Pourquoi depuis 2020, la transformation digitale des entreprises est fortement accélérée ?

La COVID, un accélérateur de transformation digitale ?

« En début d’année 2020, un client avait commencé une analyse pour mettre en place la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Du fait de la situation fin mars 2020, il a été contraint de contrôler les justificatifs des collaborateurs dans ses locaux. Face au confinement, le client a décidé d’accélérer la mise en place du projet d’archivage à valeur probante et de dématérialisation des justificatifs de notes de frais », déclare Jean-Pierre.

Le processus initial du client était très manuel, classique et bien sûr chronophage. Cette situation, que nous connaissons encore actuellement, est chez un certain nombre de nos clients un déclencheur pour passer à une dématérialisation encore plus poussée ou plus complète de la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels.
En tant qu’éditeur d’une solution de mobility management, nous entendons régulièrement ce besoin de la part de nos clients. Mais d’une manière plus globale, cette crise sanitaire est le déclencheur de l’amélioration de nombreux process internes dans les entreprises. Un grand nombre de structures optent désormais pour une dématérialisation accrue des processus au sein de leurs différents services : ressources humaines, fonctions financières, etc.

« Que ce soient les factures, la réservation des voyages professionnels, les bons de livraisons ou encore les notes de frais, les outils permettent de mettre en place des processus digitalisés et sans papier. »

Quelles sont les raisons de cette accélération de la transformation digitale ?

« C’est un ensemble de facteurs. Le recours au télétravail (quasiment à 100 %), une plus grande disponibilité des équipes pour gérer des projets (du fait d’une certaine baisse d’activité) ou encore les évolutions réglementaires ont permis d’accélérer la mise en place de ces projets. » affirme Jean-Pierre.

1. Le télétravail

Les collaborateurs n’étant plus en présentiel, les anciens processus deviennent inopérants :

• impression de la note de frais
• ajout des justificatifs papiers
• envoi à un service centralisé pour contrôles

2. La disponibilité des équipes pour gérer des projets

En temps normal l’amélioration des processus internes existants est l’objectif de toute structure, en revanche en ce moment une véritable dynamique se fait ressentir. Certaines structures ont profité de la baisse d’activité liée au volume des notes de frais pour consacrer du temps à l’analyse de leurs processus et à redéfinir leur organisation. Le tout afin de mettre en place de nouvelles procédures avec de nouveaux outils plus performants et digitaux .

3. De nouvelles réglementations

Il faut noter que la réglementation qui permet la dématérialisation des justificatifs date de 2019. Cette réglementation étant relativement récente, les entreprises étaient encore dans la phase de prise de connaissance et d’évaluation des impacts dans leur organisation.

Puis dans un second temps, les entreprises déclenchent le projet, qui comprend différentes phases : étude, évaluation, calendrier, analyse de coûts, analyse du ROI, etc. La réalisation de ces phases se déroule le plus souvent sur plusieurs mois. Or pendant la crise sanitaire, ce type de projets ont souvent été « repriorisés ».

Par ailleurs, on constate l’émergence de nouvelles pratiques et de nouveaux métiers. Dans les entreprises françaises, il y a une véritable réflexion en interne, qui vise à la création de fonctions dédiées à la recherche de processus plus performants, à l’innovation et à l’amélioration continue. Ces changements sont le plus souvent liés à des évolutions technologiques qui favorisent le déploiement de solutions digitales, comme la digitalisation des documents.

« Aujourd’hui, lorsque j’interroge nos clients, ils sont ravis et ils n’imaginent même plus revenir en arrière avec un processus de gestion des notes de frais manuel. Ils ont presque oublié qu’il y a moins d’un an ou deux, ils étaient sur une gestion à la main » poursuit Jean-Pierre SEIGLE.

N’est-ce pas contradictoire avec la situation économique des entreprises ?

« Récemment, un interlocuteur m’a fait part d’une citation de John Kennedy : « Le meilleur temps pour réparer sa toiture, c’est lorsque le soleil brille ».

Certes, le ralentissement de l’économie peut avoir un impact sur les investissements, mais les entreprises anticipant une reprise de leurs activités profitent de cette période pour lancer des changements d’organisation. Dans ce contexte, tous les investissements facilitant et simplifiant les traitements administratifs, améliorant la productivité et la qualité des contrôles seront épargnés, car ce sont des éléments de ROI primordiaux. Le processus de digitalisation s’inscrit pleinement dans cette dynamique.

Une accélération pour les uns mais un frein pour les autres

Il serait faux de dire que la situation actuelle a accéléré la transformation digitale de toutes les entreprises françaises. En effet, pour certaines l’effet de la crise a arrêté ou différé certains projets.

« Certaines sociétés ont eu une approche très conservatrice d’un point de vue économique, qui se résume ainsi : avec une baisse de l’activité et donc des revenus, les investissements sont arrêtés ou différés. Toutefois, les entreprises dont les secteurs ont été les moins touchés par la crise, ont agi différemment et ont préparé l’avenir en investissant » conclut Jean-Pierre SEIGLE.

A propos

Jean-Pierre SEIGLE a eu la chance de rejoindre Cegid Notilus, A Cegid Company en 1998. Il a initialement commencé sa carrière en tant que consultant à l’époque où la solution était commercialisée en mode « on-premise » et stockée sur disquette. En 2010, il change de fonction en passant de la partie « projet » à la partie « commerciale ». Il y avait la volonté d’accompagner les clients sur leurs migrations de versions. Du fait de son expérience opérationnelle, son accompagnement était très apprécié par ses interlocuteurs.