %. On parle alors de régime de frais réels. Sous ce mode de déclaration, les frais réels incluent la totalité des dépenses effectuées par un salarié dans le cadre professionnel, notamment les frais de repas et de transport.

Quels frais réels sont déductibles des impôts ?

Les frais réels pouvant être pris en compte dans la déclaration annuelle de revenus peuvent concerner :

• Les frais de repas
• Les frais de documentation et d’information
• L’achat de vêtements obligatoires
• Les dépenses de transport y compris le carburant, le stationnement, les péages et les frais d’entretien

Sous certaines conditions seulement, ces frais réels sont déductibles des impôts sur le revenu :

• Ces dépenses doivent avoir été supportées par l’employé
• Elles doivent résulter de l’exercice de l’activité salariée de la même année que celle concernée par la déclaration de revenus
• Elles doivent pouvoir être justifiées sur présentation de factures si l’administration fiscale le réclame.

Les frais réels doivent apparaître sous la forme d’un montant total et être détaillés dans un document/courrier annexe à la déclaration de revenus.

Frais réels ou déduction forfaitaire, que choisir pour les impôts ?

La déduction forfaitaire a l’avantage de la simplicité : si vous estimez que vos dépenses de repas et de déplacements professionnels ne représentent pas plus de 10 % de vos revenus imposables et qu’elles ne dépassent pas le plafond fixé en 2021 à 12 652 euros, c’est la solution non seulement la plus avantageuse, mais aussi la plus pratique. Aucun justificatif n’est à fournir pour profiter de l’abattement de 10 %.

Si vos frais dépassent le taux ou le plafond du régime d’abattement automatique, il est préférable d’opter pour une déclaration des frais réels. Ce peut être le cas si votre lieu de travail est éloigné de votre domicile.

Le site impots.gouv.fr propose un outil en ligne afin de simuler une déclaration avec abattement forfaitaire ou frais réels. Il est important de prendre en compte, lors de la simulation, le fait que le régime frais réel entraîne une avantageuse baisse du revenu fiscal de référence (RFR) et du taux de prélèvement à source.

Calcul exemple avec des frais réels supérieurs à 10 % des revenus

Pour exemple, une personne seule et sans enfant déclarant 45 000 euros de revenus et de frais de remboursement par l’employeur et ayant 5 000 euros de frais professionnels à déclarer :

Avec la réduction forfaitaire, seuls 4 500 euros de frais seront déduits. Le revenu net imposable sera porté à 40 500 euros, pour un impôt sur le revenu de 6 294 euros. Le taux du prélèvement à la source au 1er septembre 2021 sera de 13,7 %.

Avec une déclaration des frais réels, soit 5 000 euros, le revenu net imposable (et revenu de référence pour l’administration) sera de 40 000 euros. L’impôt s’élèvera à 6 144 euros, soit 150 euros de moins qu’au régime d’abattement automatique des frais professionnels. Le taux de prélèvement à la source sera, lui aussi, inférieur à 13,4 %.

À noter : dans le cas d’un couple marié ou pacsé, il est possible de choisir un mode de déclaration différent pour chacun des membres du foyer fiscal.

Barème pour le calcul des frais réels

Le calcul des frais réels se fait sur justificatifs ou, en l’absence, sur la base d’un barème fixé par l’administration fiscale.

Pour les dépenses de repas, le montant est estimé à 4,90 euros en l’absence de justificatif. Sur justificatif, sont déductibles les sommes dépensées en supplément du prix estimé pour un repas pris à domicile, c’est-à-dire les montants qui excèdent 4,90 euros par repas.

Des barèmes kilométriques complets sont édités chaque année pour fixer le plafond des frais kilométriques dont le remboursement est exonéré pour l’employeur et qui sont déductibles des impôts pour le salarié. Ces barèmes tiennent compte des différentes dépenses de carburant, d’assurance et d’entretien selon le type de véhicule (voiture, moto, scooter ou vélo) et selon sa puissance fiscale le cas échéant.

Les frais réels kilométriques peuvent être déduits jusqu’à un plafond de 80 km par jour (40 km aller et 40 km retour).

Le régime des frais peut être avantageux, surtout si vous habitez à une grande distance de votre lieu de prise de travail, ce qui implique des frais de transport avec votre véhicule personnel, mais aussi des frais de repas en extérieur. Consultez avec Cegid Notilus les barèmes précis et actualisés 2021 pour les frais kilométriques afin de simuler facilement une déclaration au régime des frais réels.