Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Dématérialisation, numérisation ou digitalisation ? 

On parle normalement de dématérialisation des documents lorsqu’il est émis directement au format électronique. Lorsque l’original du document est établi sur support papier, puis qu’une copie est réalisée sous format électronique pour être conservée, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document. 

Pour être correct, il faudrait donc parler de numérisation ou digitalisation des justificatifs de notes de frais étant donné que l’original est initialement au format papier. Dans les faits, beaucoup de personnes ne font pas cette nuance et parlent de dématérialisation des notes de frais. 

Que dit la loi sur la dématérialisation ou numérisation des factures ? 

En France, l’état a initié une dynamique de dématérialisation des processus afin notamment de réduire les coûts d’archivage des documents. Ainsi, depuis le 1er janvier 2012, la Loi de Modernisation de l’Économie dispose que les services de l’État doivent être en mesure de recevoir les factures électroniques. 

En parallèle certaines entreprises ont pris les devants et ont aussi commencé à dématérialiser leurs factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. Au niveau de la loi, la facture dématérialisée pour les entreprises fournissant l’administration publique est même devenue obligatoire depuis 2020 conformément au décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique. 

De l’autre côté, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015, oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique. 

L’arrêté du 22 mars 2017, autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique. 

L’article 153 de la loi n° 2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020, envisage même de rendre obligatoire la facturation électronique entre entreprises à compter de 2023. 

Que dit la loi sur la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ? 

L’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies initialement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, est un document comportant plusieurs mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais. Voilà pourquoi pendant quelques années la législation a été assez floue vis à vis des justificatifs de notes de frais et les entreprises pouvaient être réticentes à les dématérialiser. 

C’est désormais de l’histoire ancienne depuis « l’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale ». 

Ainsi, cet arrêté permet aux entreprises de détruire physiquement et légalement les justificatifs papiers, mais attention sous certaines conditions. 

Coté secteur public, c’est la même chose. Les justificatifs de dépenses utilisés dans le cadre du remboursement des états de frais peuvent être numérisés pour en faciliter la recherche et la consultation. L’URSSAF admet même ces copies numérisées, comme preuve suffisante. 

Quels sont les avantages de la digitalisation des notes de frais ? 

Si vous êtes ici vous vous posez sûrement la question, pourquoi dématérialiser sa note de frais ? Adopter une solution de gestion des dépenses et frais professionnels c’est notamment : 

• Pour la sécurité. Les erreurs, pertes et fraudes sont évitées. Les reçus sont centralisés et sauvegardés sur des serveurs dédiés, cryptés et distants.
• Pour gagner du temps. Que ce soit dans la saisie, la soumission, le traitement de sa note de frais ou bien sûr dans le remboursement des frais engagés.
• Pour en finir avec le papier. L’aspect écologique, les coûts d’archivage en moins, plus besoin de conserver des classeurs ou palettes de justificatifs, ni de saisir manuellement des informations dans des fichiers Excel.
• Pour avoir une meilleure visibilité. Un accès à tous vos justificatifs des 10 dernières années. La possibilité d’effectuer des recherches multi champs sur des justificatifs archivés à valeur probante, qui font foi en cas de contrôle fiscal ou URSSAF. 

Quelles sont les conditions requises pour numériser ses justificatifs de frais ? 

D’après l’arrêté du 23 mai 2019, afin d’être considérée comme une copie fiable, la numérisation des justificatifs papier doit être réalisée sous plusieurs conditions : 

L’identification de la copie : la copie doit être au format PDF et en tout point identique à l’originale. Le procédé de reproduction utilisé doit produire des informations liées à la copie (contexte de la numérisation, date de la création de la copie, qualité du procédé de reproduction…). 

L’intégrité de la copie : elle doit être attestée par le recours à une empreinte électronique (horodatage, cachet serveur ou signature électronique). Cette dernière doit garantir la détection de toute modification ultérieure de la copie. 

La conservation des copies : la copie numérisée de la facture doit être conservée via un archivage à valeur probante et ce, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans pour les factures). Les conditions de conservation doivent éviter toute altération de la forme ou du contenu de la copie, seuls les établissements de type « prestataires de services de confiance » qualifiés reconnus permettent ce type d’archivage électronique. 

Vous l’avez compris pour numériser vos justificatifs de notes de frais il ne suffit pas de les prendre en photo avec votre téléphone. Les modalités sont bien spécifiques et il est nécessaire de s’accompagner d’acteurs légitimes et compétents comme Cegid Notilus. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage à valeur probante c’est ici ! 

Comment dématérialiser ses notes de frais ? 

Depuis 1997, Cegid Notilus, logiciel de gestion des notes de frais, déplacements professionnels et flotte automobile, permet entre autres la numérisation des justificatifs de notes de frais. 

A l’international, Cegid Notilus est homologuée par l’Hacienda, administration fiscale espagnole, depuis plusieurs années. Nous avons entamé les démarches pour faire certifier Cegid Notilus en tant qu’application de gestion et de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. 

Notre offre est également complétée d’une solution d’archivage à valeur probante grâce à un partenariat avec la filiale de la Caisse des dépôts et consignations, ARKHINEO, certifiée ISO 27001, NF461 et Tiers de Confiance.

Cegid Notilus permet à nos entreprises clientes, et notamment à leurs services financiers, de supprimer en toute sécurité les formats papiers des justificatifs et de n’archiver que la copie numérique. Une fois dématérialisés grâce à l’OCR (reconnaissance optique et automatique des caractères) présent sur notre application mobile, les justificatifs professionnels obtiennent la certification d’archivage à valeur probante. Cela leur permet d’être conformes aux obligations légales.