Factures fournisseurs : définitions, traitement et législation

La facturation clients est une activité essentielle pour toute entreprise : sans facture, pas d’encaissement. La gestion des factures fournisseurs est certes moins bien vécue, pour les entreprises comme pour les particuliers. Pour autant, il faut l’effectuer avec rigueur.

Facture fournisseur : définition

Une même facture est considérée à la fois comme facture client et comme facture fournisseur, tout dépend de quel point de vue on se place. Facture fournisseur est synonyme de facture d’achat. Parler d’une facture fournisseur, c’est donc parler en tant que client, destinataire de la facture. Il s’agit donc tout simplement d’un document matérialisant la dette contractée envers une entreprise à qui le client a acheté des produits ou services. À réception d’une facture d’achat, l’entreprise destinataire doit la traiter au travers d’un processus que nous présentons plus loin.

Devis : définition

En relation avec la facture fournisseur, le client peut avoir reçu un devis. C’est un autre type de document comptable, émis par le fournisseur en amont à la commande. Entre autres informations, le devis détaille le prix, les délais de livraison, les conditions de paiement, etc. La plupart de ces éléments figurent ensuite dans la facture. Le devis est obligatoire dans certaines situations, notamment si le montant de la transaction dépasse 1 500 €. Même sans obligation, son usage est courant dans la plupart des opérations commerciales interentreprises. Sa signature par le client vaut acceptation, avec la même valeur d’engagement que s’il s’agissait d’un contrat.

Reçu : définition

Le reçu doit bien être distingué de la facture. Il ne la remplace généralement pas. En fait, la facture atteste de la livraison des produits ou services tandis que le reçu atteste du paiement. Toutefois, sous certaines conditions concernant principalement les informations mentionnées, le reçu peut avoir valeur de facture simplifiée. Les tickets de parking et péage constituent des exemples courants.

Justificatif : définition

Dans le cas particulier des notes de frais, le justificatif peut aussi bien prendre la forme d’une facture que d’un reçu, ou parfois même d’un simple ticket de caisse.

Comment traiter une facture fournisseur ?

Pour une entreprise, la gestion des factures fournisseurs repose sur un processus en plusieurs étapes.

Réception d’une facture fournisseur

La première étape de processus consiste à bien réceptionner les factures d’achat. Cela paraît simple mais l’entreprise doit organiser précisément les points d’entrée possibles et le circuit à suivre. Le but est évidemment d’éviter la perte de factures fournisseurs ou ne serait-ce que des retards dans leur traitement, dès la phase initiale.

Il faut considérer les différents modes de facturation, tous les fournisseurs n’ayant probablement pas le même fonctionnement. Il s’agit par exemple de prévoir la réception de factures fournisseurs :

• Tant sous forme papier : courrier postal ou autre ;
• Que sous forme numérique : facture scannée courrier électronique, échange de données informatisé (EDI), etc.

Enregistrement en comptabilité d’une facture fournisseur

Dès la réception d’une facture fournisseur, il convient de la comptabiliser, avant même d’effectuer toute vérification. En comptabilisant au plus tôt, cela permet d’enregistrer la facture et de tracer le flux comptable et financier. En cas de refus ou désaccord ultérieur, elle restera enregistrée. Il faudra alors demander une facture d’avoir au fournisseur.

Pour chaque facture fournisseur, il y a le plus souvent trois écritures à enregistrer en comptabilité générale :

• Débiter le montant HT du compte de charge correspondant au type de produits ou services achetés ;
• Débiter le montant de TVA du compte TVA déductible ;
• Créditer le montant TTC au compte fournisseur.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier l’enregistrement en comptabilité analytique.

Contrôle de la facture fournisseur

L’étape suivante pour la gestion d’une facture fournisseur consiste à réaliser plusieurs vérifications. En premier lieu, il s’agit de contrôler la conformité de la facture. Le fournisseur doit généralement y trouver a minima les informations suivantes :

• date d’émission et numéro de facture,
• coordonnées du fournisseur (dénomination sociale, adresses, numéro SIREN, SIRET, RCS et autres, en fonction du statut et de la forme juridique),
• coordonnées de l’acheteur (dénomination sociale, adresses officielle, de livraison et facturation),
• numéros d’identification à la TVA des deux parties,
• numéro du bon de commande s’il existe,
• date de la livraison,
• dénomination précise des biens et services livrés, avec quantités, prix unitaires HT et taux de TVA,
• remises, ristournes et rabais éventuels,
• délai de paiement et pénalités de retard.

En l’absence d’une ou plusieurs informations obligatoires, la facture est non conforme. Le fournisseur doit alors produire une nouvelle facture valide. Avant de valider définitivement la facture d’achat, il convient encore de vérifier :

• Que la facture correspond aux produits et services commandés ;
• Que leur livraison a bien été réceptionnée.

Si tous ces contrôles indiquent que la facture fournisseur est valide, cela vaut bon à payer. Dans le cas contraire, la facture reste en attente d’un avoir partiel ou total à émettre par le fournisseur.

Paiement de la facture fournisseur

Une fois validée, la facture fournisseur entre dans la chaîne des paiements. Il est important que le règlement s’effectue dans le respect du délai convenu. À défaut, le client s’expose à des pénalités de retard, voire à une amende administrative et autres frais. Ce règlement est également enregistré en comptabilité. Le montant TTC de la facture vient alors débiter le compte fournisseur et créditer le compte banque.

Archivage d’une facture fournisseur

Finalement, il reste à classer et archiver la facture d’achat. Cette dernière étape comporte elle aussi de réels enjeux. Bien sûr, il peut être utile de retrouver rapidement une facture en cas de problème ultérieur avec le fournisseur. Mais surtout, il faut respecter les obligations légales applicables aux documents comptables, telles que présentées ci-dessous.

Factures fournisseurs : obligations légales

En plus des obligations concernant la forme et le contenu des factures, d’autres aspects légaux doivent être pris en compte pour une facture fournisseur.

Combien de temps garder les factures fournisseurs ?

La loi laisse une grande liberté dans le choix de la méthode de classification des factures fournisseurs. Mais le mode d’archivage doit permettre de les stocker sur le long terme et de les récupérer facilement si besoin, par exemple en cas de contrôles par l’administration fiscale. Alors, combien de temps faut-il garder les factures fournisseurs ?

La loi stipule que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans » (article L123-22 du Code de Commerce). Ce délai s’applique donc en particulier aux factures d’achat.

Facture fournisseur et dématérialisation

À l’identique des justificatifs de notes de frais dont la dématérialisation est possible depuis 2019, la facture papier tend à laisser place à la facture électronique. Jusqu’à présent, à l’exception des marchés publics où elle est obligatoire depuis 2020, le fournisseur et son client doivent être d’accord avant d’appliquer la facturation électronique. Une partie ne peut l’imposer à l’autre. Mais cette dématérialisation des factures va désormais s’accélérer et se généraliser puisque, conformément à la loi de finances pour 2021 :

• Toute entreprise aura l’obligation d’accepter les factures fournisseurs sous forme électronique à partir du 1^er juillet 2024;
• À la même date, les grandes entreprises devront émettre toutes leurs factures sous forme électronique;
• Les ETI seront soumises à la même obligation à compter du 1^er janvier 2025 ;
• Et le 1^er janvier 2026, l’obligation de facturation électronique s’étendra aux PME et TPE, y compris les auto-entrepreneurs, et concernera ainsi tous les échanges entre entreprises assujetties à la TVA.

Finalement, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais, que votre entreprise pratique peut-être déjà avec Notilus, préfigure et complète le mouvement inéluctable vers la dématérialisation des factures inter-entreprises.