Frais professionnels : principe et remboursement

La notion de frais professionnels recouvre l’ensemble des frais engagés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et faisant l’objet d’un remboursement par l’employeur. Quelles formes peut prendre le dédommagement des frais professionnels et quels types de dépenses peuvent entrer dans le cadre de ces indemnités ? Cegid Notilus vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur les frais professionnels et leur remboursement.

Frais professionnels : de quoi parle-t-on ?

Sont inclus dans les frais professionnels les dépenses qu’un employé a été contraint de réaliser pour les besoins de son activité professionnelle, c’est-à-dire :

• Les frais de repas (titres restaurant ou indemnités repas)
• Les frais de transport
• Les frais de petit déplacement (indemnités repas)
• Les frais de grand déplacement (hébergement, repas et transport)
• Les frais de mobilité comprenant les frais supplémentaires éventuels liés à un hébergement provisoire, ainsi que les frais de repas et de transport
• Les outils relevant des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication)
• L’équipement nécessaire au télétravail

Ces dépenses peuvent faire l’objet d’une prise en charge par l’entreprise par le biais de différentes formes de dédommagement :

• Un remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié, sur justificatif de paiement (factures, tickets de caisse, billets de train ou coupons de péages autoroutiers)
• Le versement d’indemnités forfaitaires
• Dans certaines professions seulement, une déduction forfaitaire sur le salaire (soumise à cotisations)

À savoir qu’à l’exception de professions spécifiques permettant les déductions forfaitaires sur salaire, les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations de Sécurité Sociale et sont exclus des bases de contribution CSG-CRDS.

Frais professionnels remboursés au forfait

Il est possible pour l’employeur de rembourser le salarié de ses frais professionnels par le biais d’une allocation forfaitaire. Pour en déterminer le montant, il faut se référer aux limites d’exonération revalorisées tous les ans pour chaque type de frais :

• Les frais de repas pris au restaurant dans le cadre des petits déplacements
• Les frais de restauration sur le lieu de travail
• Les frais de repas en dehors des locaux de l’entreprise
• Les frais kilométriques dans le cadre des déplacements pour lesquels le salarié utilise son propre véhicule
• Les frais de grand déplacement (hébergement, repas, transport) en France comme en Outre-Mer et à l’étranger
• Les frais engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle (hébergement provisoire, frais supplémentaires de nourriture, dépenses liées à l’installation dans un nouveau logement)

Si les allocations forfaitaires versées par l’employeur dépassent la limite d’exonération, la fraction excédentaire est considérée comme un complément de rémunération et est donc réintégrée à l’assiette des cotisations, à moins que l’employeur ne prouve par des justificatifs que le montant de l’allocation est conforme aux circonstances de fait.

Il est à noter que le remboursement des frais professionnels par le moyen d’indemnités forfaitaires ne peut pas s’appliquer à un certain nombre de situations. En sont ainsi exclus :

• Les dirigeants non-salariés
• Les gérants minoritaires de SARL (société à responsabilité limitée) et de SELR (société d’exercice libéral à responsabilité)
• Les présidents-directeurs généraux de SA (société anonyme)
• Les dirigeants et présidents de SAS (société par actions simplifiées)

Dans tous ces cas de figure, les frais professionnels doivent être remboursés en valeur réelle. Seuls les frais kilométriques résultant d’une utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire, sur la base du barème fiscal d’indemnités kilométriques.

Frais professionnels remboursés au réel

Un employeur peut choisir de rembourser à leur valeur réelle les frais professionnels qui peuvent faire l’objet d’allocations forfaitaires. Le remboursement se fait dans ce cas sur présentation des justificatifs de dépenses par l’employé. Les remboursements des frais professionnels sur la base de leur valeur réelle seront exonérés de cotisations à condition que l’employeur soit en mesure de justifier leur nécessité professionnelle et de produire les factures associées. Dans le cas des frais réels, aucune limite d’exonération n’est fixée.

Il existe par ailleurs des frais qui ne peuvent être indemnisés que sur la base de leur valeur réelle. Sont ainsi considérés comme frais professionnels et font l’objet de remboursements exclus des cotisations :

• Les frais du travailleur en situation de télétravail
• Les frais engagés par le salarié pour l’utilisation dans le cadre professionnel d’outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication)
• Les frais de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle
• Les frais des salariés d’une entreprise française détachés pour mission à l’étranger
• Les frais des salariés de métropole envoyés en mission dans les territoires d’Outre-Mer, ou des salariés d’Outre-Mer envoyés en mission en métropole

Certains frais sont admis pour le remboursement forfaitaire tandis que d’autres doivent nécessairement faire l’objet d’un remboursement sur la base des dépenses réelles, justificatifs à l’appui. La gestion des frais professionnels est complexe et nécessite des outils numériques performants. Les applications dédiées doivent faire l’objet de mises à jour annuelles afin de prendre en compte la revalorisation des barèmes pour chaque type de frais. Notilus propose son expertise aux services financiers et aux services des frais généraux des entreprises. Découvrez la simplicité de notre solution transversale dédiée à la gestion de la mobilité externe de vos collaborateurs : un seul outil innovant et performant pour la gestion des déplacements professionnels, des différentes notes de frais, mais aussi des factures fournisseurs et de la flotte automobile (y compris les amendes pour contraventions de vos collaborateurs).